人材派遣ソフトのメリットとは?導入前に確認しておくべきこと5つ

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人材派遣業に携わっている方にとって、派遣スタッフや派遣先企業の管理、それらに関する細かな、そして膨大な業務は、派遣スタッフやクライアントが多いほど負担になってしまっているのではないでしょうか?

自社の利益を考えれば派遣スタッフや派遣先企業は増えたほうがいいのですが、限られた人数でこれらの膨大な業務をこなすと1人あたりの負担は大きなものに。

 

そのようなときに役立つのが「人材派遣ソフト」です。

今回こちらの記事では、人材派遣ソフトのメリットと、会社に導入する前に確認しておくべきことを5つご紹介します。

 

人材派遣ソフトとは

「人材派遣ソフト」とは、派遣会社が業務プロセスを効率よく行うために使われるソフトウェアのことを指します。

派遣スタッフに仕事を振り分けたり、シフトを調整したり、給与計算や出勤依頼をしたりなど膨大に仕事があるのが派遣会社ですよね。

これらをすべて人の手で作業を行うと、かなりの時間と手間がかかってしまい、非効率です。

その上ミスも起こりやすくなります。

しかし「人材派遣ソフト」を導入することで、今までよりも格段に業務の効率化が進み、社員ひとりひとりに掛かっていた負担が軽くなるのです。

 

人材派遣ソフトのメリットとは

人材派遣ソフトがどのようなものか分かったところで、次は人材派遣ソフトのメリットについて5つご紹介します。

 

社内工数の削減

「仕事のIT化、効率化」という言葉を耳することがあるでしょうか?

機械やパソコンにに任せられるものは任せてしまえば、人の負担は減り、ヒューマンエラーによるミスも防ぐことができます。

派遣スタッフや派遣先企業の管理も人材派遣ソフトを使って効率化し、社内工数を格段に減らすことができます。

もし現在派遣スタッフが100人いたとして1,000人に増えた場合、人が対応するには負担が大きく難しいでしょう。

しかし人材派遣ソフトであれば、対応できるデータ量の範囲内であれば派遣スタッフの増加は苦ではなく、100人の派遣スタッフを管理するときと1,000人派遣スタッフを管理するときに違いはありません

 

派遣スタッフのデータを1つにまとめる

人材派遣ソフトは、派遣スタッフや派遣先企業に関する情報が変わっても、すぐに更新することができます。

そのため、スタッフの能力や資格、スキルなどの最新情報を、各社員がすぐに確認することができます

 

例えば社員Aさんが担当する派遣スタッフのひとりが英検1級を取得したとしましょう。

そしてAさんと同じ会社のBさんが、クライアント企業からの希望で英検1級を持っている派遣スタッフを探していたとします。

人材派遣ソフトを導入していれば、Aさんがその派遣スタッフの情報を即座に更新することで、英検1級を持っている派遣スタッフがひとりいるということが社内、つまりBさんにもすぐに共有することができます。

仮にこのような、常に最新の情報を正しく共有する体制やツールがなく、人に依存している運営状態では、社員が1人退職するだけでも仕事の効率を下げてしまいます。

 

派遣スタッフの状況が一目瞭然

人材派遣ソフトは、前述したように派遣スタッフのシフト管理ができるようになっています。

そのため派遣スタッフの稼働状況や稼働率が、システム内にて簡単に確認できるようになります。

そうすることにより仕事の分配や、派遣スタッフのスキルなどがより明確にわかるようになっているのです。

また、稼働率の悪い派遣スタッフがいないか確認し、なぜ稼働率が悪いのか状況を確認したり面談をおこなったりするなど、稼働率の改善にも利用することができます

 

派遣スタッフのマッチングが簡単

人材派遣ソフトでは、すべての派遣スタッフのデータを1箇所にまとめています。

つまりその中から、ある条件に1番ぴったり合う派遣スタッフを人力で探し出すのは大変ということです。

登録されている派遣スタッフが多いことは喜ばしいことですが、それだけ目的の人物を探し出すのは困難になってしまう、というジレンマを抱えている方も多いのではないでしょうか。

しかし人材派遣ソフトには条件で絞り込んで検索する機能を持っているものが多く、ひとりひとりの派遣スタッフ検索が非常に簡単なのが特徴です。

賃貸の物件検索サイトのように、条件を指定して誰でも簡単に検索することができ、派遣先企業とマッチングさせることができます。

 

給与計算や請求業務の簡易化

給与計算や請求業務について、「得意」「好き」という方はいますか。

正直、このような細かな事務作業が苦手、という方は少なくありません。

しかしお金に関することは会社の信用にも繋がりやすいため、ミスは起こしたくないものです。

そこで人材派遣ソフトを使うことで、このようなお金周りの管理も簡単にすることができます

 

人材派遣ソフト導入時のチェックポイント

人材派遣ソフトを導入するメリットをご紹介してきました。

しかしメリットは分かったものの、具体的にどのような人材派遣ソフトを選ぶべきなのでしょうか。

人材派遣ソフトを導入する際、チェックすべきポイントをご紹介します。

人材派遣ソフトにも様々な種類があるので、自分の会社のニーズに合わせて購入しましょう。

 

機能性は高いか

まずは求める機能を持っているかと言うのは重要ポイントになります。

人材派遣ソフトには様々な種類がありますが、ソフトによって少しずつ持っている機能が違います。

シフト管理や仕事の振り分け、給与計算などの基本的な機能はもちろんのこと、営業やマイナンバーの管理など、会社の求める機能が携わっているのかどうかをしっかり確認しておきましょう。

人材派遣ソフトを導入したものの機能性が低く、社員の負担が導入前とたいして変わらないのでは、導入した意味がありません

 

操作しやすいか

毎日業務で使用するものだから、操作のしやすさも重要ポイントですよね。

作業を効率的にこなすには、簡単に操作できるとよりやりやすくなります。

新しいツールを導入する際、好奇心の強い新しい物好きの社員は苦もなくすぐに慣れるでしょうが、新しいものを取り入れることが苦手な社員にとっては慣れるまでに長い時間とストレスが掛かります。

特に操作が難しいツールではそのストレスは大きく、場合によっては古い方法に固執する可能性もあり、人材派遣ソフトの導入や業務の効率化全体に悪影響を及ぼす可能性があります。

人材派遣ソフトは初心者でもわかりやすいものから、上級者向けにあらゆる機能が備わったものまで様々あります。

会社のニーズに合わせて、できるだけ操作のしやすいものを選んでおきましょう。

 

給与や請求のシーンで使いやすいか

お金周りの計算は、作業工程の中で最も手間がかかり、ミスも発生しやすいところですよね。

しかしお金周りの計算は最もミスを起こしてはいけないところでもあります

人材派遣ソフトによって給与の計算方法は様々あるので、会社にとって使いやすいものを選ぶようにしましょう。

保険や年末調整などの計算まで可能なものもあります。

ニーズに合わせて人材派遣ソフトの機能を確認しておきましょう。

 

社内共有しやすいか

会社のどの部署にいても人材派遣ソフト内のデータを確認することができたら便利ですよね。

人材派遣ソフトを選ぶ際のポイントとして、社内共有のしやすさも重要になってきます。

派遣スタッフ1人ひとりのデータを管理することができますが、管理できるデータの種類はソフトウェアによって少しずつ異なります

それぞれの部署のニーズを加味しながら、適切な機能を持ち合わせたソフトウェアを選びましょう。

また人材派遣ソフトによってはweb上でログインして社内以外の場所で使用することができるソフトもあり、マルチデバイスで使えるようなソフトもあります。

営業で社員が外に出ていることが多い派遣企業の場合は、このような人材派遣ソフトの方が便利でしょう。

その際はセキュリティのレベルについても確認しておくことをおすすめします。

 

 

おすすめの人材派遣ソフト3選

人材派遣ソフトのメリットと導入ソフトを選ぶ際にチェックすべきポイントが分かったところで、次は実際におすすめする人材派遣ソフトを3種類ご紹介したいと思います。

 

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は一元化されたオールインワンパッケージで、これ1つで、営業や人事、就業、給与、顧客、販売など、会社に必要な業務プロセスを行うことができるのです。

1つのソフトを導入するだけで派遣会社の業務全般に関わるあらゆる問題を解決する、そんな便利なソフトですので、「営業ではこのツール、給与計算ではこのツール・・・・・・」と分野によって導入ソフトを分ける必要がないので、細かいことや多くのをことを考えるのが苦手な人には特におすすめです。

派遣先との連携機能もあるので、業務管理だけでなく取引先とのやり取りにも利用できる人材派遣ソフトです。

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さらに「高価値を低価格で」をモットーに値段を設定しており、コストパフォーマンスも非常に高く、他にはない価格で高品質な商品を提供しています。

 

さらに注目すべきポイントは、定期的なバージョンアップが行われている点です。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)version1が初回にリリースされて以来、なんと10,000点以上の改修改善、機能拡張を行っていますので、法令や時代が変わって変えなくてはいけない点、追加しなくてはいけない点、が出てきても安心です。

 

さらにSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の特徴として、画面の分かりやすさ、操作のしやすさという点もあげられます。

例えば、「次の画面」「前の画面」などのアイコン1つにしても、図とテキストの両方で表しているため、「図だけで何を示しているのかわからない」「テキストばかりで見づらい」ということがありません(詳しくは公式サイトの説明などを見ていただけると想像しやすいかと思います!)。

仮に操作している途中で分からない点が出てきても、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)には専門のサポート体制があり、全国均一でいつでもサポートを受けることができますので心配いりません。

 

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☆気になる口コミ・評判も要チェック☆

 

HRBCスタッフィング

HRBCスタッフィングの基本機能として、スタッフの管理、求人案件・求人企業の管理、求人票や履歴書などの帳票、メール送信受信、2重ログイン検知など様々あります。

まだまだたくさんありますが、一通り必要な機能が揃っているので業務の効率化には十分なソフトです。

またHRBCスタッフィングは既に利用している他のシステムと合わせて利用することもできるので、ツール移行による面倒さも軽減されます。

 

料金プランを自由に選ぶことができ、ターム(年次)ライセンスであれば1ユーザーあたり月額12,500円、また月次ライセンスであれば1ユーザー辺り月額15,000円です。

さらに初期導入費無料、操作トレーニング無料、電話・メールでのサポート無料、個別運用相談会無料という嬉しい特典までついてきます。

迷っている人は、まずは30日間の無料トライアルから試してみるのも良いですね。

 

その他、アフターサービスも充実していますので、何か問題が起こっても安心です。

システム運用コンサルタントが会社のビジネススタイルについて詳細にヒアリングしてくれるようになっています。

業務フローや経営方針に基づき、それぞれのスタイルに合ったHRビジネスクラウドの設定や運用の提案を無料で受けることができます。

 

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ORDIA(オルディア)

ORDIA(オルディア)は、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)同様、人材派遣サービス向けに特化したパッケージシステムです。

派遣スタッフやクライアントの情報、商談内容や案件の進捗、勤怠管理や請求、給与計算など、すべての基幹業務を分散させることなく、1つのシステムで行うことができる一元化されたパッケージとなっています。

 

1985年から派遣業界向けシステム開発を行っており、歴史があり、Webシステムを採用したのも人材派遣ソフトではORDIA(オルディア)が初めてです。

しかしそのような古くからあるソフトですが、きちんと数年前に導入されたマイナンバーにもきちんと対応しています。

ORDIA(オルディア)では「マイナンバー管理システム」を使用すれば、セキュリティを管理したうえでマイナンバーの収集・保管を行うことができるようになっています。

派遣スタッフ自身でウェブ上にマイナンバーを入力してもらい、入力したマイナンバーが正しいかどうか証明するために本人確認の証明書をイメージで添付することもできます。

さらに企業のニーズに合わせて保管・帳票出力システムのみの導入も可能です。

 

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人材派遣ソフトは導入前に比較しよう

以上が人材派遣ソフトに関する紹介でした。

人材派遣ソフトのメリットや選ぶ際のポイント、また実際におすすめのソフトを3種類ご紹介しましたが、いかがだったでしょうか。

それぞれのソフトの機能や特徴をしっかり確認して商品を比較し、自分の会社に必要な人材紹介ソフトを選びましょう。

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