人材派遣業における派遣先と連携するメリットとは?派遣管理システムを使おう!

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派遣社員の雇用は、正社員やアルバイトとは違いその雇用形態や勤務形態は様々です。

そのため、派遣元となる企業は派遣社員それぞれの勤怠チェックなどに多くの時間を割かれ、ストレスを感じることが多いです。

また、派遣元だけではなく派遣先の企業や派遣社員自身も、会社ごとに異なる勤怠管理やシフト管理が負担になっています。

 

なぜそんなことになってしまうのでしょうか。

その理由として、派遣社員の勤怠情報の管理において、派遣元、派遣先がそれぞれに異なった責任を持つことがあげられます。

派遣元は派遣社員と雇用契約を結んでいるため、給与の支払いや有給休暇の付与などについて責任を負います。

一方派遣先は、派遣社員に対して労働時間や休憩時間の取得などについて責任を負うことになります。

そのため、派遣社員が派遣元に提出したタイムカードに間違いがないか、サービス残業は行っていないかなどのチェックを派遣先に任せることになり、結果的に把握できない残業や給与の未払いが発生する可能性が少なくありません。

また、派遣元は派遣社員が派遣先でどのような業務をしているのかを把握する必要がありますが、労働時間の管理は派遣先に委ねられるため、勤怠をリアルタイムに把握することは困難となります。

そのため、確認作業にも時間が必要となり、特にたくさんの派遣社員を抱えている派遣会社では管理がとても難しくなります。

 

このように、業務が多岐にわたり煩雑になりがちな派遣社員にかかる労務管理・勤怠管理。

その手間や負担の解消には、連携サービスを上手に活用するのがおすすめです。

今回は、連携サービスを導入するメリットや、どのような連携サービスがあるのかを紹介します。

 

派遣先と提携するメリット

コミュニケーション齟齬の防止

派遣社員に関して、派遣元・派遣先は以下のような範囲で管理の責任を負っています。

 

派遣先

労働時間、休憩、休日、時間外/休日労働等、危険防止等のための事業者の講ずべき措置など

 

派遣元

賃金、年次有給休暇、災害補償、給与支給、雇い入れ時の安全衛生教育、一般健康診断など
(派遣元の36協定の範囲内で時間外/休日労働が可能)

 

これらを遵守するためには、派遣元は派遣社員が提出したタイムカードに間違いがないか、未申請の残業はおこなっていないか、などのチェックを行う必要があります。

しかし前述のとおり労働時間の管理は派遣先に委ねられるため、それをリアルタイムに把握することは難しくなり、派遣元、派遣先同士のコミュニケーションが不足すればミスにもつながります

 

このような煩雑な確認作業が、連携サービスを導入すれば不要になります。

最新の連携サービスでの勤怠管理システムでは、勤務時間の打刻をPCはもちろんスマホやタブレットのアプリ上でできるものもあるので、派遣社員の勤務状況を連携サービス上でリアルタイムに把握することができます。

出勤状況の確認や有給休暇といった申請業務も連携サービスで一元管理ができるので、締日に一斉に勤怠情報を集めて確認するといった業務にかかる時間を大幅に削減することが可能となります。

 

業務効率・生産性の向上

派遣法第42条では、派遣先には派遣先管理台帳の作成が義務付けられており、その中で派遣就業をした日ごとの勤務時間・休憩時間を記載し、派遣先に定期的に通知しなければならないと規定しています。

これらを遵守するためには、派遣先、派遣元、派遣社員それぞれに以下のような業務が発生することとなります。

 

派遣先
  • タイムシートの配布や回収、確認作業
  • 派遣社員の記入ミスや計算ミスによる差し戻し
  • タイムシートや残業申請書など大量の書類の保管

 

派遣元
  • 派遣社員の毎日の勤怠確認・承認作業、月次の勤怠データ送付
  • 派遣元ごとに異なる勤怠システムへの対応
  • 受け入れている派遣社員ごとの所属・勤務期間などの把握と管理
  • 派遣先管理台帳の管理

 

派遣社員
  • 入退社時間の打刻や、残業時間の入力作業
  • 残業や休日出勤の事前申請
  • 派遣先の環境により、承認申請に時間がかかる場合がある
  • 承認された勤務時間を記入したシートを派遣元へFAXやメール送付作業

 

このように大量のチェック項目や工程も、連携サービスを利用することで一元管理が可能となり、個々の作業が不要となります。

派遣元、派遣先、派遣社員3者が勤務時間の申告や集計をワンタッチで連携サービス上で行うことができるようになり、リアルタイム確認をすることができるようになります。

特に派遣先では、有給休暇の申請作業や勤怠の承認、報告も連携サービスで行うことができるようになるため、業務効率が大幅にアップします。

 

派遣先の満足度アップ

連携サービスを使うことで派遣先には以下のようなメリットがあり、手間が減ることで派遣先の満足度アップにも繋がります

 

  • 派遣社員の労働時間管理がリアルタイムになる
  • 勤怠情報の集計が自動化される
  • ヒューマンエラーを防ぐことができる
  • 紙書類の配布・回収・保管が不要
  • 派遣元への通知業務が軽減される
  • 連携サービスは簡単な操作で扱える

 

派遣先と連携すべき項目

発注申請

これまでメール、電話、FAXで行ってきた仕事依頼を連携サービス上から申請することができます。

過去の発注をコピーして必要箇所のみを修正した発注を行うこともできる連携サービスが多いので、派遣先の手間も軽減されます。

また、派遣先からのオーダーを連携サービス上でリアルタイムに確認することができるので、派遣先へのスピーディーなマッチング業務へと展開することができます。

 

契約照会

連携サービス上に、労働者派遣通知書、派遣先管理台帳などを公開することができます。

これまで派遣元、派遣先で行われていたメールやFAXで行っていた煩雑な業務が一気に解消します。

連携サービスで法務処理を円滑に進めて業務を圧縮するとともに、コンプライアンスの徹底を図ることも可能となります。

 

勤怠承認

派遣社員が申請した勤務時間を派遣先が閲覧し、連携サービス上で承認することができます。

申請された打刻時間だけではなく、電子申請された画像の確認も併せて行うことができる連携サービスもあります。

派遣元では、派遣先から承認された勤怠実績のみを取込することができるので、確認の手間が大幅に軽減されます。

 

請求照会

連携サービスから出力する請求書をシステム上で公開できます。

これにより、これまでの請求処理をする上での派遣元、派遣先双方の封入・封緘・仕分けなどの作業コスト、用紙・封筒・印刷コスト、配送・郵送コストがまるごと削減できます。

 

派遣先向け連携サービスの充実した人材派遣管理システム3選

e-staffing(イースタッフィング)

【特徴】
■大手3社の法務見解を踏まえて作成された人材派遣管理システムです。そのためコンプライアンスへの対応や業務効率化、電子化などにしっかり対応しています。

また、導入にあたって「概要説明会」「データ準備説明会」「契約・勤怠操作説明会」「請求データ作成説明会」が開かれるため、操作方法についてのしっかりしたサポートが受けられます。

 

■ただしこのシステムを作成した派遣会社が“大手”であったことにより、中小の派遣会社にとってコスト面で導入のハードルが高い管理システムです。

派遣先企業は無料で利用できる分、派遣元に派遣先の分の費用が負担されてしまっているからです。

 

HRstation(HRステーション)

【特徴】
■KDDI Evolvaが提供する派遣管理システムです。

派遣先企業と派遣会社の間での派遣照会、契約締結、勤怠管理、請求管理までの業務効率化が可能です。

情報の一元管理と可視化、運用フローの統一、コンプライアンスの徹底が実現できます。

セキュリティ対策もしっかりしており、特定の固定のグローバルIPアドレス内以外から接続ができないため、情報漏えいなどのリスク対策になります。

 

派遣先企業にとっての使いやすさを重視した派遣管理システムで、複数の派遣会社への依頼が可能で、派遣先企業は無料で利用できます(e-staffing(イースタッフィング)同様に派遣元に料金の負担が掛かる点がデメリットではあります)。

 

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)

【特徴】
■人材ビジネス向けの総合管理システムとして、ワンストップで派遣、請負、紹介の業務管理までできます。 

人材派遣会社向けの多様な機能の他に、派遣先会社との連携機能も豊富で、社内の業務効率化だけでなく顧客満足度の向上にも繋がるシステムです。

徹底的に改修改善、機能拡張に取り組み、今後のビジネススタイルや市況の変化に対して、柔軟に対応できる未来志向を有した基幹システムです。

 

■派遣先向けのSTAFF EXPRESSパートナー(スタッフエクスプレスパートナー)では、発注申請、契約照会、勤怠承認、請求照会が可能です。

人材派遣会社と派遣先の連携により、業務がシンプル、かつ迅速となり、ペーパーレスや電話などでの連絡不要によりコストカットにも繋がります。派遣先は無料で利用できます。

 

■派遣管理システムとしても優秀で、1つでスタッフ管理からクライアント管理、勤怠、請求、人員配置など、人材派遣会社のあらゆる業務を1つのシステムにまとめることができます。

派遣スタッフへの給与前払いやe-Gov電子申請、派遣スタッフの有給休暇、抵触日についての管理など、時代に合わせた機能が備わっています。

先に紹介した2つのシステムは、どちらかというと“派遣先”にとっての使いやすさを重視したシステムであるため、派遣元にとっての使いやすさが二の次になってしまっている面があります。派遣元で二重管理が発生したり、業務量がそこまで削減できないという面です。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は元々派遣元向けの業務管理システムであるため、派遣会社側の視点に立った上で派遣先と連携ができる無償サービスとして、STAFF EXPRESSパートナー(スタッフエクスプレスパートナー)を提供しています


■万全のサポート体制を構築して全国均一のサポートが提供されているため、何か不明点や困った点があってもすぐに解決することができます。

派遣先に使ってもらう際にも安心ですね。 

 

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人材派遣業は派遣先との連携が肝!

派遣元が派遣社員に賃金を正確に支払うためには、派遣先、派遣元それぞれに、派遣社員の勤務時間を正確に把握するための多くの業務が必要となります。

派遣元が残業時間を集計してみたら、派遣元36協定の上限時間を超えており法律違反となっていた、ということが後から発覚するということもよくある話です。

派遣元、派遣先の担当者自体も、煩雑な勤怠管理により業務が増え、長時間労働につながってしまっています。

管理業務に派遣先との連携サービスを導入していくことは、法令違反をすることなく、煩雑な事務処理にかかる工数の削減や書類作成の手間の軽減など、派遣事業全般に課せられる業務の大幅な効率化を可能にしてくれます。

ぜひ自社に合った連携サービスを導入し、派遣先との連携をより強固にすることで、よりスムーズな人材マッチング、業務効率化に活かしてみましょう。

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