警備の勤怠管理について悩んでいませんか？
毎日、稼動する警備スタッフは複数、案件も複数、シフト交代のタイミングも複数。
それらをすべて警備会社の本部は管理しなければなりません。
なぜなら、その勤怠データを用いて給与計算や請求を行うからです。
しかし膨大なデータになるため、管理するのは大変です。
そこでおすすめしたいのが、警備の勤怠管理システムです。
今回の記事では、警備の勤怠管理システムについて、その必要性や機能、導入によってどのような変化が起こるのかなどについてまとめてみました。
警備の勤怠管理で頭を抱えている警備業の方は必見です。
目次
警備に勤怠管理システムは必要なのか？
警備会社が抱えている問題の一つに、警備スタッフの勤怠管理があります。
警備の仕事は24時間365日続いていることが多く、交代のタイミング、つまり各警備スタッフの就業開始時間や就業終了時間もまちまちです。
またこれらの勤怠管理をスタッフによる電話連絡で行なっていることが多く、電話連絡を受けるだけでも大変なのですが、電話を受けたあと何らかの方法で記録し、勤務時間を集計する必要があるのです。
そこで勤怠管理システムを導入することによって、 スタッフは終わった時の電話連絡が必要なく、スマートフォンなどでボタンをタップするだけで勤怠管理システムに自動的に記録させることができるのです。
そこから勤務時間を集計することも自動で、給与計算機能を備えた勤怠管理システムであれば、給与計算も自動で行うことができます。
警備の勤怠管理システムを導入するだけで、現場の負担は圧倒的に軽くなるのです。
確かに昔ながらのアナログな方法で勤怠を管理することもできます。
警備スタッフや案件数が少ない場合は、システムを導入することでむしろ赤字になってしまうかもしれません。
しかし管制や事務作業のために社員の増員を検討するほど警備スタッフや扱う案件数が多くてんてこ舞いになっている警備会社は、むしろ警備の勤怠管理システムの導入を積極的に検討するべきです。
警備 勤怠管理システムに必須の機能とは？
それでは警備の勤怠管理システムについて、どのような機能があるのか具体的にご紹介したいと思います。
勤怠管理システム、というので勤怠管理機能だけではないかと思われるかもしれませんが、多くのシステムにはそれ以外の機能が付属しています。
「警備業の」勤怠管理システムとなると、他の機能と合わせて使用したほうが効率的だからです。
しかしシステムによって機能もバラバラです。
そこで警備の勤怠管理システムで必須といえる機能についてご紹介したいと思います。
勤怠管理システム
まずは、当然ですが勤怠管理システムです。
とくにおすすめなのが、警備スタッフがスマートフォンなどの端末から出勤、退勤を通知できるシステムです。
本部からどんなに離れた場所での勤務でも、管制が勤怠状況を把握することができます。
システムによっては、出勤、退勤だけではなく、起床・出発・到着など細かいステータスの管理も可能です。
「起床」が通知されなければ寝坊して遅刻する可能性があり、電話をしたり、別の人を急遽シフトにいれることもできますよね。
勤怠管理システムは勤怠を記録するだけでなく、リスク管理にも使えるのです。
警備スタッフのデータ管理
警備スタッフはそれぞれ就業先が違い、就業可能時間も異なってきます。
また、年齢や性別、居住地も異なります。
シフトを考える際には、それらを踏まえて考えなくてはいけません。
警備スタッフの状況をすぐに把握できるようなデータ管理の方法が必要となってきます。
履歴書をファイリングすると、警備スタッフの人数が増えることでファイルも増え、管理が大変です。
そこで勤怠管理システム上に警備スタッフの情報も管理することができれば、1箇所に情報をまとめて管理がしやすくなります。
警備スタッフの検索
警備スタッフのリストの中から、案件にある警備スタッフを探すのに、どのような方法をとっていますか？
ひたすら履歴書の中からファイルで探しますか？
それとも記憶を頼りに？
警備スタッフのデータ管理ができる勤怠管理システムの多くは、検索機能も持ちあわせています。
リストの中から条件にあった人を、検索機能を使って数秒で絞り込むことができます。
もし急なトラブルで警備員を出動させなければいけなくなると、今すぐ動ける人を見つけなくてはいけません。
履歴書のファイルをぱらぱらとめくっている時間はないですよね。
検索機能を使って一瞬で見つけることができます。
警備スタッフの給与計算
警備の勤怠管理がラクになることで、給与計算もラクになった方がいいですよね？
勤務時間の集計まではシステムで自動化できても、給与計算が人の手によって行われていたら計算ミスを起こしてしまう可能性があります。
警備業では就業時間帯によっても基本給が異なってくることから、人間が計算するには時間がかかり間違いの元になります。
その他にも案件によって単価が異なったり、人によって給与支払のタイミングが違うこともあります。
しかし勤怠管理システムで給与計算まで自動化することができれば、このような問題に頭を抱える必要はありません。
また、給与計算を続けて間違えていると、警備スタッフのモチベーションが下がってしまい信頼関係も築けなくなってしまいます。
このため警備業を続けている上で、給与計算はミスを起こすべきではない重要な業務なのです。
警備派遣先への請求管理
警備スタッフの勤怠管理をすることは、スタッフへの給与支払いだけではなく、警備派遣先への請求管理と繋がっていきます。
何人が何時間対応したのかで請求金額が異なりますから、それらが自動計算されて締め日に一覧になっていたら、ぬけ漏れもなく簡単に請求管理ができます。
請求漏れが発生してしまうと、あとで請求する必要がありますが、相手の会社に迷惑をかけてしまいますよね。
また、雑な印象を与えてしまうので、今後の取引を継続していく上でマイナスになってしまいます。
警備 勤怠管理システムの導入でどう変わる？
警備の勤怠管理システムには、どのような機能があるのかご紹介しました。
では、システム導入後、どのような変化が警備会社に起こるのでしょうか？
警備スタッフの稼働状況の把握が簡単
それぞれの警備スタッフが派遣先や就業時間などがバラバラであるため、本部ですべての稼働状況を把握するのが難しかったのですが、勤怠管理システムを導入することにより、一つの画面でどの警備スタッフが現在どのような状況か、すぐに把握することができます。
警備スタッフのシフト管理が簡単
多くの警備会社が24時間体制で警備を行っているため、シフト管理が非常に大切となってきます。
シフトに穴を作ることは許されません。
警備スタッフの個人情報、現在の状況、警備スタッフが必要な案件の詳細を照らし合わせることができるので、警備スタッフのシフト管理が簡単になります。
支払管理や請求管理が簡単
多くの管理システムでは、勤怠管理機能から給与の支払管理、請求管理へとデータを連結させることができます。
お金の出入りというのは、自社の利益を除いて一致するはずのものです。
支払と請求に齟齬がなければ、後で帳簿を修正や、迷惑をかけた警備スタッフやクライアントへの対応も必要ありません。
データの管理場所の違いによるミスを削減
Excelや紙などでデータ管理をしていると、社内で皆が最新版のデータを共有できるとは限りません。
管理場所やデータが違うだけでお互いの認識が異なるため、シフトの管理、スタッフへの支払い、派遣先への請求額などでミスを起こしてしまうかもしれません。
ひとつの管理システムでこれらを管理し社内共有することにより、ミスを減らすことへとつながるのです。
おすすめの警備 勤怠管理システム3選
警備業で勤怠管理システムを導入するメリットや、どんなことができるのか、イメージできたでしょうか？
導入してみたいと思った方もいるかもしれませんね。
そこでおすすめの警備の勤怠管理システムをご紹介します。
もし導入する製品をどれにするか迷った際は、参考にしてみてくださいね。
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）
GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）は警備業におけるあらゆる業務を管理できるオールインワンパッケージです。
営業、受注、配置、勤怠、仮払、給与、請求、入金など、すべての業務において力を発揮してくれます。
またそれぞれの情報がすべて連動しているため、例えば時給金額を変更しただけで派遣先企業への請求額も連動して変更されるような仕組みとなっています。
バージョンアップも随時行っているので、どんどん機能性、利便性が高くなっていくのも、この管理システムの特徴です。
リリース以来1万点以上の改修・改善を行い、常にユーザーのニーズに応えてきました。
プランも事業規模や利用シーンに合わせて3つの中から選べ、オプションを追加して機能を拡張することもできます。
万全のサポート体制も用意されているので、導入後の運用も安心です。
＞＞GUARD EXPRESS（ガードエクスプレス）の詳細はこちら＜＜
警備Pro
警備Proは、すでに1万近くライセンス販売されているシステムで、すべての警備スタッフの情報や派遣先の情報を一覧で確認することができます。
管制システムとして、AI型自動配置システムを搭載しており、本部をサポートしてくれます。
同じProシリーズのシステムには警備業における教育管理が出来る「警備教育Pro」があり、警備Proと連動が可能です。
教育段階の完了した警備員を、警備Proを使って出動させることができます。
ただし男女別の勤務時間、賃金平均、期間別の退職者人数などを出力できないため、社内の経営会議や労働基準監督署へ資料提出を求められた際などは、自分でデータをまとめて作成しなければいけません。
警備スタッフの管理だけでなく、その情報を加工して利用したい場合には向いていないかもしれません。
ShiftMAX（シフトマックス）
ShiftMAX（シフトマックス）は100社以上に導入されている警備業界向け勤怠管理システムです。
スマートフォンや専用の電話番号を使うことにより、 警備スタッフは警備会社に電話をすることなく終了報告を行うことができます。
またこの終了報告は勤怠管理システムと連動しており、改めて記録したり集計したりする必要がないので、間違いを起こすことなく、また大きく手間を減らすことができます。
管理インターフェースがExcelなので、誰もが使いやすく、クラウドでデータを管理するので離れた支店でも常に最新の情報を共有することができます。
Excelなら改めて入力方法を社員に周知する必要もないですよね。
警備 勤怠管理システムを導入しないのは勿体無い！
警備スタッフが就業している場所がまちまちであり、時間も一定ではありません。
その状況ですべての業務を人力で行うのは、ミスをして当然です。
しかし警備業向けの勤怠管理システムを導入することにより勤怠システムから、スタッフへの給与計算、派遣先企業への請求管理など、すべて一括で行うことができます。
手間が減るばかりか、ミスをなくすことができるのです。
多くの勤怠管理システムは導入時に工事などの必要がなく、ネット環境があればすぐに利用を開始することができます。
価格を抑えたシステムもあり、コスト面での心配をしている人も安心してくださいね。
警備業向けの勤怠管理しすてむは導入しないともったいないと言えます。
ぜひ、自社にあった勤怠管理システムを見つけてみましょう！
