業務請負業の仕事は多岐にわたり、そのすべてを把握して進めていくことは難しいものとなりますね。
業務請負スタッフの個人情報から勤務状況管理、仕事の振り分けにシフト管理に給与計算など、手間も時間もかかるため、どうしても人手が足りずに残業してしまう、ということもあるのではないでしょうか？
そんなときにおすすめなのは業務請負の管理システムです。
管理システムを導入することで、効率的に業務を進めることが可能になります。
今回こちらの記事では、そんな業務請負の管理システムについて、導入した際のメリットやデメリット、業務請負管理システムを選ぶポイントを5つご紹介します。
また、またおすすめの業務請負管理システムも紹介しているので、導入を検討している方は参考にしてみてはいかがでしょうか。
目次
業務請負 管理システムで何ができるの？
業務請負管理システムとは、業務請負業における作業プロセスを一元化して管理するシステムのことを指します。
業務請負スタッフのシフト管理や給与計算、仕事の振り分けなど膨大にある仕事を1つにまとめ、たったひとつのシステムで管理が可能になります。
複数のツールに横断して管理していると、データに齟齬が生じる可能性もあります。
しかし元のデータが1つであれば、そのような問題が生じることは基本的にはありませんよね。
データを1つにしてミスを防ぐことで、業務に掛かる時間や手間を削減して大幅な作業効率のアップに繋げることができます。
業務請負 管理システムのメリット・デメリット
業務請負管理システムによって作業効率がアップする、というところまでは分かったと思いますが、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか？
またメリットがある一方、デメリットはないのでしょうか？
業務請負管理システムのメリットとデメリットについて、次にまとめてみたいと思います。
業務請負管理システムのメリット
まずメリットから紹介すると、第一に管理の手間が軽くなることです。
管理システムを導入することにより作業効率がアップするため、すべての業務プロセスの工程が簡単になり、管理の手間を軽くすることができます。
スタッフの個人情報やシフト管理など、あちこちにデータが散らばっていると、情報を探すのにも紐づけするのにも一苦労ですよね。
業務請負管理システムでは、業務請負スタッフ全ての情報をひとつの管理システムにまとめているので、すぐに検索をかけて確認することも可能です。
あらゆる手間を削減することができるので、作業効率が格段に良くなりますね。
さらに注目すべきポイントとして、スタッフの稼働率をあげることに役立つ点が挙げられます。
業務請負管理システムを使用すれば、登録しているスタッフの現在の稼働の有無をすぐに確認することができます。
もし仮に大きな案件が急に入っていても稼動していないスタッフに連絡をとって担当してもらったり、稼働率の低いスタッフがいれば原因を考えたりすることができます。
稼働率が一目で分かる状態であるからこそ可能なわけです。
その他にも、社内で同一の、そして最新の情報を共有できるという点がメリットとして挙げられます。
社員によって把握している情報にの量や質に差があればパフォーマンスの差に繋がってしまい、また、社内でお互いの認識をすり合わせることもできません。
業務請負管理システムを導入することで、社内のチームワークを向上させることもできるのです。
業務請負管理システムのデメリット
業務請負管理システムのデメリットはメリットに比べると格段に少ないものとなっています。
しいてあげるとするならば、導入に手間がかかるという点はデメリットと言えるでしょう。
複数の業務請負管理システムについて調べて比較し、最終的にどの管理システムを導入するかを決めなければいけません。
機能の種類やカバー範囲、価格、特徴などは業務請負管理システムによって様々ですので、欲しい機能や必須の条件を明らかにしてから管理システムの導入を決めましょう。
また、今まで使っていたシステムから移行するのにも時間がかかります。
請け負っている仕事の量やスタッフ数、稼働率にもよりますが、導入開始から本稼働までだいたい１か月～３か月ほどはみておいたほうがいいかもしれません。
しかし今から業務請負業を始めるという会社の場合は最初から業務請負管理システムを導入し、すぐに使用できるようにするといいでしょう。
業務請負 管理システムを選ぶ際のポイント5つ
業務請負管理システムのメリット・デメリットが分かったところで、次は実際に管理システムを選ぶ際に、ポイントとなる項目を5ごつ紹介します。
使いやすいか
業務を行うにあたって、操作のしやすさは非常に大切です。
新しいツールを導入するとき使いにくいものを導入してしまうと操作に慣れないため、そのツールを利用しようとしない人がおり、既存のシステムからの移行がスムーズに進まないことがあります。
また、慣れるまではどうしても時間が掛かってしまうため、せっかく管理システムを導入しても作業効率がアップしない、場合によっては悪化する可能性もあるのです。
基本的にはどの製品も使いやすいシステムにしようとしていますが、結局は使ってみなければ相性が分かりません。
もしデモ版などで契約前に画面を操作できるのであれば、実際に業務請負管理システムを使って操作のしやすさを確かめておきましょう。
業務請負に関するすべてを管理できるか
業務請負管理システムは、製品によってカバーできる業務範囲が異なります。
できるだけすべての業務を一元管理できるシステムを選びましょう。
業務請負管理システムのメリットは、管理するツールを1つにすることで得られることによるものが多く、一部の範囲しか管理できないツールでは導入のメリットをあまり感じることができません。
営業やスタッフ管理、顧客管理、勤怠管理、給与計算や請求などのすべての業務に対応できる管理システムを選びましょう。
ログイン可能端末数
ログインできる端末の数も確認しておきましょう。
仮に1台のパソコンからしかログインできない、利用できない業務請負管理システムだとしたら、1人の社員が使用している間、その他の人が利用することができません。
社員数が多い会社の場合は複数の人が同時に利用できる管理システムを選ぶべきです。
また、パソコンにインストールするタイプとwebからログインして使用するタイプがあります。
前者ではインストールしたパソコンでしか利用できないため、社内にいなければデータを確認することができません。
一方、後者のタイプであれば外出先からでもログインして閲覧することができるので、営業などで社外にいることが多い人が使用する場合は、webからログインして使用する業務請負管理システムがおすすめです。
管理可能なスタッフ数
業務請負業ではスタッフの数が企業によって様々だと思います。
もし大人数のスタッフと契約しているのであれば、業務請負管理システムで登録できるスタッフ上限数に気をつけましょう。
管理できるデータ量が少なくては、管理システムを導入する意味がありません。
法令改正に対応しているか
業務請負業では法令改正の影響を受ける可能性がありますよね。
そのときに管理システムが新しい法令に対応していなくては使い物になりません。
導入したらそれで終わり、という製品ではなく、時代の流れに合わせてバージョンアップや機能追加に対応してくれる業務請負管理システムを選びましょう。
また、そのようなバージョンアップのタイミングが年に1回のみなど回数が決まっているものより、随時必要であれば対応してくれる業務請負管理システムの方が導入するのに望ましいです。
おすすめの業務 管理システム2選
業務請負管理システムを選ぶ際のポイントについてご紹介してきました。
しかしポイントが分かっても実際に自分で選ぶとなると比較が面倒ですよね。
そこで今回は筆者のおすすめの業務請負管理システムを2つご紹介したいと思います。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）は、業務請負業における業務すべてを一元化して管理できるシステムです。
営業や顧客管理、スタッフの配置、勤怠管理、請求業務など、ありとあらゆる業務を管理することができるため、STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）1つを導入するだけで大幅は効率アップが見込めます。
カバー範囲が広い一方、価格は他の管理システムに比べて抑えられており、コストパフォーマンスの高さも人気の理由です。
また、STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の特徴の1つに、細かなブラッシュアップを定期的に行っている点が挙げられます。
初回リリース以降、1万点以上の改修や機能拡張が行われています。
業務請負管理システムはSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）のように時代に合わせた進化をしてくれるものが望ましいです。
ユーザーにとって使いやすく、ユーザーの現状に合ったものを提供しようとする姿勢が見えますね。
時代が変わっても長く使い続けられる、というのも魅力です。
さらに操作のしやすい画面で、誰でも扱いやすいインターフェースです。
「自分は機械音痴だ」と思っている方だと新しくシステムを導入することに抵抗感がありますよね。
しかしSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）なら使ってみれば分かりますが、アイコンや表示が非常に分かりやすいので操作をしていて困ることはほとんどありません。
もし困ったことがあっても、全国対応のサポート体制がありますので心配いりません。
電話やメール、リモートでのサポートを受けることができます。
＞＞STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の詳細はこちら＜＜
Casting Navi（キャスティングナビ）は業務請負業向けの管理システムで、スタッフ管理やクライアント管理、勤怠管理、給与計算、請求管理などがこれ1つで可能です。
給与の支払については、勤怠管理のデータを元に日払い・週払い・月払いなどスタッフごとに集計できます。
さらに源泉や社会保険料を加味して集計することもできます。
スタッフや案件ごとに計算が異なるとミスを起こしやすくなってしまいますよね。
しかしCasting Navi（キャスティングナビ）のように細かな計算方法や条件にも対応している業務請負管理システムであれば、計算の手間が減り、ミスを防ぐことができます。
さらに「プラスナビ」オプションという機能を使うことで、スタッフとスケジュールやシフトなどをweb上ですり合わせることができます。
Casting Navi（キャスティングナビ）はスマートフォン連携もできるので、スタッフ側としてもこのように簡単にシフトの調整ができるのは便利ですよね。
その他にもスタッフが不足しているときに求人を出したり、それに対するエントリーを管理したりすることもできます。
サポート体制もしっかりしています。
メール、電話、FAXで対応してくれるサポートデスクやリモート操作でのメンテナンス、導入ユーザー向けのセミナーなどがありますので、いつでも疑問や困ったことを解決してもらえます。
特にサポートデスクがFAXに対応している、というのは最近では珍しいでしょう。
メールや電話でのサポートが多い中、今でもFAXをよく利用している企業もいますから、このようなサポート体制はユーザーのことを考えた結果なのかなと思います。
ちなみにバージョンアップなどもすべて保守費用内で対応してくれます。
そのため別途費用などは発生しません。
バージョンアップは年に１回必ず実施しており、ボリュームとしてはおよそ50項目～60項目ほどの機能が実装されるようになっています。
ぴったりの業務請負 管理システムを見つけよう！
業務請負管理システムを導入するメリットとデメリット、管理システムを選ぶ際のポイント、おすすめの管理システムをご紹介しましたが、いかがだったでしょうか。
導入後、どのように業務が改善するか、なんとなくイメージができたでしょうか。
仕事を効率化するには、やはりすべての業務プロセスを一元管理できる業務請負管理システムがおすすめです。
自社の状況や予算、スタッフの規模などから、一番ぴったりの業務請負管理システムを見つけられるといいですね！
