警備会社の皆さん、テレワークの導入はできていますか?警備会社がテレワーク化するための方法

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

この数ヶ月で「テレワーク」という言葉を頻繁に耳にするようになりました。

実は、このテレワークとは最近始まったものではなく、政府は2013年にテレワーク導入の推進を打ち出していたのです。

しかし、働き方改革として進められてきたテレワーク導入はなかなか浸透していませんでした。

そんな中、今回の感染症対策によりテレワーク導入を行った企業も多いかもしれません。

テレワーク導入をしようと思っても、オンライン化のシステムが整っていない、などと諦めてはいませんか。

今回はそんな企業の中から警備会社のテレワーク導入についてのメリットや、便利な管理システムについてご紹介いたします。

 

警備会社も例外ではない!テレワーク導入のメリット

警備会社だからテレワーク導入が難しい、とお考えではないでしょうか。

テレワークによるデメリットを考えるのではなく、警備会社でもテレワーク導入により得られるメリットを見ていきましょう。

 

社員の働きやすさの実現

テレワーク導入をすることによって、社員の働きやすさはどの様に変わるのでしょうか。

テレワーク導入された企業の社員に、テレワーク導入のメリットについて調査してみると通勤によるストレスがなくなったという解答がトップにくるのです。

社員によっては通勤時間に往復で何時間もかかっていたということもあったでしょう。

また、その通勤時間は満員電車の中でストレスフルに過ごしていた人がほとんどかと思われます。

通勤は「時間」「体力」の消耗と満員による人混みのストレスで心身への負担が大きいと言われています。

しかし、出社の必要がなく勤務が可能なテレワーク導入がされると、それらの通勤時間を始めとしたストレスから開放されることでしょう。

そのため、ベストな状態で仕事に取り組めることができたり、今までの通勤時間を仕事や勉強、家族との時間に充てることができ、充実した時間を過ごせるようになるでしょう。

 

緊急時において出勤が不要になる

テレワーク導入をしている企業の場合、会社に出勤せずとも自宅などで勤務が可能になります。

そのため、出勤が懸念される緊急時による状況下での危険な出勤も、もちろん不要となります。

台風や大雪など悪天候による交通機関の乱れに加え、震災などによる災害発生時にも出勤を強いられることは今までにあったかもしれません。

また、感染症拡大防止などの緊急時における出勤が懸念される状況となった場合でも、テレワーク導入をしていた場合、出勤をせず勤務が可能となります。

震災などでオフィスが災害被害にあっていても、テレワーク導入を行っていれば事業の継続をすることが可能となります。

社員がさまざまな場所から仕事をすることが可能であるということは、リスク分散という観点からもメリットに働きます。

 

オフィスをコンパクトにして家賃カット

テレワークを導入することによってオフィスの家賃がカットできるというメリットがあります。

テレワークを導入するということは、オフィスで働く社員が減るということです。

そうすると、社員全員が出社する必要がなくなるため、広いオフィスを維持している必要はなくなります

また、オフィスの一部をサテライトオフィスとして、賃料の安い郊外や地方に移すことも可能となります。

テレワークを導入することによって、オフィスの家賃コストが削減する他、オフィスにおける運営費用や通勤手当などの削減にも繋がると言われています。

 

警備会社がテレワークを導入できない理由

テレワークの導入を進めようと思っても、警備会社ではさまざまな問題が懸念されています。

それは、一体どんな理由でテレワークの導入が困難なのでしょうか。

 

書類が多い

テレワーク導入を進めるにあたり、問題と言われている理由の多くに書類でのやりとりが多いことがあげられます。

警備会社では警備スタッフの個人情報などは書類で保管していることが多く、それらを外へ持ち出すことは禁止されていることがほとんどで、業務上難しいといえるでしょう。

書類の管理方法がデータ化されない限り、警備会社でのテレワーク導入が困難な理由の一つといえるでしょう。

 

オフィスに詰めていないと警備スタッフやクライアントと連絡が取りづらい

警備スタッフをさまざまな場所へ派遣する警備会社では、警備スタッフの出勤・退勤連絡は業務の特性上、電話でのやりとりが多くなっています。

また、クライアントとも同じく電話でのやりとりが多く発生し、オフィスでないと電話が受けられず、連絡が取りづらくなってしまいます。

そのため、警備スタッフを派遣する警備会社では、テレワーク化によって電話が使えなくなるのは死活問題です。

 

判子を押せるのはオフィスだけ

日本は警備会社に限らず、「判子」による書類でのやりとりが社内外問わず多くあります。

2001年4月から電子署名法が施行され、電子署名が手書きの署名や押印と同等に通用することとなっています。

しかし、電子署名だけでは何らかの要因で法的根拠を求められたときに不安であるとか、データでのやりとりに流出のリスクを懸念する声もあります。

また、判子をスキャンしデータとして押印するケースもありますが、こちらもセキュリティ不足から複製などを不安視する声があります。

判子を押印するという作業は法的に「本人が意思を持って押印した」という根拠にもなります。

その判子はセキュリティによって管理され、オフィスでしかできない作業となるのです。

判子を押印するために出社が必要となると、テレワーク導入が困難になる理由になってしまうのです。

 

対面>メールやチャット

近年はメールに加え、ビジネスツールの一つにチャットツールを利用する会社も増えてきました。

しかし、メールやチャットは顔が見えないことにより、コミュニケーション不足になってしまう懸念があります。

また、文章では読み手と書き手で捉え方が180度変わってしまうこともあります。

顔が見えないので、確認事項があっても気軽に問いかけられなかったり、相手がどういった状況か分かりづらく、コミュニケーション不足が発生してしまいます。

テレワーク導入をすると、社内のコミュニケーションの基本はチャットとなるでしょう。

しかし、チャット文化に慣れていない企業では、どのようなチャットツールを使えばいいのかといった疑問や、チャットでのやりとりを難しいと感じる社員もいるかもしれません。

人と接することが多い警備会社では、対面によるコミュニケーションを求める声が多いことが、テレワーク導入を難しくしている理由の一つかもしれません。

 

警備業向け管理システムを使えばテレワークを導入できます

さまざまな理由からテレワーク導入が懸念されがちな警備会社ですが、警備会社向けの管理システムを利用することで、テレワーク導入を実現させることが可能となります。

警備会社向け管理システムとはどの様なものなのか、ご紹介していきます。

 

クラウド型だからどこでも利用できる

警備会社向け管理システムはクラウドで利用できるので、インターネットに接続されたパソコンやスマートフォンがあれば、どこにいてもアクセスが可能となります。

またクラウド型の場合、システム運用のコスト削減や災害時など不測の事態のでも事業継続が可能となります。

クラウド型の管理システムがあれば、警備会社でもテレワーク導入を進めることができるでしょう。

 

業務に関わるデータを一元管理

警備会社向けの管理システムはすべてのバックオフィス業務を一元管理することが可能です。

業務をクラウドで一元管理が可能となれば、わざわざ会社に出勤する必要はなくなります。

インターネットに接続できるパソコンがあれば、会社に出勤しているのと同じクオリティで業務を進めることができるでしょう。

 

警備スタッフやクライアントともシステム上でリアルタイムコミュニケーション

警備会社向け管理システムを使えば、警備スタッフの出勤・退勤報告をシステム上でリアルタイムに受けれるのはもちろん、求人情報の公開や応募もリアルタイムに行えます。

警備会社では電話でのやりとりが多く発生していましたが、システム上でのやりとりに移行できれば、会社での電話の取次作業の業務の必要がなくなります

 

その他のテレワーク向きツールと併用すればもっと便利

テレワーク導入に向けて、警備会社用の管理システムの他に必要なものは何があるのでしょうか。

まずはテレビ会議用のビデオツールです。

複数人で会話をする場合、顔が見えていないと誰が発言しているのかわからなくなってしまいます。

また、顔を合わせることでコミュニケーションも取りやすくなるでしょう。

今はビデオツール用のアプリもいくつかリリースされています。

室内の映り込みが気になる場合には背景を設定することが可能なビデオアプリもあります。

いくつか試してみて、業務に使いやすそうなものを選んでみてはいかがでしょうか。

 

また、離れた場所にいても気軽にコミュニケーションをとれるようにチャットツールの導入も必要といえるでしょう。

こちらも、さまざまなビジネス用チャットツールがリリースされています。

他のツールと連携が可能だったり、コミュニケーションがとりやすいように感情を表すスタンプが豊富だったり、自作の絵文字を使うことが可能なチャットツールもあります。

こちらも業務に使いやすそうなものや、会社の雰囲気に合ったものを選んでみてはいかがでしょうか。

これらのような便利ツールを使って、テレワーク導入をしていきましょう。

 

警備会社のテレワークを実現できる警備業向け管理システム

警備会社のテレワーク導入を実現するために、警備業向け勤怠管理システムの導入が欠かせないアイテムであることは十分にご理解いただけたと思います。

それでは、警備会社向けの勤怠管理システムにはどういった物があるのかご紹介していきましょう。

 

GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)

GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)は警備会社向けの総合管理システムで、営業支援、採用、警備員管理、受注、配置、契約、勤怠、仮払、給与、賞与、保険、年末調整、請求、回収予定、入金、統計、財務連動などの警備会社におけるあらゆる業務を標準装備で一元管理できるソフトウェアです。

バージョンアップもマメに行われており、リリース以来10,000点以上の改修改善、機能拡張が行われています。

パソコンなどの操作が苦手な方にも使いやすいと評判のインターフェースで、サポート体制も整っています。

 

警備会社では警備スタッフの欠員を出さないことがクライアントから信用されるために欠かせないこととされています。

しかし、無断欠勤や寝坊による遅刻の人員が出てしまった場合、シフトに穴があいてしまいます。

欠勤や遅刻が決定してから確認の連絡や、代替者に出勤の依頼をしていたりすると、同じシフトに入っている警備スタッフにもしわ寄せが来ます。

また、クライアントからのクレームの種にもなってしまいます。

しかし、GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)にはそういった出勤状況の把握について備わっている嬉しい機能があります。

出勤予定の警備員が「起床」「出発」「到着」をスマートフォンから警備会社へ通知することが可能です。

もし「起床」の通知が来なかった場合、寝坊をしている可能性もあるかもしれません。

出勤時間より前に気付け、連絡をしたり対処をすることができるので、警備会社では大変重宝する機能なのではないでしょうか。

>>GUARD EXPRESS(ガードエクスプレス)の詳細はこちら<<

 

☆気になる口コミ・評判も要チェック☆

 

ShiftMAX(シフトマックス)

ShiftMAX(シフトマックス)はクライアントごとにカスタマイズが可能な警備会社向けの勤怠管理システムです。

スマートフォンや携帯電話からの操作が可能で、警備スタッフは指定の電話番号に発信し、必要な番号をプッシュするだけという簡単な操作で出勤・退勤報告がリアルタイムで可能な管理システムです。

ボタンを押すだけの操作なので、報告による間違えが軽減されたという声もあります。

そして、この報告は自動的にデータベースに反映されるのです。

警備会社はクラウドに送られてくる出勤・退勤連絡を確認すれば良いので、会社での電話対応の業務に追われる必要がなくなります

会社での電話対応業務の必要がなくなると、テレワークの実現が見えてきますね。

 

そのクラウドに届いた出勤・退勤のデータから給与の計算も自動で行えます。

そのため、経理業務の軽減にも繋がるでしょう。

また、使い慣れた人が多いExcelをクラウド上にアップロードして管理することができるので、シフト管理や帳票などを今までの使い慣れた状態で利用することができるため、非常に簡単で使いやすい管理システムなのです。

 

今こそ警備会社もテレワーク導入の時!

警備会社という業種柄、現場で働く警備員はもちろん、管制業務においてテレワーク導入を実施することは難しいと言われてきました。

しかし、昨今の世界規模の感染症対策による影響や台風や大雪など通勤がどうしても困難なときはこれからもあるでしょう。

今こそ、警備会社もテレワーク導入のときをむかえているのです。

新しい生活様式を取り入れることに加え、ビジネスの効率をアップさせるためにも、テレワーク導入を前提にしたシステムの導入を警備会社のみなさんも考えてみてはいかがでしょうか。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加