業務請負業の企業の方々は、システムを利用して業務効率アップを狙いませんか？
複数案件を同時進行したり、多数のスタッフを管理していたりすると、何ができていて何ができていないか、次に何をすべきなのか、混乱してしまいます。
多岐にわたる業務をミスなく、抜けなく進めていくのは大変ですよね。
そんなときにおすすめなのが、業務請負システムです。
今回こちらの記事では、業務請負システムのメリットと、システムを選ぶ際のポイントについて詳しく解説していきます。
業務請負システムとは
そもそも業務請負システムとは、業務請負業における多種多様な業務を、簡単かつスムーズに管理し進行させるためのシステムです。
前述した通り、業務請負業の仕事は多岐にわたります。
また、扱う情報量もスタッフやクライアントごとに膨大な量となります。
業務請負システムを導入すれば、膨大なさまざまなデータを一元化し、ひとつのシステムで管理することができます。
スタッフの誰にどの業務を担当してもらっているか、仕事の割り振りも業務請負システムを利用することで可視化され、新しい案件の振り分け先を検討する際にも状況把握がしやすくなります。
そのため作業効率がアップし、時間も手間も格段に削減されるようになるのです。
業務請負システムのメリット
業務請負システムについてご説明したところで、次は導入するメリットについてご紹介したいと思います。
すべてのデータを一元管理
業務請負システムを使用すれば、請負労働者の情報をはじめ、クライアントや案件などの情報を一元管理することができます。
「スタッフの個人情報はAのシステム」「シフト管理はBのシステム」「給与はCのシステム」「クライアントの管理はDのシステム」など、いままで数々なシステムに散らばっていたデータを、業務請負システムによって一つにまとめることが可能です。
お互いに関係する情報を複数の場所に分けて管理するのは大変です。
セキュリティ上、複数に分けたほうが良いという考えもあると思いますが、業務請負システムはセキュリティ管理もしっかりしたものが多く、データを分けることによる手間やミスの起こりやすさを考えると、1つにまとめてしまったほうがおすすめです。
スタッフ管理・クライアント管理の簡易化
様々な仕事で忙しいと、請負労働者1人1人やクライアント、案件の管理が大変になることかと思います。
しかし業務請負システムを利用すれば、スタッフやクライアントの管理がグッと簡単になるのです。
今まではクライアントの情報を見て、スタッフの一覧から担当者を探す、というように2つのデータ間を行き来しなければならず手間になっていたかと思います。
スタッフと案件のデータを同一システム上で管理することで、いまどのくらいのスタッフがいて、どのくらいのクライアントから仕事がくるのか、現状を把握することも可能ですし、両者のデータをつき合わせるのも簡単です。
業務請負元会社の業務のうち、案件とスタッフをマッチングさせるのは重要な仕事です。
合わないスタッフに担当させてしまうと、案件の進捗に遅れが出たり、大きなミスに繋がったりします。
両者のデータを一緒に管理することで、マッチングする際の手間も削減できます。
給与支払・請求管理が簡単になる
業務の中でもトップクラスに複雑であり、ミスも多発しやすいのは、給与などのお金に関する計算ではないでしょうか。
1つのシステム上にすべてのデータをまとめることで、案件に対してクライアントへの請求、スタッフの労働に対して給与の支払、というように「何をして誰に対していくら請求するか、支払うか」というのを整理し、ミスなく請求・支払を行うことができます。
お金に関するミスは信用に繋がりますから、可能な限りミスはゼロにすべきです。
業務請負システムを使用すれば、簡単に短時間で作業を終えることが可能になります。
社内で同じデータを共有できる
業務請負システムを通して、社内で情報を共有できるというメリットがあります。
「今どの案件が動いていて、スタッフの空きがいくらあって、近々開始する予定のある案件はいくらあって」ということを頭に入れておかなければ、営業をしすぎてキャパオーバーになる可能性もありますし、スタッフが足りなくなったりする可能性があります。
業務請負システムではデータを１つにまとめて社内で共有できるため、どの部署にいても確認できるようなり、社内の連携が取りやすくなります。
スタッフの配置状況が分かりやすい
業務請負システムを活用すれば、スタッフの配置状況をすぐに確認することが可能です。
スタッフのシフト管理ができるようになっているため、スタッフの稼働状況や稼働率が一目で確認できたり、給与計算が簡単になります。
スタッフに余裕があれば案件を増やす動きができるので、今のリソースの中でいかに利益を最大化させるかを考える際に便利です。
業務請負システムを選ぶポイント
メリットが分かると業務請負システムを導入したくなりますよね。
業務請負システムのメリットが分かったところで、次は実際にソフトウェアを導入する際、選ぶポイントをご紹介します。
業務請負システムは複数あるので、どれがいいか選ぶ際の参考にしていただけたら嬉しいです。
必要な機能が備わっているか
業務請負システムはさまざまな製品が出ていますが、製品によって機能に違いがあります。
ただ単にスタッフの情報や状況を管理するものから、勤怠管理や給与計算までできるものなど、対応できる業務の範囲に違いがあります。
業務請負システムを使ってどこまで管理をしたいのか、各社によって違うと思いますので、それが実現できるシステムを選びましょう。
請求や支払などのお金周りのデータが連動するか
先ほど対応したい業務の範囲に合わせてシステムを選ぶべきと紹介しましたが、給与計算や請求などのお金周りのデータ管理は必須とすることをおすすめします。
どうしても現在使用している請求システムなどから変更できない場合は仕方がありませんが、できれば業務請負システムで管理したほう良いのです。
業務請負システムによっては、勤怠データと単価をもとにスタッフ個人の給与計算を行い、源泉税や社会保険料の自動徴収まで可能なものもあるのです。
さらに連動して、請求データからさまざまな集計表の出力ができるものもあります。
社内の帳簿と連動できるか
いままで社内で管理していた帳簿と連動できるかも重要になります。
これまで扱っていた帳簿と互換性がないシステムを選んでしまうと、帳簿の入力作業を一から行うような事態になってしまうためにかえって業務効率が悪化し、本末転倒な結果になってしまうこともあります。
導入の際には帳簿はもちろん、これまで扱っていたデータと連動できるかどうかをしっかりチェックしておきましょう。
直感的な操作が可能か
機械の操作になれている方もいれば、まったく不慣れな方もいますよね。
業務請負システムは社員の誰もが利用しやすいものでなくては、せっかく情報を一元化して社内共有できる環境にしても意味がありません。
説明書やヘルプを用意しても、読まない人がいるという前提でシステムを選んだほうがいいでしょう。
直感的に操作が可能なものであれば、機械が苦手な人や説明書を読まない人がいても問題ありません。
デモ画面などを通して、操作のしやすい業務請負システムを選びましょう。
おすすめの業務請負システム2選
数ある業務請負システムの中から自社に合ったシステムを選ぶポイントについてお伝えしました。
そこで次は、実際におすすめの業務請負システムを2種類紹介します。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）は、業務請負業をはじめ、人材派遣業や人材紹介業にも利用することができる、人材ビジネスに特化した総合管理システムです。
オールインワンパッケージで、営業や採用、受注、配置、勤怠、給与計算、請求業務まで、業務請負業で発生するありとあらゆる業務を1つのシステムで管理することができます。
スタッフは最大で999,999人まで、勤怠日報は最大で999,999件までの登録が可能です。
業務請負システム1つでここまでできると「お高いのでしょう？」と思いますよね。
しかしコストパフォーマンスの良さもSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の特徴の1つです。
さらに機能の改善や追加も随時おこなわれているので、年月が経って時代にそぐわなくなってしまうということもありません。
初回リリースから10,000点以上の改修改善、機能拡張が行われています。
画面も見やすく操作方法も分かりやすいシステムですから、機械に苦手意識を持つ方でも安心して利用できます。
業務フローを図示することもできますので、いま全体のどこを行っていて、次に何をすればいいのかを、ぱっと見ただけで把握できます。
混乱しがちな現場の道しるべにもなってくれるので、抱える案件が多い方には特におすすめです。
さらにヘルプセンターもありますので、困ったことがあれば専門のスタッフにサポートしてもらうこともできます。
どんなに優れたツールでも使えなくては意味がありませんよね。
その点を考えれば、STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）は、高機能な業務請負システムをお得に分かりやすく利用することができるのです。
＞＞STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の詳細はこちら＜＜
Casting Navi（キャスティングナビ）は、業務請負業におけるたくさんの業務をスムーズに、そして効率よく処理するためのシステムです。
多様化した雇用形態や、日払い・週払い・月払いなどの様々な支払い形態に対応しており、導入したその日からスタッフの作業予約や勤怠入力、勤怠承認や給与・請求計算など、多種多様な業務をCasting Navi（キャスティングナビ）で行うことができます。
Casting Navi（キャスティングナビ）は、スマートフォン連携もできるようになっています。
そのため会社からだけではなく、外から確認を取ることが可能です。
賢く時間短縮をし、効率的に作業が進められるのは嬉しいですよね。
バージョンアップは年に1回必ず実施しており、ボリュームとしてはおよそ50項目～60項目ほどの機能が実装されます。
導入しているユーザーから寄せられた希望の機能で、優先度が高い物から実装されます。
Casting Navi（キャスティングナビ）もSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）と同様に、使いやすいインターフェースを採用し、メールや電話、ファックスにて、いつでも気軽に問い合わせができるサポート体制を整えています。
さらにCasting Navi（キャスティングナビ）は、ST版、LAN版、WAN版の3構成から、利用シーンに合わせて選ぶことができるのも特徴です。
1台で使う場合はST版、複数台で使う場合はLAN版、複数の視点で使う場合はWAN版がおすすめです。
業務請負システムなら一元管理できるものがおすすめです！
以上が業務請負システムの紹介でした。
導入することのメリットや、実際におすすめのシステムなどを紹介しましたが、いかがだったでしょうか。
今まで人力でおこなってきた業務も、業務請負システムを利用すれば社内工数削減、効率アップがのぞめます。
空いた時間や人員で、さらに利益をアップするための動きができるといいですよね。
そのためにも、やはりすべての業務プロセスを一元管理できる業務請負システムがおすすめです。
今まで社内の複数のシステムに分かれていた情報を、1つのシステムにまとめて業務の改善を図りましょう。
きっと業務請負システムを導入してよかったと思えるはずです。
今回の記事でご紹介した業務請負システムを選ぶポイントを参考に、会社の状況や予算を考えながら、自社にぴったりのシステムを見つけてみてください。
