【比較】警備スタッフの管理はソフトを使おう!おすすめのソフト3つ

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警備スタッフの管理で頭を悩ませているのなら、警備業向けのソフトウェアを利用してみてはいかがでしょうか?

 

「シフトを考えるのが大変・・・・・・」

「現場に到着した連絡が来ない!」

「給与計算が面倒」

「請求漏れがなくならない・・・・・・」

 

このような悩みを抱える警備業の会社は多いでしょう。

しかしソフトウェアで管理することで、業務負担が減って混乱することもなくなるとしたら、導入しない手はないですよね?

 

そこで今回の記事では警備業向け管理ソフトについて、何ができるのか、どのようなメリットがあるのか、おすすめのソフトなどの情報をまとめてみました。

 

警備スタッフの管理ソフトとは?

警備業の会社で管制業務や経理を担当している方にとって、警備スタッフの管理が大きな問題になっていることはないでしょうか?

警備スタッフの管理は、24時間体制で多くの人数が関わっていることが多いため、「正確に、スムーズに、簡単に」というわけにはなかなかいかないものです。

 

例えば、警備員が交代する朝夕のタイミングでは、連絡が集中してしまうため管制の負担は大きく、人員をもうひとり増やしたほうがいいのか検討しているケースもあります。

警備スタッフには自宅から直接現場に向かってもらう形をとっている警備会社では、現場についたのか、業務を終えて帰宅するのか、会社にいながら把握するにはスタッフから連絡をもらうしかありません。

警備中に中間報告を義務付けている場合はさらに連絡回数が増えます。

その連絡を電話で行っている場合は、その対応に追われ、他の業務に手を付ける暇もないほどです。

その他にもシフトの作成や警備スタッフの求人、給与計算や支払業務、請求管理など、警備業で生じる業務は多岐にわたります。

 

そこで、警備業向けの管理ソフトを使って、スタッフのデータからシフト、勤怠、給与まで、さらには警備員を派遣するクライアントの情報や請求情報など、あらゆる情報を管理することで、業務負担を軽くすることができます。

 

それでは、実際に警備スタッフ管理ソフトを導入することで、どのようなメリットがあるのでしょうか?

導入前と導入後の変化を紹介しながら、具体的なメリットをご紹介したいと思います。

 

警備スタッフ管理ソフトを利用するメリット

警備スタッフ管理ソフトを導入することで、次のようなメリットが得られます。

 

警備員の情報を一元管理できる

警備会社に警備員として登録しているスタッフには様々な人がいると思います。

正規雇用の場合もあれば、アルバイトやパートというように雇用形態が違う場合。

短期雇用の人もいれば長期で働く人もおり、男性や女性、年齢、居住地などスタッフによって様々です。

よって、その様々な人の中から、クライアントの要望や案件の条件にあったスタッフを選ばなくてはいけません

 

警備業務は大きく分けて4つに分けられますよね。

 

  • 施設警備:ビルや住宅、駐車場などの
  • 交通誘導警備、雑踏警備:工事現場の誘導やお祭りなどのイベントでの誘導など
  • 輸送警備:現金や貴重品などの輸送警備
  • 身辺警備:対象となる相手の身を守る警備

 

この中で、例えば身辺警備はやはり女性や高齢のスタッフよりも、体力のある若い男性などの方が向いていますよね。

同じ施設警備でも、日中の時間と夜間では危険度が異なりますから、派遣する警備員の向き不向きを考えるべきです。

また、できるだけ各スタッフの居住地から近い場所の方がスタッフもやりやすく、当日欠勤を防ぐことにもつながります。

 

しかし警備員の情報を複数のファイルにまとめていたり、社内の各担当者ごとに別の資料をもっていたりすると、警備スタッフの配置を考えるのが大変な手間になります。

ひとりひとりの情報を目視で確認していくのは、登録しているスタッフ数が多くなれば多くなるほど手間になってしまいます。

 

そこで、警備スタッフ管理ソフトを使うことで全スタッフの情報を一元管理し、条件に該当するスタッフを検索機能で絞り込むことができます。

短い時間で、最適な警備員を配置することができるのです。

 

勤怠管理や給与計算が簡単

スタッフはきちんと現場に向かったか、何時に業務を終えるか、次の警備スタッフに無事バトンタッチできたのか、警備員の勤怠管理をしっかり行わなければなりません。

しかし会社にいる管制担当の社員にとって、遠隔で働く警備員の勤怠状況を直接確認することはできません

施設警備などでタイムカードが現場に設置されている場合はいいのですが、交通誘導などは屋外での勤務になるため基本的には現場についたことや業務を終えることを本部に連絡してもらう必要があります。

そのため、スタッフからの電話連絡を受けなくてはいけず管制にとって大きな手間となったり、その電話連絡の時間を記録しておき後で集計作業をしなければいけません。

 

また、警備員の勤務時間は時間帯が様々なため、給与計算も他の業種より複雑で大変と言えます。

また支払のタイミングも人によって異なり、日払いや週払い、月払いということもあるでしょう。

そのためひとつひとつ計算をしていては時間がかかってしまい、警備会社の経理担当の負担が大きくなってしまいます。

負担が大きくなれば、それだけミスを起こしてしまう可能性も高くなります。

 

しかし警備スタッフ管理ソフトを使うことにより、警備スタッフはスマートフォンなどの端末から出勤、退勤の通知をボタンをタップするだけで送信することができ、勤務時間を自動で集計することができます。

さらにその勤怠データを元に、給与の計算も簡単にできるようになります。

勤怠データに紐づいているため、計算を間違えるようなこともなく、支払い時の間違いなどのトラブルを避けることができます。

記録と計算を自動化することで、作業時間短縮、ミスの防止、警備スタッフとのトラブルの防止という3つのメリットを得ることができるのです。

 

稼動状況が分かりやすい

労働開始時間や終了時間がまちまちであり、警備スタッフは稼働状況を把握するのが大変です。

また労働先も数多くあるため把握をしておかないと、トラブルがあった時に対応ができません。

急な出動が必要になったとき、他の場所の警備中ではなく、かつ動けるスタッフを見つけなくてはいけませんが、稼働状況は常に変化するため警備スタッフの一覧だけでは把握し切れません

 

管理ソフトでは、誰がどこに、いつ常駐しているのか、たった今は稼働中なのか非稼動なのか、ということを一目で確認することができます。

空いている警備員だけを抽出することができるのです。

緊急のトラブルでもすぐに対応ができますね。

 

警備員が必要になる状況というのは、緊急の状況ですから、すぐに現場にスタッフを派遣しなくてはいけません。

そのため、派遣する警備スタッフを決める時間を短くすることは、お客様からの満足度向上につながります

 

社内引継ぎが簡単

管制業務は24時間行う警備会社が多いのではないでしょうか?

そのため管制担当の社員はシフトを組み、時間になったら次の人へ交代します。

ここで引継ぎがうまくいかないと、トラブルの元になります。

 

「1時間前に緊急案件で誰々を派遣した」

「どこどこに常駐するはずだったAさんが急病で、代わりにBさんに入ってもらった」

 

など最初の予定をは異なる状況になっていることもあり、今何が問題か、どのような状況になっているかを引き継がなくてはいけません。

これを口頭だけで済ませてしまうと、引継ぎ漏れになったり、伝え方が悪く認識のズレを引き起こしたりします。

 

そこで警備スタッフ管理ソフトを使うことで、現在の状況を分かりやすく、簡潔に伝えることができます。

今までの対応履歴を記録できる管理ソフトもあるため、前の時間の担当者が帰宅してしまったあとでも履歴を見返すことができるのです。

 

警備スタッフ管理ソフトに必ず欲しい機能とは?

警備スタッフ管理ソフトのメリットについてお伝えしました。

導入したくなってきた方もいるのではないでしょうか?

 

しかし警備スタッフ管理ソフトは様々な種類があります。

どれを選べば良いのでしょうか?

 

そこで、警備スタッフ管理ソフトのメリットを最大限引き出すために、欠かせない機能をピックアップしてみました。

これらの機能をもつ警備スタッフ管理ソフトの導入をおすすめします。

 

シフト管理、勤怠管理

警備スタッフの管理ソフトに最も必要なものは、シフト管理、勤怠管理といえるでしょう。

メリットの紹介でもお伝えしたとおり、これらの機能があることで、警備スタッフ、管制、経理担当、みんなの手間が軽くなります

次で紹介する給与計算の元データにもなりますので、シフト管理と勤怠管理は必須の機能です。

 

給与計算

管理ソフトを使わないと、勤怠データを集計した上で給料計算をする必要があります。

しかし管理ソフトを使うことにより自動的に給料計算までしてくれるので、警備会社の負担は軽くなります。

 

また給料計算の間違いは、警備スタッフの信用にも繋がります

信用がなくなれば、辞めてしまうスタッフも増え、警備会社のサービスを支える警備員がいなくなってしまいます。

警備スタッフとの信頼関係を築くためにも、 管理ソフトによって給与計算のミスを防ぐべきです。

さらに、勤怠・給与計算機能と連動して、警備員を派遣した先への請求を管理できるソフトウェアもあります。

 

警備スタッフの検索機能

派遣先や業務内容に応じて適切な警備スタッフを見つけるため、検索機能が使えることで、業務負担を軽くし、さらに業務時間の短縮も実現できます。

 

そして緊急時の警備員派遣のスピードもはやくなります

スピードは他社との競争においても重要なポイントです。

いちいち人力で警備員の情報を調べている警備会社は、これから先、生き残っていけません。

 

おすすめの警備スタッフ管理ソフト3選

それでは前述の必須機能をもとに、おすすめの警備スタッフ管理ソフトをご紹介します。

導入の際の参考にしてみてください。

 

GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)

GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)とは、警備スタッフの就業管理、情報管理や給与管理だけではなく、コンプライアンスに繋がるような契約書の管理、スタッフの保険管理など、警備業における一連の業務全般を管理をすることができる総合管理システムです。

営業案件の管理や請求管理、入金管理などもできるので、「GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)1つで何でもできてしまう」と機能の充実性とそれに反する価格の安さで評価されています。

 

サポート体制も充実していますので、使っている途中でトラブルが生じても安心です。

警備業はスピード勝負ですから、サポートのスピードも大切ですよね。

 

>>GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)の詳細はこちら<<

 

☆気になる口コミ・評判も要チェック☆

 

警備Pro(警備プロ)

警備Pro(警備プロ)は、2017年1月時点で導入ユーザーは9,589ライセンスとなっており、年々ユーザー数が増えている管理ソフトです。

AI型の管制自動配置システムを備えており、管理業務の負担が軽くなるでしょう。

勤務予定や給与などの管理をすることができ、自動計算をすることができるため時間や経費を削減することができます。

ただし給与等の金額については締め処理をしなければ帳票出力されないため、ある程度は人間の手で作業をする必要があります。

 

ShiftMAX(シフトマックス)

ShiftMAX(シフトマックス)は、Excelでのデータ加工とクラウドでのデータ管理が直結した管理ソフトウェアです。

使いやすく、かつ最新データの共有がいち早くできるため、スピードを求める警備業において力を発揮しています。

警備スタッフ側にとっても勤怠の打刻が簡単にできるため、老若男女問わず使いやすいツールです。

 

 

警備スタッフはソフトでの管理がおすすめ!

警備スタッフをソフトウェアを使って管理することで、「いままでの苦労はなんだったのか・・・・・・」と驚くことになるでしょう。

負担が軽くなり余裕が出てくると、社内の雰囲気やスタッフとの関係も良くなっていくと思います。

日々技術は進歩していますので、このような警備スタッフ管理ソフトをぜひ利用していきましょう!

 

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