人材紹介業において、管理する必要があることは多くあります。
求職者の個人情報はもちろんのことながら、企業の情報や求人内容も常に新しい情報に更新して管理する必要があります。
これ以外にもコンプライアンスに関わる書類が多くあり、管理だけでも多くの時間と手間が掛かるといっても良いでしょう。
そこでこれらの負担を減らすために人材紹介の管理システムを使うことをおすすめします。
人材紹介業向けの管理システムを導入することでどのようなメリットがあるのか、管理システムを選ぶ際に必須条件として見るべき機能など、今回は人材紹介会社で膨大な業務に忙殺されている方に向けた情報をご紹介したいと思います。
目次
人材紹介の管理システムとは
人材紹介の管理システムとは、人材紹介会社の業務において必要な情報を一元管理し、業務効率をアップしてくれるシステムです。
求職者の情報や紹介先企業の情報をすぐに検索して両者をマッチングさせたり、請求管理や入金管理をまとめることで経理の負担を軽くしたりすることができます。
このようなツールがなかった時代は、紙やExcelなどですべての情報を管理していたと思います。
もしかしたら今でもそのようなアナログは方法で管理している会社もいるかもしれませんね。
この方法では情報を社内で共有するのが難しく、共有していても情報の鮮度が良くないことが多々ありました。
Aさんが把握している情報と、Bさんが把握している情報が食い違っているだけでも、クレーム発生の元になります。
さらに誰かが会社を辞めた後に、その人しか把握していないことがあり後で困ってしまうこともあります。
人によって把握している情報が違うことで、あらゆる業務が属人的になり、会社として一定のパフォーマンスを出すことが難しかったのです。
それらの問題を解決させられるのが人材紹介の管理システムです。
1つのシステムに様々な情報をまとめ、社内の誰もが確認できる状態にすることで、効率よく、素早く業務を遂行することができるのです。
今日では様々な会社が人材紹介の管理システムを提供しています。
それぞれ機能が違いますので、求めるメリットを得られるような自社に合った管理システムを選ばなくてはいけません。
そのため、まずは人材紹介の管理システムを導入するメリットについて、詳しく知りましょう。
人材紹介の管理システム導入のメリット
人材紹介の管理システムを導入するメリットについて、主なメリットをいくつか挙げてみました。
求人と求職者の可視化
人材紹介会社は企業担当と求職者に対応する担当者が違うことが多く、それぞれが現在の情報を開示しなければマッチングへつながりません。
そのため社内の誰もが最新の情報を把握していることが、スピーディーなマッチングへとつながるのです。
また、「まだ決まっていない求人が何件あり、求職者が何人いるのか」ということや、「ある条件のある求人に対して、それを満たす求職者が何人いるのか」ということが一目で分かることは、人材紹介会社として大切なことです。
求人に対して求職者が少ないから集めなければいけない、というように次のアクションを決める判断材料になります。
現状がどうなっているのか可視化されていることで、部署として、会社として次の動きを決めることができます。
売上や面接通過率などの数値把握の簡易化
売上や面接通過率を把握することで、今後の仕事のを改善させるきっかけになります。
例えば面接まで漕ぎ着けることができても採用に至らなければ、人材紹介会社にとって利益に繋がらないでしょう。
利益が出ないのであれば、求人と求職者をマッチングさせて面接の場を設けた意味がありません。
その過程を見直して、改善できるポイントを探すべきです。
さらに数値を把握しておくことで、その変化率を見ることもできます。
あるときから売上や面接通過率が下がってしまっていたとしたら、季節的な要因やそのときから始めた施策を疑うべきです。
「何となく良い調子」
「何だか調子が悪い」
というように感覚に頼っていては、正しい現状認識ができません。
会社を存続させるには、データや数値に則った正しい現状認識が必要です。
管理工数の削減
前述したように、数値を把握しておくことは大切です。
しかしこれらを人の手でいちいち集計してまとめるのは大変ですよね。
人材紹介の管理システムでは、そのような数値を可視化し、すぐに資料にできる機能を搭載しているものもあります。
工数が削減できれば、社員一人当たりの負担を軽くしたり、手のあいた人に他の仕事をしてもらって利益を生み出したりすることができます。
できるだけ人間の手ではなくシステムでも対応できることはシステムに頼り、改善方法や、実際に改善施策を進めることに時間や労力を割きましょう。
請求管理におけるミス削減
人間の手入力で請求管理をしていると、どうしてもミスが起こることがあります。
しかし管理システムを使って企業との契約情報などと連動することによりミスを削減することができるのです。
お金に関するミスは信用に関わりますよね。
今後の取引がなくなる恐れもあります。
絶対に避けたいミスですから、管理システムをうまく活用しましょう。
人材紹介の管理システムに必須の機能とは
人材紹介の管理システムには様々なメリットがあることがお分かりいただけたかと思います。
それでは実際に管理システムを選ぶ際に、どの管理システムを選んでもいいのでしょうか？
メリットを最大限に活かすため、人材紹介の管理システムに必須の機能をまとめてみました。
求職者の検索
まずは求職者を検索する機能があることです。
求人案件を営業が取ってきたときに、できるだけ早く求職者を検索しマッチングへとつなげなくてはいけません。
しかし膨大な求職者の情報をひとつひとつ確認していては遅いのです。
また、せっかくマッチング率の高い求職者がいても、見落としてしまうことがあるでしょう。
そこで人材紹介の管理システムに求職者の検索機能があれば、簡単なワードや条件によって候補者を絞ることができます。
企業からの相談のあと、すぐに適切な求職者を紹介することができれば、それだけ採用に至る可能性も高くなります。
人材紹介業の肝となるマッチングの業務こそ、管理システムで効率化を進めるべきなのです。
求職者と求人案件のマッチング
ある求職者に対して、どの求人を紹介しているのか、マッチングの状況を管理しておくことは大切です。
もし、まったくマッチングされていない求職者や求人がいれば、積極的にマッチングする相手を探していかなくてはいけません。
また、面接を経て不採用になった場合、次に紹介する求人を探す際に今まで紹介した案件を見返せると参考になりますよね。
採用に至らない原因は何があるのか、分析をすることもできます。
クライアント企業への請求管理
人材初回の管理システムに欠かせない機能として、クライアント企業への請求管理があります。
請求漏れがあったら、せっかく営業やコーディネーターが頑張って手に入るはずだった報酬が会社に入りません。
また、請求金額にズレがあれば、クライアントからの信用を失うかもしれません。
請求タイミング、請求先、請求金額、請求書の送付が済んでいるか。
すべてを経理は把握していなければいけません。
しかしこれら4つは毎回ばらばらのことが多いので、請求情報の管理は大変な手間になるでしょう。
会社の存続に大きく関わる請求業務は、ぜひ管理システムで効率よく、正確に行うべきです。
おすすめの人材紹介 管理システム3選
人材紹介の管理システムにおける必須機能をご紹介しました。
それらを踏まえておすすめの管理システムをご紹介します。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）は人材や企業の情報だけでなく、人材紹介業に必要な情報を広く管理できるシステムです。
「オールインワンパッケージ」という言葉がぴったりです。
安価でありながら豊富な機能を持ち、低コストで人材紹介業のあらゆる業務を効率化することができます。
なお、人材紹介だけに限らず、人材派遣や業務請負業においても活用することができ、広く人材ビジネスを展開する企業にとっては大変便利な管理システムです。
随時バージョンアップを行っていますので、時代の変化によって新たに必要になった機能があっても追加してくれます。
基幹システムは頻繁に変更するものではないので、STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）のように安心して長期間つかえるシステムを選ぶべきでしょう。
利用シーンに合わせて3つのプランから選ぶことができるので、どれを導入すべきか困ったら担当者に相談してみましょう。
導入後のサポートもしっかりしているので、使っている中でトラブルが生じても安心です。
しかし、インターフェースがそもそも分かりやすく工夫されているので、その心配も要らないかもしれませんね。
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MatchinGood（マッチングッド）
MatchinGood（マッチングッド）は、人材紹介会社で培われたノウハウを元に開発された管理システムです。
そのため人材紹介会社の視点をよく意識したつくりになっています。
マッチングとグッドを合わせた名前は、マッチングを成功させられそうな感じがしますよね。
操作性や機能性を追及したMatchinGood（マッチングッド）は、年齢に関係なく全社員が使いやすいとのことです。
集計機能が充実しており、急な会議で必要になった資料もすぐに作成することができます。
そのためか継続率も高く、99.3%の企業がMatchinGood（マッチングッド）を続けて使用しています。
定期的な説明会や、電話やメールなどのサポート窓口があり、仮に問題が生じても安心ですね。
HRBCエージェント
HRBCエージェントは、人材ビジネス向けクラウド型システム「HR-Business Cloud」を利用した管理システムです。
20以上の主要な求人媒体との連携が可能で、営業後すぐに求人を出すことも不可能ではありません。
スピードのあるマッチングにより、面接までの時間を最短にすることできます。
また精度の高いカスタマイズが可能です。
人材紹介会社によって、管理システム上で必要な項目や選択肢は異なることでしょう。
それらを別途費用を払う必要なくカスタマイズすることができます。
HRBCエージェントは柔軟な人材派遣の管理システムなのです。
人材紹介 管理システムは今すぐ導入すべき！
人材紹介会社の業務量は膨大かと思います。
そして管理すべき情報や状況も膨大です。
それらに忙殺されていると、さらにより良いサービスを提供したり、職場環境を改善したりする余裕はうまれません。
日々、IT技術は進歩しています。
人の手で対応しなくても良い部分は、どんどんシステムを利用しましょう。
人材紹介の管理システムをまだ使っていない企業は今すぐ導入すべきです！
今回ご紹介した内容をもとに、あなたの会社にぴったりな管理システムが見つかるといいですね。
