警備スタッフ管理システムを使うことで、警備会社の業務や一気に分かりやすく、スピードを持って進められるようになります。
「警備スタッフの管理、配置が大変」
「業務開始、終了の電話が集中すると何もできない」
「日払いだと警備スタッフが集まりやすいけど手間になる」
このような悩みを抱えている警備会社は、ぜひ管理システムを導入すべきです。
今回は警備スタッフ管理システムについて、具体的なメリットや注目の機能、おすすめの製品などをご紹介します。
目次
警備スタッフ管理システムとは？
警備スタッフの管理システムは、主に警備員の情報や勤怠管理、他にも給与計算や警備スタッフの派遣先企業への請求管理を行うことができるシステムです。
このような管理システムが警備業界に出てくるまで、多くの会社が紙やファイルで管理するアナログな方法や、社内共有・更新がしづらい煩雑な方法で管理してきたことでしょう。
例えば、警備スタッフの履歴書をファイリングし、人数が多くなればその分ファイルを増えていく。
また、各スタッフのシフトをExcelで作成し、印刷して渡す。
自宅から警備派遣先に直行するスタッフの勤怠は電話で確認する、などのようにです。
そのため、多くの警備会社にとって警備スタッフを管理する業務負担は大きなものでした。
効率よく仕事ができているとは言えず、長時間残業して対応したり、社員数を増員して対応したりするしかありません。
それで対応できるのであればいいのですが、警備スタッフの無断欠勤や遅刻、急な体調不良で空いた穴など、トラブルが生じた場合にクレームに発展する可能性が高かったのです。
しかしIT技術が進歩し、警備スタッフを管理するシステムが誕生しました。
これによって、管制を担当する社員や経理の仕事が格段にらラクになるのです。
では、警備スタッフ管理システムにはどのようなメリットがあるのでしょうか？
警備スタッフ管理システムを利用するメリット
警備スタッフ管理システムのメリットとして、次のことが挙げられます。
警備員の情報を一元管理できる
警備会社は警備員がいなければ仕事になりませんよね。
どの会社もさまざまな求人媒体を通じて警備スタッフを募集しています。
それで警備員として登録してくれる人が増えれば、どれほどたくさんの案件が入ってきても、緊急のトラブルがあって急ぎで警備員を出さなくてはいけなくなっても、安心してシフトを組むことができます。
しかし問題は、登録している警備員の数が増えれば増えるほど、管理しなければいけない個人情報が増えてしまう点です。
個人情報の詰まった履歴書のファイルなどを紛失したりしてしまったら、大変なことになってしまいます。
さらに、膨大な警備員のリストから、目的や条件にあった警備員を探し出すのが困難になります。
そこで警備スタッフ管理システムを使うことで、全警備員の情報を一元管理し、システムにアクセスできる人を限定することで、個人情報の管理という問題が解決します。
また、警備スタッフ管理システムには検索機能を有しているものが多く、条件や検索ワードなどで警備員を絞り込むことができます。
管理システムさえ見れば、全警備員から最適な人を抽出して、簡単にシフトを組むことができるのです。
勤怠管理や給与計算が簡単
警備スタッフの就業時間は人それぞれバラバラであり、勤怠管理をするのはとても大変なのですが、管理システムを使うことによりその手間が大幅に減ります。
これまでは現場についたときや、警備を終了する際に本部へ電話で連絡をして勤怠を管理しているケースが多いのですが、警備スタッフ管理システムを導入することで、警備スタッフがスマートフォンなどの端末から終了報告ボタンを押すだけで勤怠を記録することができます。
またこの記録されたデータを元に、勤務時間を集計して給料計算まで自動で行ってくれる管理システムもあります。
そのため警備会社は電話を受ける必要がなく、警備員も電話が空くまで繋がるのを待つ必要もありません。
勤怠データから給与を計算する際にズレを生じることもなく、間違った給与を算出してしまう恐れもありません。
稼動状況が分かりやすい
トラブルなどに対して早く対応するため、警備スタッフの稼働状況を把握しておくことが大切です。
しかしどのスタッフがどの派遣先に行っているかがすぐに分からないと、対応が遅くなり警備スタッフの派遣先企業からの信用を失います。
警備業はスピードをもって対応しなければいけません。
そのため管理システムを使うことにより稼働状況をすぐ分かる状態にし、急な出動でも対応できるようするべきです。
またイベントの多い時期は、警備員のニーズも増えます。
そのため、繁忙期が近づく前に、現在空いている警備スタッフがどのくらいいるのかを把握しておくことが重要です。
繁忙期の案件数よりも警備スタッフが足りなくなると予想されるときは、短期バイト、パートなどの求人を出して登録スタッフを増やす必要があります。
社内引継ぎが簡単
扱う情報が多いとそれだけ社内の引き継ぎが大変になります。
警備業は24時間で対応することが多いので、管制では毎日引き継ぎが発生します。
そこで、ひとつの管理システムの画面ですべての情報やその日の状況が確認できると、次に担当の人が把握しやすくなります。
前の時間の担当者が帰宅してしまっても安心ですよね。
さらに社員が離職することで発生する社内引継ぎでも、警備スタッフ管理システムは大変便利です。
システム1つに必要な情報が入っているわけですから、引継ぎ漏れを防ぐことができます。
警備スタッフ管理システムに必ず欲しい機能とは？
警備スタッフ管理システムのメリットについてお分かりいただけたでしょうか？
しかし警備スタッフ管理システムには、様々な種類があります。
どれを選べばいいのでしょうか？
そこで、警備スタッフ管理システムに必須ともいえる機能をご紹介します。
シフト管理、勤怠管理
警備会社は複数の警備先と複数の警備スタッフをすべて管理しなければいけません。
「誰をいつ、どこに派遣するか」、「きちんとシフト当日に出勤してくるか」「急な出動があっても対応できる警備スタッフがいるか」ということを把握しなければなりません。
しかし一人ひとり確認をしていては、それだけで1日の業務時間が終わってしまいます。
シフト管理、勤怠管理については警備業以外の業種でもシステムを活用している企業が増えてきており、警備会社でも利用しない手はないでしょう。
また、記録や集計は人の手でミスが起こりやすい作業です。
システムによって自動化し、ミスを削減しながら時間も節約すべきなのです。
給与計算
勤怠管理ができるシステムでは、その勤怠データを元に給与計算まで自動化してくれるシステムがあります。
警備業では日払いに対応している企業も多いでしょう。
日払いができると警備スタッフの求人を出しても人が集まりやすいからです。
しかし人が集まりやすい一方で、毎日給与を計算し支払う業務が発生します。
人によって、派遣先によって単価や勤務時間が異なり、毎日人の手によって計算していては、必ずミスが発生してしまいます。
日払いを目的に求人に応募する人は、急ぎで現金を必要としている場合があり、そこで給与計算でミスしてしまうと信用を失い、もう二度とそこの警備会社で働いてくれなくなる可能性もあります。
警備スタッフ管理システムで勤怠データを元に自動で給与計算がされれば、毎日の面倒な作業から解放され、ミスも防ぐことができます。
警備スタッフの方からしてみても、安心して仕事ができますよね。
警備スタッフの検索機能
警備スタッフの管理をするためには、すぐに警備スタッフの情報を検索できる必要があります。
管制が現在稼働中のスタッフを把握することはもちろん、今後のシフトを決める上でも警備スタッフの検索機能が役に立ちます。
現場にアクセスしやすい人、力のある若い男性など、案件によって求められる条件は異なると思います。
いちいち目視で警備スタッフのリストから探していては、いつまでたってもシフトが完成しません。
検索ワードや条件から該当する警備スタッフだけ抽出し、シフトに入れるか調整したほうが効率がよいのです。
また、急な出動があっても、すぐに派遣可能な警備スタッフを見つけることができます。
素早い対応はクライアントからの信用に繋がります。
警備スタッフ管理システム3選
警備スタッフ管理システムについて、必須ともいえるおすすめの機能をご紹介しました。
それらを踏まえて、おすすめの警備スタッフ管理システムをご紹介したいと思います。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）は、1つで営業、警備スタッフの管理、配置、勤怠管理、給与計算、請求管理など、警備業におけるすべての業務を管理することができる管理システムです。
機能が充実しながらも、価格は低く抑えられており、費用対効果の良い管理システムです。
価格も品質の一部として捉えているからこその価格の低さなのです。
「システム」というと難しそうだな、と思うかもしれませんが、誰にとっても分かりやすいインターフェースであり、Excelでインポート・エクスポートも可能で使いやすいシステムです。
利用中に困ったことがあってもすぐに質問のヘルプデスクがあるので安心です。
＞＞GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら＜＜
警備Pro
警備Proは、受注実績、完成実績、得意先情報、配置先情報、警備員情報などを管理し、請求集計や給与集計、入金伝票の作成などもできる、警備スタッフ管理システムです。
AIによる管制自動配置システムが特徴的で、業務の効率を格段にアップさせます。
さらに電話との連動で、対応履歴も管理できるので、後になってやり取りを見直したい、となったときに便利です。
出張操作指導やリモートメンテナンスなどのサポートもあるので、初心者の方でもすぐに使えるようになります。
ただし、登録したデータを後で集計して資料にする際は、資料の自動作成機能や分析機能が搭載されていないため、自力で行う必要があります。
もし情報を登録する・管理するだけでなく、後でそれらの情報を利用する予定があるのであれば、他の管理システムの方が良いかもしれません。
ShiftMAX（シフトマックス）
ShiftMAX（シフトマックス）は、クラウドにデータを管理できる警備スタッフ管理システムです。
クラウド上での管理なので、いつでもどこでもデータにアクセスすることができ、支店が分かれていても最新の情報を共有しあうことができます。
さらにデータをExcelで出力、入力することができるので、操作も簡単です。
勤怠管理の機能においては、設定項目をカスタマイズすることができ、細かな就業規則に対応することができます。
各社、事情が違っても使えるのがいいですね。
警備スタッフは管理システムでの管理がおすすめ！
警備業では、警備スタッフの情報や派遣先企業の情報以外にも扱う情報は多くあります。
そのため少しでも手間を減らすこと、また間違いを減らすことは大切なことなのです。
そのため警備スタッフを管理するにはシステムを使った管理がおすすめです。
しかし簡単に使うことができないシステムであれば、使いこなすことができず意味がありません。
今回ご紹介したような機能を持ち、使いやすい管理システムを選ぶことをおすすめします。
管理システムによってはデモ版が使えたり、事前に営業担当の方に画面を見せてもらうことができたりします。
色々と比較してみて、自社にあったものを選びましょう。
警備スタッフ管理システムで、日々の業務をより良くしていきましょうね。
