人材派遣会社の日々の業務は、多岐にわたるうえに膨大です。
派遣スタッフのシフト日程を組んだり、給与計算や管理をしたりなどなど。
派遣スタッフや派遣先のクライアント企業が増えれば業務も増えるので、なかなか作業が追い付かなくなることもあるのではないでしょうか。
そこで、そのような人材派遣会社におすすめしたいのが「人材派遣システム」です。
本記事では、人材派遣システムを導入するメリットや人材派遣システムを選ぶ際のポイントをいくつかご紹介したいと思います。
人材派遣システムとは
人材派遣システムとは、人材派遣業の企業が派遣スタッフや派遣先企業を管理するための業務プロセスを、効率よく行うためのソフトウェアのことを指します。
と、いうと堅く聞こえて想像しづらいかもしれません。
要するに、人材派遣企業の仕事を楽にしてくれるもの、と簡単に捉えていただければと思います。
人材を派遣したりシフトを調整したり、給与計算や出勤依頼など、人材派遣の会社では多くのやらねばならない仕事がありますよね。
人力で作業を行うとかなりの時間と手間がかかってしまいますが、人材派遣システムを導入することで業務を効率的に行うことができるのです。
人材派遣システムのメリット
効率よく業務が進むということはわかりましたが、具体的にはどういうことなのでしょうか？
人材派遣システムを導入した際のメリットについて具体的に触れていきたいと思います。
派遣スタッフの管理工数削減
たくさんの派遣スタッフを管理するのは難しいですよね。
誰が稼動しているのか、ある分野が得意は人は誰なのか、どこのクライアント企業に誰を派遣しているのか、など頭の中ですべて把握するのは現実的ではありません。
人材派遣システムを導入すれば、派遣スタッフのデータベースを作成し、人材の能力を見極め適切な仕事を分配したり、シフト管理を行ったり、一斉メールで連絡したりなど、大幅に管理工数を削減することができます。
派遣スタッフのデータを一元化し社内共有できる
人材派遣システムは、各部署、各社員が閲覧できるものもあります。
派遣スタッフのデータは社内の様々な人が見ますよね。
派遣スタッフ１人ひとりのデータや現場からの情報を直接的にシステムに反映させることができるため、誰でも、いつでも、最新の現場の声や派遣スタッフのスキルなどを確認することが可能です。
派遣会社の社員がそれぞれ派遣スタッフのリストを持っていると、ある人は最新の情報に更新されているけれど別の人はされていない、リストによって登録されている派遣スタッフに違いがある、など面倒なことが起こります。
しかし人材派遣システムを導入して派遣スタッフのデータをまとめ、社内で同一のデータを共有することで、抜け漏れのない精確な情報をもとに業務を進めることができミスが減ります。
派遣スタッフの稼働状況、稼働率などが分かりやすい
先述した通り派遣スタッフのシフト管理ができるようになっているため、稼働状況や稼働率が一目で確認できるようになります。
そのため仕事の分配やスキルなどがより明確にわかるようになっています。
また人材派遣システムによっては、一定期間活動していない派遣スタッフをデータベースから選別し、シフト日程提出と出勤を依頼するプッシュ通知を送信することまでできるのです。
派遣スタッフの稼働率を上げることができますね。
派遣スタッフの検索が簡単
すべての派遣スタッフのデータを社内共有しているため、派遣スタッフの検索が簡単です。
人材が増えれば増えるほど１人ひとりの管理が大変になりますが、人材派遣システムですぐに検索できるので困ることはありません。
クライアント企業からの要望に合わせたスキルや資格を持った派遣スタッフを探すのも簡単です。
人材派遣システムによっては、派遣個別契約書や派遣先管理台帳、就業条件明示書などをボタンのワンクリックで出力できるものまであります。
契約書を手作業で作成するとかなり手間がかかるので、かなり効率が良くなります。
給与計算や請求業務でのミス削減
人材派遣システムでは、給与の計算や請求業務など、お金周りの管理も行うことができます。
お金周りの管理は人の手で行うと、どうしてもミスが出やすいところである一方、絶対にミスを起こしてはいけない領域です。
しかし人材派遣システムを使用すれば、効率化し、ミスも防ぐことができます。
繁忙期などは特に役立ちます。
人材派遣会社のテレワーク導入に便利
人材派遣システムにはクラウド型のものもあり、インターネット環境さえあればどこからでもアクセス可能です。
つまり、人材派遣会社でもテレワークを導入することができるのです。
人を扱う仕事である人材派遣業で、なかなかテレワーク化が進まない現状があります。
また、書類を扱うことも多く、それらをすべてデータ化してオンライン上で処理できるようにならなければ、在宅勤務やテレワークを導入することが難しいのです。
しかしクラウド型の人材派遣システムなら、それらの問題を解決できます。
人材派遣システムを選ぶ際に見るべきポイント・機能
人材派遣システムが便利なことは分かりましたが、様々な種類のソフトウェアがありますよね。
機能や特色がそれぞれ違うこともあって、一体どれを選べば良いのか迷ってしまうのではないでしょうか。
そこで、人材派遣システムを選ぶ際に見るべきポイントや機能についてご紹介します。
求める機能を持っているか
まずはこちらが最重要ポイントです。
人材派遣システムには様々な機能がありますが、各システムによって少しずつ持っている機能が異なります。
営業や人事、就業、給与などなど、会社が最も求めている機能が携わっているか、そしてシステムがその機能に強いのかどうかをしっかり確認しておきましょう。
契約した後に「欲しかった機能がない」となることはないようにしましょう。
例えば、社内で利用する管理機能は備わってる上に、派遣先と連携ができるような機能・サービスのついた人材派遣管理システムもあれば、ないシステムもあります。
社内での管理だけでなく、派遣先との連携により全体的に業務効率をアップしたいのであれば、そのような機能があるかも確認しておくべきです。
操作のしやすさや画面の分かりやすさ
作業を効率化するにあたって、操作のしやすさや画面のわかりやすさも最重要ポイントになります。
初心者にもわかりやすいように単純操作で使用できるものもあるので、パソコンスキルに合わせて選ぶようにしましょう。
基本的には誰でもわかる、という人材派遣システムを選んだほうが良いです。
新入社員や新しく入る中途入社の社員でも、すぐに使い方を覚えられたほうが良いからです。
またデータを出力する際、慣れ親しんだエクセルが使用できる人材派遣システムもありますので、資料や分析のためにデータを加工する必要がある場合はそのようなシステムがおすすめです。
お金周りの管理が簡単か
作業工程において１番手間がかかりミスも発生しやすいのは、給与などお金に関する計算業務になります。
派遣スタッフや派遣先クライアント企業によって給与の計算方法は様々で、人材派遣システムもそれに対応し、様々な計算方法に対応しているものが多いです。
なかには保険や年末調整などの計算まで可能なものもありますので、ニーズに合わせて人材派遣システムの計算業務に関わる機能を確認しておく必要があります。
登録・管理できる派遣スタッフのデータ種類
派遣スタッフ１人ひとりのデータを管理することができる人材派遣システム。
登録・管理できる派遣スタッフに関するデータの種類は、人材派遣システムによって少しずつ違います。
１人ひとりの応募状況を管理したり、契約書やシフト日程、給与や賞与、資格など、クライアントの要望に対して派遣スタッフを選ぶ際に見るポイントに合わせて、必要なデータが管理できるものを選びましょう。
利用可能な端末の数
人材派遣システムによっては、社内以外の場所でも使えるようなものもあります。
もともと人材派遣システムは、パソコンに独自ソフトをインストールする「サーバークライアント型」の製品が中心でした。
そのため社内にいないと利用することが難しく、営業で外にでることの多い人にとっては使いづらいものでした。
しかし最近では、スマホやタブレットからでも利用できるようなシステムも開発されています。
社内に限らずいつでもどこでも人材派遣システムが使えるようになっているので、とても便利ですよね。
営業先でクライアントの要望をヒアリングしながら、人材派遣システムで条件を満たす派遣スタッフがいるか確認することもできます。
また、利用可能な端末の数に制限があると、複数の社員で利用するのが難しくなります。
それだけ効率が下がるわけですから、人材派遣企業は自社の社員数に応じた人材派遣システムを選びましょう。
マイナンバー対応
マイナンバー対応の人材派遣システムであるか否かは、今では必須のチェックしておかなければいけないポイントのひとつです。
現在ではマイナンバーに対応していないシステムを見つけるのが難しい状況ではありますが、マイナンバーの扱い方についてはきちんと確認しておきましょう
派遣スタッフごとにマイナンバーを収集し、保管できるような人材派遣システムがあります。
マイナンバーは大切な個人情報ですから、マイナンバーの対応可否とともにセキュリティ管理についてもチェックしておくことをおすすめします。
おすすめの人材派遣システム3選
ここまで人材派遣システムについてお伝えしてきましたが、具体的にどの人材派遣システムが良いのでようか。
こちらでは特にオススメの人材派遣システムを、3つピックアップしてご紹介します。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の特徴は、営業や人事、就業、給与、顧客、販売などの業務プロセスをすべて統合し、人材ビジネスに特化した総合管理システムであるという点です。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）が選ばれる理由として次の5つ点が大きな魅力となっています。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）１つで、人材を派遣・請負・紹介するという業務プロセスを行うことができます。
一般派遣や日雇いに限らず、正社員派遣、常用型派遣、技術者派遣、無期雇用派遣などにも対応しており、多くの人材派遣会社で導入されています。
今後ビジネススタイルや市況が変化していく可能性も踏まえ、柔軟に対応できるシステムとなっております。
新しいシステムを導入するにあたり、気になるのはやはり値段ですよね。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）は「価格は品質の一部」と考え、他にはない圧倒的なコストパフォーマンスの人材派遣システムです。
しかし「安かろう悪かろう」ということもなく、高品質で機能も豊富です。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）version1がリリースされて以来、なんと10,000点以上の改修改善、機能拡張を行っています。
法令などの影響で必要な機能が追加したり、仕様を変更しなくてはいけなくても、このように柔軟な対応をしてくれるのであれば安心ですよね。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の特徴として、操作のしやすさというものもあげられます。
せっかく便利なソフトウェアでも、操作がわからなかったら意味がないですよね。
扱うのが初めてであっても使いやすいように、統一感のあるやさしいインターフェースによって成り立っています。
また帳簿を出力する時は、誰もが慣れ親しんだエクセルにて行うことが可能です。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）には専門のサポート体制を用意されています。
全国均一で安心のサポートを受けることができるようになっているので、困った時に直接サポートを受けることができるのは嬉しいですね。
＞＞STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の詳細はこちら＜＜
HRBCスタッフィング
HRBCスタッフィングは、稼働数を増やして利益を上げるために、多くの業務シーンでユーザーを支援する総合管理システムです。
基本機能としてはスタッフの管理、求人案件・求人企業の管理、求人票や履歴書などの帳票、メール送信受信、２重ログイン検知など、業務を効率化させるものは一通りそろっています。
HRBCスタッフィングは現状利用しているシステムと併用することにより、勤怠管理や請求業務フローを変更することなく、営業業務を強化することができるようになっています。
「稼働スタッフが400人以上いる」「スタッフの稼働率を上げて、更新・就業継続率を改善したい」などの悩みを持つ方は、まずは相談してみてはいかがでしょうか。
さらに1,300社を超える導入実績があるのもポイントです。
そのほかアフターサービスも充実しており、システム運用コンサルタントが会社のビジネススタイルについて詳細にヒアリング、サポートしてくれます。
ORDIA（オルディア）
「ORDIA（オルディア）」は、しっかりとセキュリティ管理がなされたうえで、マイナンバーの収集や保管において、人材ビジネス向けに特化した機能も備えています。
以下ORDIA（オルディア）のおすすめポイントを記載します。
ORDIA（オルディア）は1985年から派遣業界向けシステム開発を行っており、長い経験と歴史があります。
そのため多くの販売実績や開発実績があり、信頼される理由となっています。
ORDIA（オルディア）は人材派遣向けシステムの中で初めて、Webシステムを採用しました。
そのため社内のどこにいてもシステムが利用可能です。
ORDIA（オルディア）は人材派遣サービス向けに特化したパッケージシステムであり、派遣スタッフやクライアントの情報、商談内容や案件の進捗、勤怠管理や請求、給与など、すべての基幹業務を分散させることなく１つのシステムで行うことができます。
手間も削減され、効率的に業務を行うことが可能です。
ピッタリの人材派遣システムを見つけよう！
人材派遣システムとはどのようなものか、メリットや選ぶポイント、おすすめの人材派遣システムについてご紹介してきました。
派遣会社の業務が効率化するということで、最近あらゆる会社で導入されています。
人材派遣システクにも多くの種類があり、それぞれ特徴や機能が異なります。
自社のニーズと照らし合わせながら、ピッタリの人材派遣システムを見つけてみてくださいね。
