【比較】知っておかなきゃ損!人材派遣の勤怠管理システムのメリット8つ

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人材派遣業の方は勤怠管理システムを利用されていますか?

「人材派遣会社の社員の勤怠」を管理するのではなく、「派遣したスタッフの派遣先での勤怠」を管理するシステムです。

派遣スタッフはクライアント企業に出勤して働くため、人材派遣会社の担当が確認するのは難しいですよね。

またきちんと出勤しているのか、何時間働いているのか、というのを集計して給与を支払わなければいけません。

正しく派遣スタッフの勤怠を管理するにはどうすればいいのでしょうか?

 

そこでおすすめしたいのが人材派遣の勤怠管理システムです。

本記事では人材派遣の勤怠管理システムについて、メリットや注意点をご紹介します。

記事最後にはおすすめの人材派遣の勤怠管理システムも紹介しているので、参考にしていただけると嬉しいです。

 

目次

派遣元と派遣先の管理すべき項目には何がある?

人材派遣の現場における人材派遣スタッフが勤務するために管理すべき項目は、人材派遣スタッフが所属する派遣元と、クライアントであり人材派遣スタッフが実際に勤務する派遣先企業でそれぞれで担うことになっています。

それぞれが管理する項目をしっかり押さえ、人材派遣スタッフが働きやすい環境を整えましょう。

派遣会社が管理すべき項目

人材派遣スタッフが所属する派遣会社で管理すべき主な項目は以下のようになります。

  • 労働時間
  • 時間外労働
  • 有給休暇
  • 労働時間から割り出される賃金
  • 時間外労働時間から割り出される割増賃金
  • 災害保証
  • 有給の付与
  • 健康診断の実施

人材派遣会社は人材派遣スタッフの「雇用主としての責任」を果たすことが必要となります。

 

派遣先が管理すべき項目

人材派遣スタッフが実際に勤務することになる派遣先企業が、人材派遣スタッフのために管理すべき主な項目は以下のようになります。

  • 業務内容の指示
  • 労働時間、休憩の取得状況などの勤怠管理
  • 現場での健康管理(労働時間過多になっていないか、危険な作業はないか、過ごしやすい職場環境であるかなど)
  • 現場での安全衛生対策
  • 現場で快適に業務を行えるか(適切なワークスペースの準備、休憩室の利用、ロッカーなどの設備など)
  • 各種ハラスメントの有無による苦情を申し出る担当者を決めておくこと

派遣先企業は、人材派遣スタッフが実際に勤務する現場で快適に就業できるようにすることが必要です。

 

人材派遣の勤怠管理システムとは

人材派遣会社の管理すべき項目の内容から、派遣会社では人材派遣スタッフの正しい勤怠状況の管理と把握ができているかがとても重要となります。

人材派遣スタッフが実際に働いている時間を正確に把握できていなければ、正しい給与や時間外労働による残業代を支払えているかどうか判断することはできません。

正しい労働時間を算出するためにも、勤怠管理を適切に行うことが人材派遣会社には求められています。

 

そこで、人材派遣のための勤怠管理システムという管理ツールの導入が求められています。

人材派遣の勤怠管理システムとは、派遣スタッフの派遣先での勤怠を管理するツールです。

 

派遣スタッフの勤怠管理で頭を抱えることになった経験がないでしょうか?

もしかしたら今まさに困っている方もいるかもしれませんね。

 

  • 派遣スタッフが派遣先に出勤せず、クライアントからクレームがきてしまった
  • 勤務時間を集計して給与計算をしなくてはいけないけれど間違ってしまいそう
  • 登録されているスタッフのうち、どれだけ稼動しているのか、誰が稼動しているのかの確認が面倒

 

このような問題を抱えている方は、ぜひ人材派遣の勤怠管理システムを導入するべきです。

多くの人材派遣の勤怠管理システムは、派遣スタッフの個人情報管理や稼働率、クライアントとのマッチング、給与計算、派遣先への請求業務に関する機能なども有しています

そのため今までかかっていた時間や手間を削減することができ、作業効率のアップにつながります。

勤怠管理の問題を解決するためにシステム導入した結果、人材派遣業に関するすべての業務が効率化する場合が多いのです。

 

人材派遣の現場で勤怠管理システムを使わないとこんなに不便!

人材派遣の現場では、勤怠管理システムを導入する企業が増えてきています。

では、もし勤怠管理システムを使わないと、どのようなデメリットがあるのでしょうか。

 

手書きやExcelでの手作業管理が必要

人材派遣勤怠管理システムを導入しないのであれば、手書きのタイムシートを使用することになります。

手書きのタイムシートを使う場合、原本は人材派遣先企業が、その控えを人材派遣スタッフが、送られてきたファックスを人材派遣会社各々保管しなければならず、手作業管理をする必要があります。

さらには集計のために人材派遣会社、人材派遣元各々でデータ管理のためにExcelへ転記するための手作業が必要となります

勤怠管理システムがあれば、これらの手作業管理から開放されます

 

出勤・退勤時刻から勤務時間の集計が必要

人材派遣スタッフは時給制で働いているスタッフが多いので、1日の労働時間を出勤・退勤時刻から計算し1日ごと、締め日ごとに勤務時間を手作業で集計しています。

仮にExcelで計算したとしても、計算式の入力に間違いがあれば、求めた勤務時間にも間違いが生じてしまいます。

この作業は勤怠管理システムがあれば自動計算で集計が可能です。

 

勤務時間に応じて給与と請求金額の計算が必要

人材派遣スタッフへは勤務した時間分だけ給与を支払うため、毎月同じ金額を支払うことはありません。

そのため、勤務時間に応じて人材派遣会社での給与計算、人材派遣先企業への請求金額の計算が必要となります。

多数の人材派遣スタッフをかかえている場合、かなりの工数になることが予想されます。

勤怠管理システムがあれば、勤怠管理と給与計算が連携できるものが多く、こちらも自動計算で集計が可能です。

 

人材派遣の勤怠管理システムを使うメリット

では具体的に人材派遣の勤怠管理システムを導入するメリットについてご紹介したいと思います。

「派遣スタッフの数が多くて管理が大変」「作業効率をあげたい」などの悩みを持つ会社は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

管理の手間が軽くなる

管理の手間を軽くすることが出来ます。

例えば人材派遣の勤怠管理システムを使わず、担当者がいちいち確認をするとしましょう。

担当する派遣スタッフが100人いて、100人が100人別々のクライアントに派遣されていたとしたら、見なければいけない・確認しなければいけない先が100件あるわけです。

しかし人材派遣の勤怠管理システムを導入すれば、そのシステム1つですべてが確認できます。

 

また、あちこちにデータが散らばっていると、情報を探すのにも紐づけするのにも一苦労ですよね。

つまり勤怠管理ツール上の情報と、給与計算のツールが分かれているのは好ましくありません

データを照らし合わせるのをミスしてしまうと厄介です。

人材派遣の勤怠管理システムでは、派遣スタッフの全ての情報をひとつのシステムにまとめているので、そのようなミスを防ぐことができます。

情報を一元化することであらゆる手間を削減することができるので、作業効率が格段に良くなります。

 

派遣スタッフの情報を一元管理

勤怠管理システムを使用すれば、派遣スタッフの情報を一元管理することが出来ます。

派遣スタッフ1人ひとりのデータや現場からの情報を即座にシステムに反映させることができるため、直接現場に出向いてみなければわからないような生の声や、スタッフのスキルを社内にいながら確認することが可能です。

 

また、派遣スタッフのデータを1つにまとめて社内で共有できるため、誰でもいつでも確認できるようになっています。

もし担当者が休暇で不在のときに何か問題が起こってクライアントから連絡がきても、他の社員で対応がしやすくなりますよね。

派遣スタッフの情報を一元管理することで、効率化だけでなくクライアントからの満足度もあげることができるのです。

 

派遣スタッフの稼動率が一目瞭然

人材派遣の勤怠管理システムを利用すれば、派遣スタッフの稼働率をすぐに確認することができます

勤怠管理システム内にて一目で確認できるので、いちいち集計する必要がありません。

そうすることにより仕事の分配状況や、派遣スタッフのスキルなどをより明確に見ることができるようになっているのです。

さらに稼働率の悪いスタッフには連絡を取って仕事を振り分けることができるなど、稼働率をあげることも可能です。

 

残業や欠勤が続く派遣スタッフへいち早いフォローができる

人材派遣スタッフの勤務状況がタイムリーに見えるということは、コンディションの変化を敏感にキャッチできるということにも繋がります。

人材派遣においては、人材派遣スタッフが抱えるストレスに気付きにくいという課題がありますが、勤怠管理システムを利用し、日々の就労状況をタイムリーに把握することで、フォローの速度をあげることができるようになります。

残業が続けば体調を崩す可能性もありますし、欠勤が多い場合はすでに大きくストレスを抱えている場合もあります。

限界をむかえる前に手を差し伸べることで、なるべく健全な状態で勤務できるようフォローできるのがメリットです。

 

派遣スタッフ側や派遣先企業も労働時間を把握しやすい

勤怠管理システムを導入していない場合だと、月末に一ヶ月の労働時間を計算し、そこで初めて月間の労働時間を目にするということになるでしょう。

そうすると、想定していた労働時間とのかい離から、以下のような不具合が発生する可能性があります。

  • 扶養内での収入維持を考えていた人材派遣スタッフが、残業がかさみ想定よりも収入が増えてしまって扶養内に収まらなくなってしまった
  • 派遣先企業内で、人材派遣スタッフに支払う予算を想定していたがオーバーしてしまった

このように月末にまとめて把握するようなフローだと「蓋を開けてみたら大変だった」という状況になりかねないため、勤怠管理システムでコンスタントに労働時間を把握できることは大きなメリットとなるのです。

 

派遣スタッフの絞込みが簡単

人材派遣の勤怠管理システムでは、すべての派遣スタッフのデータを社内共有できます。

ひとりひとりの派遣スタッフ検索が簡単であり、すぐに絞り込みが出来るようになっているシステムもあります。

人材が増えれば増えるほど1人ひとりの管理が大変になりますが、システムで情報をまとめてすぐに検索をかけることができるので便利です。

社内で共有することで、誰かが抱えている課題も皆で共有して解決に乗り出しやすくなりますよね。

更にソフトウェアによっては、スタッフの情報を検索して、派遣個別契約書や派遣元管理台帳、派遣先管理台帳や就業条件明示書などをボタンワンクリックで出力することも可能です。

 

給与計算や請求フローの簡易化

人材派遣の勤怠管理システムを使用すれば、給与計算や請求フローなどのお金周りの計算を行うことも簡単になります。

最も重要な作業工程ではありますが、同時にミスが出やすい部分でもありますよね。

簡単に短時間で行うことが出来ます。

仕事も効率化するので、ミスも格段に減ります

 

有休付与の必要性有無も分かりやすい

人材派遣スタッフは労働時間や労働日数もバラバラで、入社時期も不定期です。

年次有給休暇を取得するためには条件がありますが、登録している人材派遣スタッフのうち誰が条件を満たしているのかを正確に把握していないと正しく有給休暇を付与することができなくなってしまいます。

 

【年次有給休暇の取得条件】

  1. 入社後6カ月間継続して雇用されていること
  2. 全労働日における出勤率が8割以上あること

 

この条件を人材派遣スタッフ一人ひとりの登録データから確認しようとすると膨大な時間がかかってしまいますし、それぞれが有給をどのくらい消費しているのかも管理が難しくなってしまうのです。

しかし人材派遣の勤怠管理システムがあればこのような負担も解消できます。

勤怠管理システムでは、初期に登録された入社日や労働条件をもとに自動的に有休付与を判定、人材派遣スタッフの勤怠申請と連結することで有休消費も同時に管理が可能となります

また2019年4月以降、年次有給休暇が10日以上付与されている労働者に対し、有給取得日から1年以内に最低5日間有給を取得させるということが、労働基準法によって雇用主に義務づけられています。

これは正規雇用だけではなく人材派遣に対しても同様の義務があるため、人材派遣会社では人材派遣スタッフが正しく有給を取得できているかどうかを確認する必要もありますね。

勤怠管理システムを利用すれば、有休付与も漏れなく行え、有休取得状況も管理でき、必要に応じて有休取得のプッシュまでがひとつの勤怠管理システム上で可能となるため、人材派遣会社の手間を大幅に削減することができるのです。

 

勤怠の不正や改ざんの防止に

勤怠管理システムを導入することで、勤怠の不正や改ざん防止を得られることは派遣会社にとっては大きなメリットとなります。

勤怠管理システムを利用して職場での出退勤を記録した場合、システムでの登録となるので手書きとは異なりログが残るようになります。

そのため、例えば実際に利用する人材派遣スタッフによる改ざんや、人材派遣会社の担当者による改ざんなど、さまざまな不正を防止することができます。

 

また、仮に不正や改ざんがあった場合、システムにログが残るため、人材派遣スタッフ本人や派遣会社双方に対しての証拠としてログを扱うことが可能で、適正な勤怠管理ができていない場合は罰則の対象となり得ます。

もし人材派遣スタッフより提出された勤怠管理のタイムカードの改ざんが労働基準監督署の監査など発覚された場合、30万円以下の罰金に処されます。

また、タイムカードを改ざんして、労働していない時間の賃金をだまし取ろうとした場合は詐欺罪が適用される可能性があります。

もし未遂の場合でも、未遂罪となる可能性もあります。

 

勤怠管理システムは人材派遣業以外でも積極的に活用されている!

最近では労働基準法などの法改正により企業が法令を遵守するために、企業が従業員の勤怠情報を管理する必要性が増しています。

そのため、勤怠管理システムを積極的に導入、活用する企業が人材派遣業以外でも増えてきました。

少人数の中小企業やベンチャー企業などは、勤怠管理をExcelで行っている企業もあるかもしれません。

しかし、事業拡大などで従業業員の人数が増えていくと勤怠管理の負担が大きくなることが考えられ、勤怠管理システムの導入を検討する企業が増えてきました。

フリマアプリで有名なメルカリ、ニュースアプリを運用しているスマートニュースなど、よく耳にする企業でも勤怠管理システムは積極的に活用されています

 

他に、勤怠管理システムにはシフト管理が可能なシステムもあります。

飲食店などアルバイトが活躍する企業や、ホテルなどサービス業に従事する企業でも勤怠管理システムを積極的に活用しています。

このように、人材派遣業以外の多くの業種でも勤怠管理システムは積極的に活用されていることがわかります。

 

人材派遣の勤怠管理システムの注意点

人材派遣の勤怠管理システムを使用するメリットが分かったところで、次は導入する際の注意点についてご紹介します。

 

導入前に必要な要件をまずは洗い出す

勤怠管理システムを利用しようと思う背景には、何かしら業務上の課題があるはずです。

そのため、やみくもにシステムを取り入れたとしても結果的に課題が解決できていなければ意味はありません。

勤怠管理システムを導入したものの失敗に終わったというケースの多くは、最初の要件整理がしっかりできていなかった場合が多い傾向にあります。

本当に必要な機能が揃った勤怠管理システムを選択するためには、自社にはどんな問題があって、その要因は何で、どうすれば解決できるのかをまずは考えてみましょう

そのうえで、必要な機能を洗い出して候補を挙げていくことをおすすめします。

 

利用者の要望や声を参考にする 

人材派遣の現場で勤怠管理システムを導入するうえで、現場利用者の要望や声はきちんと確認しなければなりません。

実際に人材派遣の現場で働く人材派遣スタッフからの声として、毎日の手書きのタイムシートへの記入を手間に感じるだけでなく、物理的な承認サインのやりとりで派遣先企業の社員の手を煩わせてしまうというプレッシャーを感じることがあるそうです。

また、勤怠締め日に行う人材派遣会社へのファックスをつい忘れてしまったり、人材派遣スタッフが複数人居る場合、数少ないファックスを一時占領してしまう申し訳なく思うそうです。

人材派遣会社の勤怠に関わる担当者も、多忙な業務の他に人材派遣スタッフの勤務時間の集計に期日までに追われ、手間だと感じている方が多いことでしょう。

そこで「ネット環境で使える」という条件で勤怠管理システムを選べば、人材派遣スタッフ本人のタイミングでPCやスマホから入力でき、承認も人材派遣先社員のタイミングで行うことが可能です。

実際に利用する層からの意見を参考に、どのような勤怠管理システムを導入すべきか検討しましょう。

 

人材派遣には断然クラウド型がおすすめ

人材派遣における勤怠管理システムは、人材派遣会社の従業員だけではなく、派遣スタッフが利用することも想定されています。

人材派遣スタッフは、毎日同じ場所に出勤するとは限らず、一定期間が過ぎれば職場が変わることもありますし、日替わりで違う場所に出勤することもあるため、「いつでも」「どこでも」「簡単」に勤怠管理システムを利用できることが求められます

そのようなニーズに応えるためには、やはりクラウド型の勤怠管理システムが良いでしょう。

クラウド型であれば、人材派遣会社のスタッフも外出先で操作ができるため、会社に戻らなくても問い合わせ対応や各種確認作業もできるため効率的です。

 

システムによってカバー範囲が異なる

まずは勤怠管理システムに、会社の求める機能が搭載されているかが重要なポイントになります。

勤怠管理システムにはさまざまな種類がありますが、システムによって少しずつ持っている機能や特色が違います。

勤怠の情報のみを管理できるものから、シフトの管理や仕事の振り分け、給与や請求の計算などの機能が附属しているものまで、会社のニーズに合わせて人材派遣の勤怠管理システムは選択するようにしましょう。

 

価格や機能の充実性が幅広い

勤怠管理システムによって、価格や搭載されている機能は様々です。

低コストで導入できるものの機能が最低限しかないものから、高価格ながらも多くの機能が搭載されているものまで、コストパフォーマンスが様々です。

また、時勢に合わせてシステムの改善を繰り返して機能を追加していく人材派遣勤怠管理システムもあります

予算なども考えながら、会社のニーズに合わせてソフトウェアを選びましょう。

 

「勤怠管理システム」よりも「派遣管理システム」の方が機能が豊富

勤怠管理システムは「勤怠」の機能に特化されていますが、現在は「派遣管理システム」といって、勤怠管理システムも網羅しながら、その他基本情報の登録や請求処理、仕事の紹介やマッチングまで1つのデータベース上で完結できるものもリリースされています。

自社で必要な機能が勤怠にまつわるものだけであれば「勤怠管理システム」の導入でも問題ありませんが、すべての機能を統合して、シームレスに運用したいという要望がある場合には、「勤怠管理システム」よりも「派遣管理システム」の方が適している可能性があります。

要は何を目的とするか、ということですので、導入する前にはどんな機能が必要なのかを改めて考えてみることをおすすめします。

 

勤務体系や給与など、細かい設定を柔軟に設定できる機能が望ましい

人材派遣スタッフは、時給・日給・月給などの給与形態も違えば、締め日や給与の支払い日も派遣先によって異なります。

そのため、一定の条件でしか利用できない勤怠管理システムだと人材派遣会社では有効的な機能とは言えません。

勤怠管理システムを利用する場合には、それぞれの人材派遣会社の都合に合わせて柔軟にカスタマイズできるのか、という点はしっかり見極める必要があります

 

マイナンバーの管理が必要

人材派遣の勤怠管理システムに搭載されている機能の中でも、マイナンバーの管理は欠かせない重要な機能になります。

マイナンバーは平成28年1月から開始されたシステムで、まだまだ新しい制度ですよね。

そのためシステムが古いままのものであれば、ソフトウェアによっては対応されていない可能性や抜けがある可能性もあるのです。

これからの時代はマイナンバー制度による情報管理は必須項目になります。

ついつい見落としてしまいそうなポイントではありますが、失敗をしないためにも事前にマイナンバー対応があるかどうかチェックしておきましょう。

 

人材派遣業に関する法改正への対応があるかは必須条件

1986年に労働者派遣法が施行されて以来、時代のニーズやより良い労働環境の提供を目指し、随時法改正が行われています。

もちろん働き手を守るために行われている改正なので前向きに捉えたいものの、人材派遣会社にとってみれば、法改正の度に契約書類の変更やフローの見直し、関係者への周知徹底などやらなければならないことが無数にあるため、改正時は正直業務がしんどいという企業も少なくありません。

そのような状況で人材派遣会社の助けになってくれるのが、実は勤怠管理システムを始めとした人材派遣管理システムなのです。

勤怠管理システム等は、通常その時のルールに従いシステムが整えられていますが、法が改正された場合にその変化に対応出来なければ、システムを継続的に利用することができなくなってしまいます

そのため、勤怠管理システム自体がその時の環境に合わせてアップデートしていくことは、人材派遣においては必須条件となってくるのです。

 

人材派遣スタッフ側の勤怠の申請ミスをゼロにできるわけではない

勤怠管理システムを利用することで、人材派遣会社による転記ミスや計算ミスがなくなるというメリットはありますが、勤怠の申請すべてが間違いなくできるのかというとそうではありません。

登録されたデータを管理するのはシステムですが、その元データを登録するのは「人材派遣スタッフ=人」ですので、入力する数字を間違えることもあれば、申請をし忘れることもあります

このような勤怠管理システムでも拾いきれないミスに対しては、予めリスク管理をしておき、対処方法や防止策を準備しておくとより安心ですね。

 

勤怠の不正や改ざんを必ずしもゼロにできるわけではない

勤怠管理システムを利用することでシステム側にログが残るようになるとはいえ、不正や改ざんをゼロにできるのかというと、そうではありません。

なぜなら、勤怠管理システムへの登録は人が直接の操作するものだからです。

例えば人材派遣スタッフが時間外労働をした場合に、故意または派遣先企業による指示により定時に勤務を終了しているかのように勤怠管理システムの打刻を行ってしまったり、人材派遣会社の担当者が独断で改ざんしてしまったりと、不正や改ざんが行われる背景には個人のモラルによるところがあります。

もし人材派遣スタッフが残業を強いられているのに、勤怠管理システムへ定時での打刻を派遣先企業で強制されている事案があった場合は、人材派遣スタッフが相談しようと思える信頼関係の構築が、派遣会社と人材派遣スタッフにとってはとても大切です。

また人材派遣会社は、各々の社員がモラルを持って仕事をしているのか、そういった組織運営ができているかも重要となります。

タイムカードの改ざんは犯罪であり、懲戒事由であるということを派遣会社の社員、人材派遣スタッフ、派遣先企業の社員など関わる全ての人が認知することが必要です。

 

おすすめの人材派遣勤怠管理システム15選

人材派遣勤怠管理システムのメリットや選ぶ際の注意点が分かったところで、実際におすすめのシステムを15個ご紹介します。

 

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は、人材ビジネスに特化した総合管理システムです。

勤怠管理以外に、営業、人事、就業、給与、顧客、販売など、人材派遣会社に必要な業務プロセスをすべて統合しています。

 

一元化されたオールインワンパッケージ

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)を使用すれば、これ1つで人材を派遣したり、紹介したりという業務プロセスを行うことが出来るようになります。

データがあちこちに散らばっていると作業もやりづらいですが、営業や人事、給与や就業などをひとつのソフトウェアで行うことが出来るので作業効率が上がります。

 

圧倒的なコストパフォーマンス

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は、圧倒的なコストパフォーマンスでも知られています。

機能の高さに反する価格の低さは、より多くのユーザーに使用できるようにという願いが込められており、「人材派遣システムは値段が高い」という何となくのイメージを払拭してくれます。

 

定期的なブラッシュアップ

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の魅力として、定期的なブラッシュアップという点もあげられます。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)version1が初回にリリースされて以来、なんと10,000点以上の改修改善、機能拡張を行っているのです。

時代の変化とともにSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)も変化していくのです。

今後の展開にも期待ですね。

 

操作のしやすさ、簡単さ

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は、勤怠管理システムを扱うのが初めてであっても使いやすいよう、統一感のあるやさしいインターフェースによって成り立っています。

そのためパソコン初心者でも使いやすいようになっており、操作にとまどうことがありません。

せっかくソフトウェアを購入しても、使い勝手が分からなければ意味がないですよね。

また帳簿を出力する時は、誰もが慣れ親しんだExcelにて行うことが可能なので使用しやすいです。

 

安心のサポート体制

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)はアフターサービスも充実しています。

専門のサポート体制を用意しており、豊富な経験と対応力を持ったサポーターから、全国均一で安心のサポートを受けることができるようになっています。

操作方法がわからないときやトラブルがあったときなど、なにかあった時も安心ですね。

買って終わりではない、という部分が継続して使用するシステムに求められるポイントだと思います。

 

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☆気になる口コミ・評判も要チェック☆

 

MatchinGood(マッチングッド)

MatchinGood(マッチングッド)は、採用管理と人事派遣業務システム管理の両方を持ち合わせたシステムとなっています。

 

各種媒体との連携ができる

「登録スタッフが足りない」「案件に対して条件を満たしている登録スタッフがいない」というような点で困ったことはないでしょうか?

MatchinGood(マッチングッド)では派遣スタッフの求人も可能で、主要な求人媒体に一挙に求人情報を掲載することができるのです。

 

進捗管理機能がある

MatchinGood(マッチングッド)には、進捗管理機能が搭載されています。

メールによる案件の紹介や人材の推薦も行うことができ、メールの送受信をするだけで対応履歴が残るので、進捗の手入力の手間を省くことができます。

求人案件の紹介メールや人材の推薦メールは、定型文で作成することも可能です。

さらに対応が漏れている人材や求人案件をチェックすることが出来るため、進捗に遅れが発生していないか、抜け漏れなどのミスがないか確認することができます。

 

☆気になる口コミ・評判も要チェック☆

 

StaffNavigator(スタッフナビゲーター、スタナビ)

2,200社以上の導入実績を持つ人材派遣管理システムです。

こちらもオールインパッケージ型として展開しており、勤怠管理システムだけでなく、人材派遣に付随するさまざまな機能が1つに集約されています。

 

印象や雰囲気まで登録できるデータベース

データベース機能も充実しており、基本情報はもちろんスタッフの人となりまでデータとして登録することが可能です。

職歴や資格だけでは判断できない人間性という部分まで踏み込んで人選ができるため、マッチングの精度アップも期待できます。

 

給与明細は電子化で最小限のコストに

勤怠データ×単価が自動計算され、源泉や社会保険料の徴収までを自動で対応してくれます。

給与周りのサポートツールも豊富で、給与明細書の電子化や勤怠管理システムをオプションで接続することで、勤怠入力から給与計算、人材派遣スタッフへの給与連絡までを必要最小限の手間で作業することが可能となります。

 

経営分析に必要なデータを抽出

エクセル・CSVなど、必要な情報をさまざまな視点で抽出可能、情報が漏れなく蓄積されることで、日々の業績を未来の分析へと活用することができるようになります。

集計期間や項目も自由に選択できるため、課題に応じてデータを有効的利用できるのが特徴となっています。

 

派遣can

派遣法改正に対応している派遣canも、おすすめの人材派遣向けの勤怠管理システムのひとつです。

人材、派遣先、求人、勤怠管理から給与請求計算まで、人材派遣業務をワンストップでシステム化できます。

 

必要な機能だけを導入することができる

会社にとって必要な機能だけを選択し、コストダウンが可能なクラウドシステムとなっているのが特徴的です。

必要な機能に応じて様々なパッケージが用意されており、あらゆる会社に対応できます。

また勤怠管理や帳票作成機能を実装されているので、管理コストも削減可能です。

必要な機能を選んで利用することが出来るため、一部のお客様にのみ必要な機能はオプションとして提供されていますので、自社に必要な機能を見極める必要があります。

 

インストールせずに利用することができる

派遣canはweb上でアクセスして利用するクラウドベースの勤怠管理システムであり、パソコンにインストールする必要がありません。

使いたいと思ったそのときからすぐに導入し、利用することができるようになります。

「インストールするパソコンを追加のために費用が掛かる」「メンテナンスが大変」と言ったような問題はありません。

 

☆気になる口コミ・評判も要チェック☆

 

DIGI SHEET(デジシート)

人材派遣業界に特化したサービスで、現在利用者数は6万人以上の実績を持っています。

クラウドサービスとして展開されているため、専用機能のインストールも必要なく、インターネット環境さえ整えばいつでもどこでも利用できるという嬉しい勤怠管理システムです。

 

変則的な勤務形態にも柔軟に対応可能

多彩なオプション機能がついているため、人材派遣スタッフの就労状況に応じたバリエーション豊富な管理が可能となります。

複数の人材派遣スタッフの勤務シフトをひとつのカレンダーに一覧化できる「勤務シフトオプション」や、勤務時間が週40時間を超えると自動的に残業時間へと振り分けられる「週40時間超対応オプション」、人材派遣スタッフが打刻した時間がそのまま勤怠管理システムに登録され自動計算される「リアルタイム打刻オプション」など豊富な機能が特徴です。

 

コンプライアンス管理も充実

人材派遣会社は、労働基準法を守り人材派遣スタッフを就業させる必要があります。

DIGI SHEEETでは、法律に違反していることがないかを察知できる仕組みがあるとともに、労働基準法が改定すればそれに合わせて勤怠管理システムを改修するといった柔軟な対応を行っています。

 

e-naviタイムシート[派遣]

こちらもクラウドで展開されている勤怠管理システムで、一般企業向けと人材派遣会社向けに分かれており、それぞれに適した仕様となっています。

PCや携帯、スマートフォンやガラケーでも利用可能となっており、同一の勤怠管理システムで交通費の入力や、休暇・残業申請を行える点も特徴です。

リアルタイムで打刻状況を確認でき、打刻した際の位置情報も記録可能な勤怠管理システムです。

 

使いやすいシンプルなデザイン

どんな派遣スタッフでも迷わず使いこなせるようシンプルな操作画面の勤怠管理システムとなっており、出退勤時もワンクリックで時間が自動反映、労働時間も自動計算されるため記入ミスや計算間違いもありません。

 

人材派遣先も同じ勤怠管理システムでワンクリック承認

勤怠管理の承認フローは「派遣スタッフが申請」→「派遣先が承認」→「派遣元が集計」となっているため、すべてがオンライン上で完結することができます。

紙ベースの勤怠管理では、控えの管理など派遣先にも負担がかかることもありましたが、勤怠管理システムを導入することで、承認も簡単で管理の手間も減少させることが可能です。

 

staff-one(スタッフワン)

スマートフォンやタブレットを使って行える勤怠管理システムで、こちらもクラウドサービスのため派遣スタッフ自身の端末を利用して勤怠管理を行うことができます

その他、社員管理や顧客管理も一括でまとめて行える勤怠管理システムです。

 

請求書まで一括作成が可能

登録された出退勤の情報や契約情報を元に自動的に請求書を作成可能、転記や手動計算の必要もないため、ミスなく簡単に請求処理が行えます。

派遣先ごとに売上レポートを作ることもできるため、自社の業績管理にも役立ちます。

 

コミュニケーションツールも充実

部署からのお知らせ機能やeラーニングなど、人材派遣会社の従業員へ向けたサポートツールも搭載されています。

 

PSHIFT勤怠管理システム

労働時間の管理や、その詳細をデータとして一覧化してくれる勤怠管理システムです。

オプションとしてシフト作成も搭載されています。

 

ICカードで簡単打刻

専用カードを作る必要はなく、通常利用している交通系ICカードやおサイフケータイ機能でも、予め勤怠管理システムに登録しておくことで打刻が可能となります。

個別カードの発行が必要ないため、コストも抑えられ管理の手間もかかりません。

 

データは自動集計で楽々

登録されたデータは自動的に集計・書き出しがされるため、集計用にデータを入力する手間もかかりません。

またデータの書き出し方法も個社ごとにカスタマイズが可能なため、既存利用の機能との接続もスムーズに行えます。

 

 jinjer(ジンジャー)

無駄な重複作業をなくし、データの有効活用を目指すjinjer。

こちらも人材派遣にまつわる複数の機能が1つに集約されています。

 

多彩なデバイスでの勤怠管理システム

PCやスマホ、タブレット端末だけでなく、Apple WatchやGoogle homeでも打刻が可能となっています。

デバイスを固定しないことで、利用する人材派遣スタッフに専用端末を貸与するなど余計なコストもかからないため、コスト観点でも便利な勤怠管理システムとなっています。

 

データは1つのプラットフォームに集約

人材情報・経理情報・人材派遣スタッフのコンディションまで一括管理が可能となっています。

情報が複数に分散されないことで、人材派遣会社は現状をスピーディに把握することができるのです。

 

無料トライアルやサポートも充実

搭載されているさまざまな機能を無料で体験することが可能です。

導入の際にはしっかりサポート体制が取られているため、勤怠管理システムの導入が初めての人材派遣会社でも安心して導入することができます。

 

かえる勤怠管理by派遣

人材派遣スタッフが利用しているICカードとタイムレコーダーを連結させることで、簡単に勤怠登録ができる勤怠管理システムです。

 

打刻時間はクラウドで把握

打刻データのリアルタイム管理や、複数端末からのデータ統合も可能です。

また、クラウド利用のため利用端末を制限されずどこからでも最新情報が入手することができるのです。

 

有給休暇の設定や管理者権限も自由設定に

勤怠管理システム上で有給休暇の申請・承認も対応しています。

また、人材派遣スタッフの打刻状況および個別情報を誰がどこまで確認できるのか、という設定を細かく行うことが可能です。

必要な人に必要な情報のみを提供することができるため、情報漏洩のリスクや余計なタスクを増やさないよう調整することができるのです。

 

クオリード人材派遣

コストパフォーマンスに定評のあるクオリード人材派遣は、勤怠管理システムも備わったオールインワンのクラウド型システムです

人材派遣の業務フローに則って機能設計がされているため、人材派遣スタッフと派遣先企業を登録し、マッチングして契約、勤怠管理や給与管理、請求処理や年末調整、さらには蓄えたデータの見える化まで、一連の流れをひとつのシステムで完結することが可能となります。

 

人材派遣会社の課題が明確になる「データの見える化」を実現

見える化できる要素としては大きく3つ、「人材派遣スタッフのスキル」「データベースの地図連携」「ドリルダウン収支」です。

①「人材派遣スタッフのスキル」
スタッフそれぞれの「資格能力」「サービス」「勤怠」「人物」「売上」といった項目をポイントで管理。
評価を数値化し、給与設定の不透明さを払拭することで、人材派遣スタッフの離脱防止に繋がっています。

②「データベースの地図連携」
顧客情報やスタッフ情報などのデータベースを地図上に落とし込むことで、場所ごとの傾向把握や、適切な人材配置などに役立てることできます。

③「ドリルダウン収支」
部門別・クライアント別・スタッフ別などさまざまな角度から収支を分析することで、適正な資源の分配を検討することが可能です。

 

既存のシステムを活かしながら連携可能

人材派遣に関わる一連の機能の中から、自社に必要な機能だけを選んで利用することが可能です。

そのため、例えば「今使っているスタッフのデータベースはそのままに、勤怠管理システムだけ利用しよう」「データベース化と契約管理等をクオリード人材派遣で行い、自社の会計ソフトと連携させよう」など、人材派遣会社のスタイルに合わせて利用できます。

 

FC勤怠

FC勤怠は、打刻から給与明細までの流れをシステム化した、勤怠管理システムです。

勤怠周りの機能に特化していることから、機能のカスタマイズにも柔軟に対応可能、対応できる勤務形態のバリエーションも豊富です

機能としては大きく7つ、「勤怠管理」「シフト管理」「ワークフロー」「帳票出力」「立替経費」「WEB給与明細」「安否登録」が備わる勤怠管理システムです。

 

人材派遣会社の運用方法に合わせ個別カスタマイズOK

例えば「時給を登録して、有給休暇費用の算出機能を追加したい」「個別要素を追加したCSVを追加したい」など、人材派遣会社の状況に応じて細やかな対応が可能です。

さらに、他社でも利用でき、ニーズの多いカスタマイズであれば無償で対応してくれます。

有償の場合にも、低価格・短納期で引き受けてくれるといった対応力もポイントです。

 

複雑な勤務形態にも対応可能

裁量労働制、変形労働時間制、フレックス、シフト、パート、アルバイト、派遣など、勤務形態ごとに対応できる勤怠管理システムです。

上記は人材派遣スタッフそれぞれで設定できるため、同一の派遣先だとしても複数パターンで利用することができます。

また、勤務形態の違うデータでも集計は一括で行えるため、手間がかかることはありません。

 

CLOUZA(クラウザ)

パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットでも簡単に操作できる勤怠管理システムです。

初期費用や基本使用料は不要で、ユーザー1名あたりの費用でカウントされるため、利用人数が少ない人材派遣会社でも安心して利用できます

 

シンプルで操作のしやすい仕様

勤怠管理システムは、多くの機能を連動して提供されることも多いため、システム利用に慣れていない人材派遣会社だと使い方に戸惑うこともあります。

CLOUZAでは、基本機能をデータベース登録・シフト管理・打刻などシンプルな内容で設定しているため、勤怠管理システムを初めて利用する人材派遣会社でも無理なく利用できます。

 

マルチデバイスで選べる打刻方法

打刻方法はパソコン・タブレット・スマートフォン・TimeP@CK専用端末の4種類の打刻から選べるため、利用者の状況に合わせてストレスなく対応することができる勤怠管理システムです。

利用方法はアプリやwebタイムレコーダー、また専用ツールを使えばICカード打刻も可能。

アプリの場合にはいつでもどこでも対応ができるため、外出してそのまま帰宅する際にも簡単に勤怠管理ができるようになります。

 

RecoRu(レコル)

勤怠管理を効率化させることに特化しており、そのための機能が豊富に搭載されている勤怠管理システムです。

勤怠管理、有休管理、打刻から勤怠分析まで幅広く対応、外部システムとの連携もできるため、情報を無駄なく連携させることで人材派遣における業務をサポートしてくれます

 

導入までが簡単でスムーズ

勤怠管理システムを利用する際には、初期設定に手間取ったり、申込みから利用開始までに時間が掛かったりするケースもありますが、RecoRu(レコル)なら無料お試しも1分で登録完了、最短で申込みの当日から利用を開始することができます。

難しい初期設定もなく、設定変更も簡単に行えます。

 

充実のサポートで安心利用

システム利用に慣れない人材派遣会社でも安心して利用できるよう、随時導入相談会を実施しています。

メールや電話での運用サポートも無料で受けられ、利用途中に悩むことがあっても気軽に相談できるサポート力も魅力です。

 

ジョブカン勤怠管理

多言語への対応や労働基準法に則ったアラート機能など、シンプルでありながら漏れ無く機能が網羅されている勤怠管理システムです。

複雑なシフトパターンにも対応可能で、医療現場への勤怠管理システムとしても活躍してくれる対応力が魅力です

 

打刻方法の多彩さ

パソコンやモバイル利用はもちろんのこと、ICカード、指静脈認証、GPS、LINE、Slackなど多彩なシステムで打刻が可能です。

利用方法が固定されないことで、多くの人材派遣会社でスムーズに受け入れてくれることができます。

 

カスタマイズ性の高さ

勤怠管理システムの画面を、利用者に合わせて自由にカスタマイズすることが可能です。

オプション機能を含めると200以上の機能が搭載されていますが、その中で自社が必要な機能だけをセレクトして利用が可能、表示画面も必要なものだけに変更することで、業務の無駄を徹底的に省きます。

 

KING OF TIME(キングオブタイム)

KING OF TIME(キングオブタイム)は従業員の働き方や導入コスト、最先端の技術を使ったカメレオンコードなど15種類もの打刻方法の中から選べる勤怠管理システムです。

海外拠点での勤怠管理も可能で、グローバルな事業を行うような大手企業から、少人数で運営する企業など様々な企業で取り入れられています。

 

働き方に合った選べる打刻方法

PC、スマホ、ICカードだけでなく、生体認証やタブレット端末によるカメラ打刻、LINEのビジネスチャット「LINE WORKS」を使用したチャット打刻も提供しており、従業員の働き方に合った打刻方法が選べる勤怠管理システムです。

 

勤怠に関わる様々なコスト削減を実現

給与計算やシフト表の作成、休暇管理などの事務作業を削減するための機能が充実しています。

今までのExcel集計や手書きベースの勤怠管理からの移行も簡単に行うことが可能な勤怠管理システムです。

 

海外での勤怠管理に対応

英語表示への切り替え、海外の標準時間帯設定に対応しています。

世界各国にある拠点に在籍する従業員の勤務状況を確認・管理でき、リアルタイムにグローバルな管理が可能になります。

海外各国で導入支援経験のあるグルーバルなスタッフがサポートしてくれます。

 

AKASHI(アカシ)

AKASHI(アカシ)は目まぐるしく変わる法改正や煩雑な就業ルールに対応した、適正な労働管理を行うことが可能な勤怠管理システムです。

説明書が不要のサービスを目指し、PC操作に不慣れな方でも簡単に様々な機能を使用することが可能です。

 

時間外労働の上限規制に「36協定設定」

勤怠管理をする部門が一番注視していきたい「36協定」を元に、各企業で定められた労働時間を設定することが可能です。

設定値を超える場合は管理者、従業員各々に警告アラートが通知されます。

また、自動で残業時間がグラフ化され可視化することで、労働時間の把握が簡単に行えます。

 

複雑なシフト表の作成もお任せ

見やすい管理画面で簡単なPC操作が可能です。

不慣れな方にもシフト表の作成を任せられます。

資格、スキル登録で必要な人材を確認しながら作成、完成後は従業員にメール通知が可能な勤怠管理システムです。

 

バラエティ豊かな打刻方法

専用のスマホアプリをリリースしている他、PC、タブレット端末、FeliCaカードによる打刻が可能で、その日のスケジュールに合わせオフィス、外出先からでも打刻が可能でバラエティの豊かさが魅力的です。

また、スマートフォンの衛星利用測位システム(GPS)機能を使用し、位置情報を記録し、不正防止にも役立ちます。

 

Touch On Time(タッチオンタイム)

タッチオンタイムはクラウド型勤怠管理システムでシェアNo1(*1)を獲得た勤怠管理システムです。

導入企業数は19,000社以上、150万人以上(*2)に利用されています。

その理由は低コストでの運用が可能であり、導入先企業がそれぞれに求める使い方のサポート体制が整っていることです。

※1…2019年 富士キメラ総研調べ  勤怠管理SaaS市場 利用ID数

※2…2019年12月時点

 

要望に沿った選べるタイムレコーダー

タッチオンタイムの勤怠管理システムは、生体認証式のタイムレコーダーやパソコン不要のタイムレコーダーなど、設置環境の制限がありません。

導入先企業の求める条件に合った勤怠管理システムを多くのシステム中から選ぶことが可能です。

一番人気のタイムレコーダーはパソコンに繋がず利用することができる独自の「タッチオンタイムレコーダー」で契約企業の67%が利用しています。

3通りの打刻方法を組み合わせて利用することができ、「指紋認証」「ICカード」「パスワード」それぞれを、利用するスタッフ各々に合わせた設定で勤怠管理システムを利用することが可能です。

 

テレワークやリモートワークの勤怠管理にも活躍

Webブラウザで出勤、退勤の打刻も可能で、その場合はタイムレコーダーを用意する必要はありません。

テレワークやリモートワークを導入している企業や、会社に出社せず在宅勤務で働く方も増えているので、そういった働き方を推奨する企業では従業員の勤務時間を把握するために最適な勤怠管理システムです。

 

追加費用なしで利用できる

1人辺り月額300円のみで出勤、退勤の勤怠管理からシフト作成、残業時間や有給管理などの多彩な勤怠管理システムの機能を利用することが可能です。

初期設定費用、サポート費用もかかりません。

※「タッチオンタイムレコーダー」端末の購入は別途94,800円必要

 

30日間の無料トライアルが可能

導入前に30日間のお試し期間を設けていることで導入先企業とのミスマッチを防ぐことができます。

ご希望の勤怠管理システムでトライアルが可能です。

 

もし今使っている勤怠管理システムが微妙なら?

ここまでは、勤怠管理システムの導入で後悔しないための情報をお伝えしてきましたが、すでに何かしらの勤怠管理システムを利用している人材派遣会社もいるでしょう。

そして、その使い勝手が「いまいち…」と思っているのであれば、早めに切り替えることをおすすめします。

ただ、切り替える場合にも、失敗を繰り返さないためにはやるべきことがあります。

以下のポイントを確認しながら、自社にあった勤怠管理システムを選んでいきましょう。

 

不満点を整理する

まずは、今利用しているシステムの何が不満なのかを細かく洗い出して行きましょう。

不満があるのはどんなシーンなのか、それはなぜなのか、解決するにはどうすれば良いのかを一覧化してみるのも良いですね。

人材派遣会社によって、扱っている仕事も抱えている人材派遣スタッフの数も違いますので、一般論ではなく自社のことを正しく振り返ることが重要です。

不満点は、日々従業員や人材派遣スタッフから出てきていることも多いですが、整理してみると実は同じことを訴えていた、というケースも少なくありません。

「何が問題となっていたのか」が的確にあぶり出されていなければ改善のしようもありませんので人材派遣スタッフにアンケートを取ったり、自社の従業員に聞いてみたりするなど、情報収集を念入りに行っていきましょう。

 

勤怠管理システム自体の問題か、運用方法の問題か分ける

上記で整理した不満点が「管理システムが対応できないから」なのか、「運用方法に問題があるから」なのか、という2つの観点でさらに整理していきましょう。

これを行うことで問題箇所が特定でき、見当違いの改善策で無駄なコストを掛けてしまうリスクを減らすことができます。

例えば「人材派遣スタッフが正しく勤怠を入力してくれない」という問題があり、その要因が「勤怠管理システム上で入力がしづらいから」であればシステムの問題として捉えられますが、「出勤してから業務を開始するまでに入力するタイミングがない」であれば、運用方法の問題かもしれません。

このように、起こっている問題の要因は何か?を特定することで、どこを改善すべきかが見えてくるため、ここを整理していくことをおすすめします

 

勤怠管理システムの問題なら提供会社に相談する

整理したうえで、勤怠管理システムの問題だと判定した場合には、まずは今利用しているシステムの提供会社に相談してみましょう。

状況を説明したうえで、機能自体はあるものの、それを使いこなせていないだけだったという可能性もありますし、機能が搭載していなかったという場合にも独自でカスタマイズを受けてくれることもあります

勤怠管理システムは、人材派遣会社に特化しているものもあれば、一般企業用にリリースしているものもありますので、自社の状況を伝えたうえで、改善策はあるのかをヒヤリングしてみることをおすすめします。

サポート体制が充実している提供会社やコンサルティング機能がある提供会社もあるため、自社だけで悩まずに協力を仰ぐことが改善への近道です。

 

解決しないなら他社システムへの乗り換えを検討

利用中のシステムではどうやっても解決できない場合には、乗り換えを検討するようにしましょう。

システムを乗り換えるということはデータの移行や人材派遣スタッフへの浸透など一定の手間と時間が掛かります。

しかし、今後も人材派遣会社として継続していくことを考えたうえで、乗り換えをしない場合のリスクやフォロー工数と、乗り換えた場合に掛かる手間を総合的に比較して、どちらが有意義かという観点で慎重に検討することをおすすめします

勤怠管理システムは提供会社によって機能や使い方も異なりますので、自社の課題と他社システムを比較し、トライアルや相談の機会も設けながら最終的にどのシステムを利用するかの判断をしていってください。

 

人材派遣の勤怠管理システム導入で業務負担を軽くしよう!

以上が人材派遣の勤怠管理システムの紹介でした。

メリットや導入する際の注意点、おすすめの人材派遣勤怠管理システムを紹介しましたが、いかがだったでしょうか。

自社にとって最も向いている人材派遣の勤怠管理システムを導入することにより、作業効率を一気に上げることが可能です。

システムによって、機能・得意な面はそれぞれです。

会社のニーズに合わせて、必要な人材派遣向けの勤怠管理システムを選んでみてくださいね。

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