人材紹介をビジネスとしてやっていく上で、一番大切なことはスピーディーに正確にマッチングをするということでしょう。
またマッチングに伴った事務作業が多く発生します。
また人材紹介には企業への窓口となる担当や、求職者への窓口となる担当など多くの社員が関わることが多くあります。
そのため情報の共有が大切となります。
これらのことをすべて解決してくれるのか、システムで管理するということです。
誰が入力しても社員全体ですぐに見ることができ、また求職者や求人情報などの管理を一括にすることにより、正確でありスピーディーなマッチングへとつながるのです。
それでは人材紹介をシステムで管理することによるメリットをご紹介いたします。
目次
人材紹介はシステム管理で業務負担を軽く！
人材紹介をするときに、求人と人材のマッチングがなかなかできずに時間がかかることがあります。
求人ひとつとっても、勤務地や求める人材、経験などそれぞれ条件が異なるからです。
またマッチングできたと思っても、すでに他の人に求人が決まってしまっていた、なんてこともあるでしょう。
そこでシステムを利用することで、複数の人が見てもどのような求人があり、どのような人を紹介候補として確保しているのか、現在の状態がすぐわかることができ業務負担への軽減に繋がります。
またリアルタイムで情報を社内共有できるため、せっかくマッチングをしてもすでに求人が決まっていた、ということがないようにすることできますね。
さらに人材紹介業では様々な業務が発生します。
その業務の進捗状況や、必要な情報をすべて1つのシステムにまとめることで、よくある「あれってどうなっていたっけ？」「あの資料どこだっけ？」というようなタイムロスもなくなります。
人材紹介ではシステムを使って情報や状況をすべて一元管理することで、社員の負担が一気に軽くなるのです。
人材紹介システム導入のメリット4つ
それでは人材紹介システムを導入することで得られるメリットについて、具体的にご紹介したいと思います。
複数のデータの一元管理で数字に齟齬が生じない
人材紹介する際に、複数のデータが必要になってきます。
求人情報や求職者の情報だけでも数多くの情報がありますが、そのなかでも数字に関する情報も数多くあります。
例えば、現在募集中の求人数、紹介候補の人数、紹介先へ請求する金額などです。
これらを複数の人間で、かつ複数のシステムやデータで扱うことによって、数字に齟齬が生まれることがあります。
それって面倒ですよね。
特にお金関係の数値に齟齬が生じるのは避けたい事態です。
しかしシステムを使って一元管理をすることにより、これらの齟齬が出ないようにすることができます。
社内で最新の同一データを共有できる
マッチングをするとき、担当が一人ということは少ないでしょう。
担当営業が外出する時、マッチング作業する事務の方が担当営業が戻ってくるのを待っている間に、他の人材に決まってしまうということも少なくありません。
また営業が事務に条件の変更等を言い忘れるなど、アナログな方法では無駄な時間や労力が必要でした。
しかし人材紹介システムを導入することによって、社内で常に新しいデータをアップデートすることにより、誰もが最新の情報を共有することができるのです。
さらに、このことによってマッチングへと繋がる率が高くなるのです。
マッチングをするためには、少しでも正確にスピーディーに行うことが必要です。
このため企業担当者や、求職者の担当者など情報交換に漏れがあってはいけないのです。
システム導入することにより、この漏れを防ぐだけでなくスピーディーにマッチングをすることができるのです。
求職者や案件の進捗管理が可能
案件の状況や求職者の状況は、 常に変わっていきます。
クローズしたと思っていても、実は空きができたということもありえます。
求人先から電話などでこの状況の変化を聞いたとき、電話を取った担当者しか状況が分からないこともよくあるのです。
人材紹介システムを利用することにより、現在まだ求人に空き状況が出ているものだけをリストアップすることができ、マッチングしたときにはすでにその求人はなくなっていた、他の候補者で決まっていたということなくせます。
一つの案件で複数の人材紹介会社に依頼することもよくありますので、他の紹介会社に遅れをとってはいけません。
また有能な人材がいるとき、それぞれの案件において必要な経験や資格などを検索することにより、マッチングへとつなげていくのです。
情報に変更があった場合にもすぐに反映することができます。
例えば求職者が新しく資格を取った場合、急な離職などにより求人数が増えるという場、ということが起こりえます。
しかし進捗状況をシステムで社内共有することで、そのような急な状況変化にも対応できます。
システム上で求職者と案件をマッチング
求人情報と人材の資格や経験などを、人間の目を通してマッチングしていく作業はかなりの労力です。
「あっちの求人の資料を見て、こっちの人材の資料を見る」というのは時間のロスですよね。
やっと見つけたと思ってもすでに求人か埋まってしまっているなど、マッチングができない結果なってしまうこともあります。
しかし人材紹介システムを利用することにより、必要な情報を自動的に読み取りマッチした求人と人材をわかりやすく提示してくれる機能を使うこともできます。
また多くの求人者を抱える紹介会社にとって、求人者の情報を入力していくだけでも手間となります。
人材紹介システムによっては、履歴書が電子データの場合は、自動的に解析をすることによりデータの取り込みが可能となります。
この入力がなくなるだけでも事務作業の負担が大きく減ることなります。
また人が入力しているとどうしても間違いが発生するのですが、自動的に取り込むことによりこの心配もありません。
マッチングは時間が経てば経つほどなかなか難しくなってくるものです。
そのため面談をした求人者の情報はできるだけ早く入力が必要であったため、毎日の業務が大きくなってしまうのです。
しかし自動的に解析して取り込んでくれることにより、ミスをなくすだけでなく残業減らすことができ、会社への大きなメリットとなります。
人材紹介システムを導入する際のチェック項目4つ
人材紹介においてシステムを導入するメリットについてお分かりいただけたでしょうか？
そこで次に気になるのが、どのようなシステムを導入すべきか、という点です。
人材紹介システムを導入する際にチェックしておくべき項目を4つピックアップしてみました。
管理できるデータの範囲
管理する必要があるものが、求人情報や求職者の情報だけなのか、他にも営業会議などに必要なデータなどか、により人材紹介システムを選びましょう。
人材紹介システムによって管理できるデータが異なってきます。
そのため必要な管理データを把握しておく必要があります。
欲しい機能が標準機能かオプション機能か
人材紹介システムには、通常の求人情報や求職者の情報の一括管理ができるものが標準機能として搭載されているものが多いです。
しかしそれだけではなく請求業務向けの管理機能がついていたり、ホームページなどの外部連携ができる機能がついていたりなど、人材紹介システムによって異なりますので、どの機能が必要かどうかをお考えください。
その必要な機能が標準でついていればいいのですが、別途料金を払って追加搭載するオプション機能の場合もあります。
欲しい機能がもともと備わっているのか、オプションとして追加させる必要があるのか確認しましょう。
操作が簡単か
いくら便利であっても、操作に苦労するようであれば余計な時間と労力を必要とし紹介システム自体が無意味なものとなってしまいます。
人材紹介システムの大きなメリットの一つに、社内の誰が見てもすぐわかることがあるのですが、操作方法が簡単でなければ理解することができる人が限られてきます。
それでは社内共通で見ることができる人材紹介システムを導入しても、意味がありません。
時代に合わせてバージョンアップされているか
労働法は時代によって変わっていきます。
そのため人材紹介システムも、その時代に合わせてバージョンアップされる必要があります。
人材紹介システムを導入する際は、そのとき、そのときに必要とされるシステムをバージョンアップされるかが大切となります。
おすすめの人材紹介システム3選
それでは実際に、おすすめの人材紹介システムを3種類をご紹介します。
それぞれのメリットやデメリットがあるため、自社にあったものを選ぶと良いでしょう。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）
人材紹介だけでなく、派遣や請負など総合的に扱っている会社も多いでしょう。
それらの会社には全ての働き方に対応できるオールインワンパッケージ、STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）がおすすめです。
求人の管理や人材の管理、マッチング、請求業務など、すべての業務がこのシステム1つにまとめて行うことができます。
そのため1つの求人、1人の人材に対する現在の状況を一目でわかることができるのです。
またスタッフが持つ資格や年齢、経験など簡単に検索することができるので、素早いマッチングへとつなげることができるのです。
労働法、特に派遣法に関しては頻繁に内容が変わります。
そのためSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）では、その都度継続的なブラッシュアップを行いアップデートが行われます。
いつの時代になっても使い続けられる、というのも魅力ですね。
基本画面の操作方法は誰もが分かりやすいものになっており、社内のどこの部署の誰が見てもすぐわかるという良さがあります。
検索した内容に関してはExcelに出力ができるため、利用方法に困ることはないでしょう。
また処理を行うたびにログが残るので、操作方法を管理することにより、セキュリティの強化へと繋げていけます。
＞＞STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の詳細はこちら＜＜
MatchinGood（マッチングッド）
MatchinGood（マッチングッド）は、多くの企業が既に利用している人材紹介システムであり、人材や求人の案内を一括で管理することができます。
また求職者が申し込んでくる時に、ホームページなのに情報入力したものはこの紹介システムにインポートが可能であり、人材の情報を再度入力する必要がなく手間を削減することができます。
またマッチングする時に一人一人の情報を目で確認する必要がなく、検索機能を使って中身をより詳細に検索することにより、目的の人材のみに絞ってマッチングへとつなげることができます。
進捗管理機能が付いており、もし仮にまだ対応していない企業や求職者がいたとしてもすぐに知らせてくれるので、正確にかつ迅速に対応することができるのです。
また求人紹介のメールなどもワンタッチで送ることができ、 マッチングから求職者への連絡までの時間を大幅に減らすことができます。
HRBCエージェント
HRBCエージェントシステムは、人材ビジネスに特化しており人材紹介や人材派遣に対して必要な機能を揃えています 。
求人管理者や求職者を一括管理することがもちろんのことながら、面接があったとき、必要条件が変更になったときなど、すぐに新しい情報をアップデートすることができます。
また求人票の出力や推薦メールの作成など、付随する必要な事項も連携して簡単に行うことができるのです 。
そのためこれらの付随する業務を改めてする必要はなく、事務業務の必要な時間を大幅に減らすことができるのです。
そのため紹介会社の社員の残業大幅に減らすことができ、大きなメリットとなるのです。
ホームページの求人公開や、求職者が入力してくれた情報などを連携させることができるので、改めて入力をし直す必要がありません。
そのため求職者も常に新しい情報をホームページで確認することができるのです。
もしシステムに不具合があった時でも、専任のヘルプデスクがつくためサポート体制がしっかりしています。
人材紹介システムは導入前に比較・吟味を！
上記で紹介した三社以外にも、現在では多くの人材紹介システムがあります。
それぞれのシステムにはメリットやデメリットがあり、 ホームページなどの外部連携が可能か、またそれぞれの会社にあったカスタマイズは可能かどうかなどを確認する必要があります。
システムによってはお試し期間があるため、実際使ってみることも大切でしょう。
導入する前に メリットやデメリットを把握し、しっかりと吟味する必要があります。
料金もそれぞれ異なるため、よく確認しておくようにしましょう。
人材紹介システムを選ぶときに考える必要があることは、 なぜこのシステムを導入する必要があるかということです。
解決してほしいことを解決しないシステムであっては意味がありません。
マッチングの正確性を上げるのか、主に事務の仕事を減らすのか、コスト削減か、それぞれに目的があるでしょう。
この目的をもう一度よく考えた上で、どの人材紹介システムがよいかご判断ください。
