人材紹介業における「管理」の問題、どうしていますか？
求職者の個人情報を管理するのは気を遣わなければなりません。
求人案件の情報や請求情報、入金情報は日々変化していきます。
そこでおすすめの管理方法はシステムを活用した方法です。
今回の記事では人材紹介業における管理の問題を解決する方法として、システムのメリットやおすすめのシステムをご紹介したいと思います。
目次
人材紹介の管理でお困りですか？
人材紹介業を行うにあたり、管理しなければならない内容は多岐にわたります。
求職している人の履歴書の内容を管理するだけでも大変です。
それぞれのこれまでの経験や資格、希望している職種や勤務地、 現在の面接の状況などすべて管理しておく必要があります。
また求人情報があがった時にいち早くマッチングする必要があるため、すぐに求職者の情報が調べられるようにしておかないといけません。
求職者だけではなく、 求人を求めている企業の情報の管理も必要です。
多くの会社では企業と直接対応する営業と、求職者に対応するスタッフが分かれていることでしょう。
それぞれの情報を共有している状態でないとマッチングさせることは容易ではありません。
求職者の情報や企業の情報だけではなく、人材紹介会社は請求の管理、契約などのコンプライアンス、企業からの入金状況、これまでの統計など、様々な情報・データを管理することが多くあります。
逆に言えば管理をしっかりしている会社が、より多くのマッチングにつなげることができると言っても過言ではありません。
またそれぞれの情報は日々変動があります。
そのためそれぞれの管理が大切なのです。
しかし紙ベースや Excel などを利用していれば、人が入力することになるので時間がかかる上に間違いが生じます。
スタッフを管理する担当者と営業の温度差が違うこともよくあります。
このような状況になっていてはマッチングへとつながらないうえ、人材紹介会社の負担が大きくなっていきます。
ここで正確かつスピーディーにマッチングを行うために、適切な方法で管理する必要があります。
それでは人材紹介会社ができる、情報・データの管理方法にはどのようなものがあるのでしょうか？
人材紹介業における管理方法3選
紙
スタッフの採用状況や、履歴書の管理などを紙で行っている人材紹介会社はまだまだあります。
考えてみてください。
求人の情報と求職者の情報をマッチングさせるために、何枚にもおよぶ紙をぱらぱらとめくるのを。
とても大変ですよね。
正確でスピーディーなマッチングを成立させるには、 紙を使った管理であればどうしても時間がかかる上、間違いが生じることも多々あります。
さらに紙は劣化していく可能性は一部を紛失する恐れがあり、大変リスキーなのです。
また履歴書以外にも、契約書や請求書など莫大な紙が必要になるため、コストも増えてしまいます。
Excelのような表計算ソフト
Excelのような表計算ソフトを使っている人材紹介会社も多いでしょう。
紙と違いコストがかかるわけではなく、キャビネットなどに収納する必要もありません。
またExcelであれば関数やマクロなどを使うことにより、人がする作業は減るでしょう。
しかし企業情報やスタッフの情報など入力するのは人の手であり、時間がかかることには変わりありません。
さらに入力ミスを起こす可能性もあります。
データの参照元が異なっていたり、計算式が間違っていたりなどもExcelでよくあるミスです。
入力の遅れはマッチングの遅れに繋がります。
また、Excelはリアルタイムの情報更新や情報共有には不向きです。
マッチングさせるためには営業担当者やスタッフを管理する担当者が情報を共有する必要があり、 この点でもExcelなどの表計算ソフトでは困難があるでしょう。
人材紹介業向けの専用管理ツール
最近では人材紹介会社に特化した総合管理システムが多く販売されています。
人材紹介会社は営業支援、採用状況、スタッフ管理、台帳、契約書、入金状況など多くのことを管理する必要があるのですが、これらをすべて網羅した専用管理ツールです。
これらの情報をすべて一つの管理ツールで行うことにより、管理でかかる時間が一気に少なくなり負担が減るだけではなく、スピーディーな、また正確なマッチングへとつなげることができるのです。
人材紹介会社に向いている管理方法は、現状ではこの管理ツールを使うことが1番と言えます。
人材紹介の管理システムを導入すべき理由
それでは、人材紹介の管理システムを導入すべき理由を具体的にご紹介したいと思います。
人材紹介業における管理の問題に対して、どのようなメリットを与えてくれるのでしょうか？
工数を削減できる
まず1つ目が、工数の削減です。
例えば、人材紹介の管理システムを利用していない場合、求人が入った時点で求人案件の内容を求人サイトや自社ホームページなどにその都度入力する必要があります。
また、登録している求職者で条件に合いそうな人に対して、メールなどで連絡をとる必要もあります。
管理システムを利用していれば、管理システムに入力するだけでホームページや求人サイトなどに自動的に反映してくれたり、登録している求職者の中から条件を絞って簡単に連絡したりすることができます。
また求人案件と人材をマッチングさせる時間が、管理システムを使うことにより大幅に少なくなります。
少ない情報を入力するだけで、自動的にマッチングしてくれる管理システムもあるのです。
対応していない案件があれば、アラートなどで連絡してくれる管理システムもあり、マッチング漏れをなくすこともできます。
人材業界は労働時間が長くなりがちで残業が慢性化していますが、このように工数を削減することで残業を減らすこともできるのです。
社内の連携が捗る
人材紹介会社が抱える課題のひとつに、企業側の担当者と求職者側の担当者の連携があります。
この連携が常にしっかりしていないとマッチングさせることができません。
管理システムを使うことにより、営業もコーディネーターも同じ画面を見ることにより、常に最新の情報を共有することができるのです。
さらにシステムを使って管理しておくことで、急な離職があっても引継ぎがしやすくなります。
退職や休職が生じた場合、その人が担当していた案件や求職者について他の人も把握しなければいけません。
引継ぎをしていても退職後や休職期間中に分からなくなることもあるでしょう。
そのような際にシステムにすべての情報を管理しておけば困ることはありません。
現在の状況把握が一目で可能
スタッフの状況から企業の状況まですべて同じ画面で確認できるので、現在の状況が把握しやすいことも管理システムを使うメリットの一つです。
仮にそれぞれ別の方法で管理していたとしたら、情報をつき合わせるのは大変です。
せっかく良い人材が見つかってもすでに他の人に決まっていることもよくあります。
しかし現在の状況をすぐ把握することができれば、クローズをしてると分かった時点で次の案件をスピーディーに探すことができるのです。
さらに管理システムで現状を把握できるようにしておけば、経営会議などで今後の戦略を立てやすくなります。
統計情報をグラフや表にして分かりやすくしてくれる管理システムもあるので、いちいち資料を作成する必要はありません。
数字やデータを蓄積し分析と改善がしやすい
前述したように、統計情報をまとめてくれる管理システムがあります。
これまでの情報がすべて残るため、どのような案件が多いかなど分析をすることができます。
改善を行うには、その前に分析が必ず必要です。
しかし分析に時間がかかれば、改善も遅れてしまいます。
分析に要する時間の短縮は、改善施策の実施を早めることに繋がります。
おすすめの人材紹介 管理システム3選
求職者の情報や求人を求めている企業の情報を紙ベースや、Excelで管理していると、何もかも人が行う作業となり間違いが生じやすくなります。
ぜひ人材紹介会社では管理にシステムを利用しましょう。
しかしどの管理システムを選ぶべきか迷ってしまいますよね。
そこで、ここではおすすめの3種類の管理システムをご紹介します。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）は、紹介だけではなく派遣や請負などにも対応することができます。
そのどれに対しても、営業からマッチング、請求管理、契約書等の書類など、あらゆる業務をサポートしてくれる管理システムです。
また、派遣業界は法令が変化したりなど常に変動しており、その変動にできる管理システムが求められます。
そこでSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）はブラッシュアップを随時行っています。
常に時代のニーズに合った機能を提供してくれるのです。
企業では一度システムを導入すると、よほど問題がない限り変えることはないですよね。
長い間、継続して利用できるという点がSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の長所です。
さらに、いくら便利なソフトであっても使い方が難しくては意味がありません。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）は誰もが簡単に使えるような設計となっており、また帳簿を出す時は操作・加工が簡単なExcelに出力をすることができます。
サポート体制がしっかりしており、困った点があれば常に連絡をすることができます。
＞＞STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の詳細はこちら＜＜
MatchinGood（マッチングッド）
MatchinGood（マッチングッド）は採用管理と人材派遣、そして人材紹介で情報を管理できます。
webからログインして利用できるので、いつでもどこでも情報を更新したり確認したりすることができます。
サーバを用意する必要がなく、初期費用もゼロでコストダウンにつながります。
また、すぐに利用することが可能です。
人材紹介のおいて一番大切なのが、マッチングの精度を上げ、時間をできるだけ短くすることです。
折角マッチングができたとしても、次第に他の候補者で決まってしまうことも多々あります。
MatchinGood（マッチングッド）を利用すると、営業が案件を獲得した時点で案件の情報を入力することにより、自社ホームページや求人媒体などにデータを反映させることができます。
このため手間が減る上に、求職者がいち早く求人情報を確認することができるのです。
さらに扱う求職者や求人案件が増えると、やり取りを覚えているのが大変ですよね。
MatchinGood（マッチングッド）はメールの送受信の履歴が自動的に残るため、あとで振り返るのも簡単です。
営業先に訪問する前に前回のやりとりを確認しておくといいですよね。
対応漏れをなくし、いち早くマッチングさせることも可能となります。
対応が漏れている企業があればアラートなどで知らせることができるのです。
HRBCエージェント
HRBCエージェントは求職者や履歴書の管理、またクライアントや求人管理などがしやすい管理システムです。
人材派遣向けのシステムも別に提供されています。
20を超える媒体と連携が可能で、求人案件を入力するだけで一度に多くの媒体に登録することができるのです。
またそれぞれの主要媒体から応募者のデータをインポートすることができるため、スピーディーであり正確なマッチングへとつなげることができます。
さらに追加コストはゼロでカスタマイズが可能です。
項目や選択肢の追加が可能なので、自社の都合に合わせて設定できます。
細かいカスタマイズでも費用を取られることが多い管理システムの中では、大変利便性の高いシステムです。
他のシステムとの連携もできるので、既存の管理方法からの移行もしやすいでしょう。
業務効率は人材紹介の管理方法で改善できる！
人材紹介会社は求職者や企業の情報だけではなく、管理するものが多くあります。
これらの情報が正確で、なおかつスピーディーに社内共有できないと、マッチングへは繋がりません。
これらのことをすべて人が行っているようであれば時間がかかる上に間違いが生じることも。
人材紹介会社の負担はとても大きくなっていてしまいます。
管理方法を見直すことにより人材紹介会社の負担を大きく減らすことができます。
業務効率を上げていきましょう！
