業務請負業では、様々な仕事が発生します。
クライアントとのコミュニケーション、スタッフへの仕事振り分け、給与や請求に関する計算、案件の進捗状況の確認など。
それが少しでもラクになったら、どれだけ嬉しいか。
そのように思っている方におすすめしたいのが、「業務請負の勤怠管理システム」です。
スタッフの誰がいつ、どのくらい働いて、いくら給与を支払うべきか、管理が簡単になり作業工数も大幅カット。
さらに勤怠管理システムによっては、それ以外の便利な機能を持ち合わせているものもあります。
今回こちらの記事では、そんな業務請負の勤怠管理システムについて、メリットやチェックすべきポイント、おすすめの勤怠管理システムについて詳しくご紹介したいと思います。
目次
業務請負 勤怠管理システム導入で得られるメリット
業務請負業向けの勤怠管理システムは、他業種でも使用されているのと同じ、勤怠状況を管理するためのツールです。
何が違うのか、というと社員の勤怠管理に用いるのではなく、請負労働者、つまり業務を担当するスタッフの勤怠を管理する際に用いる点です。
業務請負業では複数のスタッフが様々な業務に携わっています。
誰がどの案件に、どれだけの時間を使っているのか、アナログな方法で管理するのは非常に大変ですよね。
そこで業務請負業向けの勤怠管理システムを導入することで、スタッフの管理を効率的に行うことができるのです。
では、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
業務請負業向けの勤怠管理システムを導入することで得られるメリットを、具体的に説明していきたいと思います。
工数が削減される
まず作業効率がアップするため、管理の手間をかなり軽くすることができます。
例えば紙やタイムカードを利用して勤怠を管理する場合、それらに記録した出勤・退勤の時間を、スタッフごとにExcelなどで集計する必要がありますよね。
しかしそのような方法では、記録を間違えてしまったり、集計でミスが生じる可能性があります。
スタッフごとに出勤簿やタイムカードがバラバラでは、一部を紛失してしまうリスクもあります。
さらにスタッフが入れ替わるごとに、その人ごとに出勤簿やタイムカードを用意したり破棄したりしなければいけません。
一方、業務請負業向けの勤怠管理システムでは1つのシステム上にすべての勤怠データを集約することができます。
手動でスタッフの個人データと勤怠データを紐づけたり、集計したりする必要がありません。
作業工数が削減され、ミスも防ぐことができるのです。
管理ツールによるデータの違いを防げる
勤怠管理システムで集計した勤務時間を、その後どのように利用しますか？
そうです、給与計算ですよね。
そして計算した給与を各スタッフに支払います。
業務請負業向けの勤怠管理システムでは、この一連の業務をすべて1つのシステムで管理することができます。
つまり、勤怠の計算や給与計算の元になるデータは、業務請負業向けの勤怠管理システム1つにまとまっているため、データに食い違いが発生して集計でミスが起こる可能性は限りなくゼロになります。
もし勤怠管理システム1つにまとめることができず、勤怠の管理はタイムカード、勤務時間の集計はExcel、給与の計算や管理は給与計算専用のシステム、というようにそれそれ管理ツールを分けていたとしたら･･････。
どれか1つでも紛失したり、損傷してデータがなくなってしまったりすることで、業務全体に影響を与えてしまいます。
また管理ツールが分かれることで、作業工程も分かれ、ミスが生じる可能性もそれだけ高くなってしまいます。
業務請負業では複数のスタッフを管理しており、案件も多数あるため、できるだけデータを勤怠管理システム1つにまとめてしまったほうが良いのです。
請求や給与計算などのお金周りで苦労しない
前述したように、業務請負向けの勤怠管理システムを使用することで、スタッフの給与計算でミスが生じる可能性がほぼなくなります。
さらに勤怠管理システムの種類によっては、スタッフの管理だけでなく、クライアントである請負先会社の管理もできるシステムがあります。
そのような勤怠管理システムではスタッフの給与計算だけでなく、クライアントへの請求管理も行うことができます。
お金は「入って出て行く」でワンセットですから、出て行く（＝スタッフへの給与）だけでなく、入る（＝クライアントへの請求）方も管理できたほうが良いですよね。
このように業務請負向けの勤怠管理システムの中から支払や請求の場面において便利なシステムを選ぶことで、煩雑なお金周りの管理がラクになります。
スタッフの管理や配置も簡単
勤怠の管理のみだけでなく、スタッフの個人情報や給与に関するデータなども扱うことができますので、勤怠管理システムだけでスタッフの管理を行うことができます。
スタッフの情報が1つにまとまることで、配置を考えるのも簡単ですし、勤怠管理システムのセキュリティさえしっかりしていれば、個人情報の管理も複数のツールや紙で管理するよりも安心ですよね。
業務請負業向けの勤怠管理システムでは、勤怠以外の情報も管理することができるのです。
人依存から脱却できる
もし誰か1人の社員がスタッフの管理を担当していたとして、その人に万が一のことがあれば残りの社員は状況を把握できず、今後の仕事に影響を与えてしまうかもしれません。
スタッフの管理ができず、案件も進まず、となればお客様にも迷惑が掛かります。
迷惑を掛ければ今後そのお客様から仕事が来ないかもしれません。
信用問題に発展しますので、人に依存した運営体制ではなく、システムを利用して誰でも再現できる運営体制にしておくことが望ましいです。
業務請負 勤怠管理システムの導入前にチェックすべきポイント
業務請負業向けの勤怠管理システムのメリットについてお伝えしました。
導入することでプラスになることがお分かりいただけたかと思います。
そこで気になるのが、どの業務請負業向けの勤怠管理システムを選べば良いのか、選び方についてだと思います。
業務請負業向けの勤怠管理システムを導入する前に、チェックすべきポイントについてまとめました。
求める機能が備わっているか
「勤怠管理の機能さえあればいい」という場合の会社もあれば、「勤怠以外にも給与計算やクライアント管理もできたらいいな」という会社もあると思います。
基本的には機能が増えれば価格も高くなるものですので、
- 欲しい機能はあるのか
- 余計な機能がついていないか
- 値段は適正か
ということを確認しましょう。
導入してから「必要な機能がなかった」「高かったのにまったく利用しない機能が多い」ということにならないようにしましょう。
管理できるデータの量に制限はあるか
業務請負業では会社によってスタッフの人数や案件規模が異なります。
もし膨大な人数のスタッフや案件を扱う企業であるのなら、業務請負業向けの勤怠管理ツールも大容量に対応したものを選ばなければいけません。
登録上限数や登録できるデータの種類はチェックしておきましょう。
導入端末数
勤怠管理システムを利用できる端末に限りがあるか、ないかでも使いやすさが異なります。
1台のみにインストールして利用するタイプや、複数台にインストールできるもの、web上でログインして使用するため端末数に制限のないものなど様々です。
社内全員で使う、一部の人のみ使う、など利用シーンを考えて選びましょう。
請求や給与支払などは連動しているか
請求管理や給与計算の機能を持っている勤怠管理システムを選ぶ際は、きちんとデータが連動しているかチェックしておきましょう。
システムによっては、帳簿などを一緒にExcelで出力できるものもあります。
誰でも使える操作性か
業務請負業に携わる方は、誰でもパソコンやシステムに詳しい、というわけではないですよね。
人依存から脱却するためにシステムを利用するようになっても、結局そのシステムを使える人が限られていたら、本当の意味で人依存から脱却することはできません。
誰にとっても分かりやすく使いやすいシステムを選びましょう。
おすすめの業務請負 勤怠管理システム2つ
導入するメリット・注意点などが分かったところで、おすすめの業務請負業向けの勤怠管理システムをご紹介します。
どの業務請負業向け勤怠管理システムを導入するか検討中の方は、参考にしていただけたら嬉しいです。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）は、業務請負業向けの勤怠管理システムとして使うだけでなく、営業や人事、配置、給与、顧客、販売など、業務プロセス全体において活躍するオールインワンシステムです。
つまりSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）1つで業務請負業の仕事全体が管理できるのです。
スタッフは最大で999,999人まで、勤怠日報は最大で999,999件までの登録が可能です。
ほとんどの会社では問題ない上限数ではないでしょうか？
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）は低価格ながらも機能性が高く、数ある業務請負業向けの勤怠管理システムの中でもお得感の強いシステムです。
「機能が豊富で便利なシステムほど高い、特に企業向けのシステムは高い」と思われがちですが、STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）は「この価格でもこれだけしっかりしたシステムを導入できるのか」と驚きです。
さらに定期的なブラッシュアップという点も魅力の1つです。
なんとSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）は初回にリリースされて以来、1万点以上の改修改善、機能拡張を行っており、時代にあわせた機能改善がされています。
人材ビジネスでは法令の影響などで求められる機能が変化していくことも考えられますが、細かなバージョンアップに対応しているSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）であれば安心ですね。
＞＞STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の詳細はこちら＜＜
Casting Navi（キャスティングナビ）も勤怠管理の機能だけでなく、業務請負業におけるたくさんの業務をスムーズに効率よく処理するための管理システムとなっています。
多様化した雇用形態や支払い形態に対応しており、Casting Navi（キャスティングナビ）を導入したその日からスタッフの作業予約や勤怠入力、勤怠承認や給与・請求計算など、さまざまな業務を行うことができるようになっています。
Casting Navi（キャスティングナビ）は、勤怠管理システムやその他のシステムを使用するのが初めての方でもわかりやすいように、使いやすいインターフェースを採用しています。
メールや電話、ファックスにて、いつでも気軽に問い合わせが出来るような安心のサポート体制も整っています。
経験豊富なスタッフが丁寧に対応してくれますので、ちょっとした操作の不明点や機材トラブルなど、いつでも相談しやすいです。
さらにCasting Navi（キャスティングナビ）は、1台で使うST版、1拠点の複数台で利用するLAN版、複数拠点で利用するWAN版の3構成から、利用シーンに合わせて選ぶことが出来ます。
業務請負 勤怠管理システムを使ってみよう！
業務請負業向けの勤怠管理システムについてご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。
導入することのメリットやシステムを選ぶ際のポイントをご紹介しましたので、これから業務請負業向けの勤怠管理システムの導入を検討している方は参考にしていただけたら嬉しいです。
筆者個人としては勤怠管理システムとしての機能だけでなく、営業やシフト管理、顧客管理、請求管理などにも使える管理システムがおすすめです。
ぜひ複数に分かれた膨大なデータを1つのシステムにまとめて管理してみてください。
きっと貴方の会社の業務を効率化し、今までよりも遥かにラクになったと感じるでしょう。
