派遣スタッフのフォローできていますか?派遣スタッフの確保・定着には“連携”が肝心!

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派遣スタッフとは、皆さんご存知の通り、実際に働くことになる企業とは契約関係になく、人材派遣会社と雇用関係を結んで企業で働く人のことを指します。

そのため、わずらわしい職場でのしがらみもあまりなく、これまで自分がつちかってきたキャリアや持っているスキルを仕事で活かすことができるという点で人気があります。

しかし派遣社員として派遣会社と契約したものの、派遣会社のフォロー体制に不満を抱いてしまうという話を耳にすることもあります。

派遣会社にとって派遣スタッフの満足度を上げ、スタッフの確保・定着率アップを図るのは重要な仕事です。

今回は、派遣スタッフの確保・定着のために必要なことについてご紹介していきましょう。

 

派遣スタッフへのフォローは派遣会社の大切な仕事

人材派遣会社の主な仕事は、派遣先企業に求められている人材を吟味し、ふさわしいスタッフを送ることです。

派遣スタッフが派遣された企業になじめなかったり、派遣された企業がそのスタッフに対して仕事を頼みづらかったりするようなことがあれば、人材派遣会社の責任にもなりますから、人材選定はとても重要です。

 

しかし、人選が終わったからといって、あとは給料を支払い勤怠状況を管理していればよいだけだと思っていませんか。

派遣スタッフが働き始めた企業に対して不満を抱いていれば解消し、悩みがあればしっかりフォローしなければ、表面上はうまく行っているように見えても、派遣スタッフの仕事に対する満足度は下がっているかもしれません

派遣スタッフの満足度が低ければ契約を更新しない可能性が高くなりますし、働くコンディションが悪ければ、逆に企業から契約を終了されてしまう可能性もあります。

いずれにしても派遣期間が短くなれば、人材派遣会社の利益は減ることとなるためメリットはありません。

定着率をアップし長く働いてもらうには派遣スタッフとの関わり方を見直し、気持ちよく働き続けてもらえるようにフォローすることが大切です。

 

派遣スタッフの定着率をアップし長く働いてもらうためのフォロー・連携

派遣スタッフが「できるだけ長くその派遣会社を通して働きたい」と思うためには、人材派遣会社は何をフォローすればよいのでしょうか。

具体的なフォロー内容を見ていきましょう。

 

仕事の紹介

まず、派遣スタッフに長く働きたいと思ってもらうためには、仕事内容への満足度を高くすることが重要です。

派遣スタッフが派遣会社で働く理由は、所得や時間的な制限があったり、正社員のような重責を持たずに働きたかったりなど、人によってさまざまです。

そこで、人材派遣会社は派遣スタッフひとりひとりと深く関わりを持ち、その人が本当にやりたいことや派遣に求めること、要望を探る必要があります

ひとりひとりのことを理解できれば、その派遣スタッフに最適な仕事を紹介することができますし、その後もどのようにフォローすれば良いのかがわかってきます。

そして、働き出した後にも仕事内容・仕事環境が派遣スタッフのイメージした通りであるのかを確認し、必要に応じてフォローしていきましょう。

 

契約書等の必要書類のスムーズな作成

派遣スタッフとして働いてもらうためには契約を結ぶ必要があります。

契約書のほかにも、派遣先の企業によっては多くの書類を取り交わすことがあるかもしれません。

また、派遣の仕事は短期的なことも多く、短期間で職場を変える際にはその都度書類の作成が必要になってきます。

このような書類関係のやりとりがスムーズに行えないと、派遣スタッフにとっては大きなストレスとなってしまいます。

漏れなく、遅れのない迅速な対応は、些細なことではありますが満足度の向上に大きく関わりを持ちます

 

面接や初出勤の同行

納得できる派遣先が見つかれば、次は派遣先の企業とのやり取りとなります。

最初に面接をして、特に問題がなければ勤務開始となりますが、この時点でのフォローとしては、面接への同行があります。

やはり最初は不安が大きいため、自分のことをよく知る人材派遣会社の社員が面接に同行してフォローしてくれるだけで、派遣スタッフは安心します。

面接の際には本人が伝えきれていない強みや要望を、隣でフォローしてあげましょう。

また、面接の後には派遣スタッフがどう感じたのかを聞いて、不安を感じていれば少しでも安心して勤務を開始できるようフォローしてあげてください。

初出勤に同行するケースもあるので、その際も緊張しているであろう派遣スタッフに対して声掛けを行うといいでしょう。

初出勤の前にはリラックスできるよう、電話やメールをしてみるのもよいですね。

一見小さなフォローのように感じますが、人材派遣会社の社員が丁寧に対応し、派遣スタッフと密接に関わりを持つことで満足度は大きく変わっていくのです。

 

勤務状況の把握・フォロー

では派遣先の企業で働くようになった後は、どうフォローすればよいのでしょうか。

すでに働き始めたからといって安心せず、そのスタッフの派遣先での勤務状況を把握することで、派遣スタッフが派遣先やその仕事に満足できているかどうかを確認するようにしましょう。

地味な作業かもしれませんが、契約内容と照らしあわせて、仕事内容に差異はないか、契約時間よりもオーバーしていることはないか、遅刻・早退などを繰り返していないかなど、コンディションをチェックしておきましょう。

もし、危ない兆候が見えれば早めにフォローをしてください。

勤務開始後も人材派遣会社が関わりを持ってくれるということは、派遣スタッフにとってはとても心強いことなのです。

 

派遣スタッフからの相談に対するフォロー

派遣スタッフとしっかり関わりを持つことで、些細なことでも相談してくれるようになります。

そして、派遣先の企業のことや業務のこと、職場の雰囲気などについて相談があった場合にはじっくりと相談に乗り、事実確認を行ってフォローするように心がけましょう。

自分の声に耳を傾けてくれる相手や、常にフォローしてくれる相手がいるというだけで、満足度が大きく変わっていくのです。

 

派遣スタッフフォローのために必要な社内連携

派遣会社だけでなく一般的な企業でもそうですが、情報は個人単位での把握に留めるのではなく、企業全体で共有し、社員同士が連携して動ける状態にしておくことがおすすめです。

では、派遣スタッフから相談があったとき、人材派遣会社内の誰もがいつでも相談に応じられるよう連携するには、どのように準備をしておく必要があるのでしょうか?

 

仕事と派遣スタッフの情報共有

まずは、派遣スタッフが担当している仕事のことや、どのような経歴を持ってその仕事に就いているのかなど、各担当が把握できる環境を整え情報をストックできるようにしましょう。

そうすることで、いざフォローするときに迷わず判断することができます。

このような連携した動きをするためには、個人情報を保管して社内で連携できるシステムを作ったり、情報を蓄積させるフローを構築したりなど、フォロー体制を整えておくようにする必要があります

また今現在どのような案件で人材の募集があるのか、どのような人材が派遣できる状態にあるのかを把握しておくことも大切です。

そのためには派遣先への営業担当者と派遣スタッフのフォロー担当者がしっかり連携していることが求められます。

その派遣スタッフにとってぴったりの案件が入ってきたら、すぐに紹介できるようにしておくことで、派遣スタッフや派遣先の信頼が高まります。

 

契約内容、勤怠状況、給与額の一致

信頼できる人材派遣会社でなければ、派遣スタッフの満足度は上がりません。

その信頼を得るためには、契約した内容と、業務内容や労働時間、残業代も含めた給与額が正しく提供されていることが必要です。

そして正しく提供されるためには、人材派遣会社では派遣先企業と取り交わした内容を間違いなく管理し、更新があった場合には漏れなく反映し、その情報を正確に派遣スタッフへ提示することが重要です。

派遣会社が取り扱う案件は少なくありませんが、1つでもアンマッチが起こればそれに関わりを持つスタッフの満足度は低下します。

このような契約にまつわる情報を個別で管理していると、いざ変更があった場合に反映が抜け漏れる可能性が出てくるため、重要な情報はしっかりと社内で連携し、情報共有がされるような仕組みにしておきましょう。

特に給与の支払いに関わる経理担当者は直接派遣スタッフと関わることはないかもしれませんが、お金というセンシティブな問題であるためしっかりと社内で連携をとり、正しい金額の給与を支払わなければいけません。

 

仮払申請に対する支払い対応

人材派遣会社の給与体系には、月払い、日払い、仮払いなどがあります。

仮払いとは、本来の給料日の前に給与の一部を支払う給与体系で、派遣スタッフは公共料金の振り込みなどでこの仮払申請を必要とすることがあります。

しかし実際には、この仮払申請のシステムがうまく行かず、人材派遣会社内の規定によって円滑に支払われないなどのトラブルが発生することがあるのです。

また、月をまたぐと仮払の申請ができない、派遣先が異なる場合には申請できないなどの制約がある場合もあります。

このように何らかのトラブルにより、仮払申請で支払いが受けられなかった場合には、派遣スタッフの公共料金の支払いがストップしてしまうという可能性もあるでしょう。

仮払申請は生活に直結するため、トラブルなくスムーズに支払いができるよう、しっかり社内で連携をとり、きちんと支払いができているかを確認することも重要です。

 

派遣スタッフの定着に必要なフォローも社内連携も可能にするなら「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」

このように、派遣スタッフの満足度を上げて定着率を上げるためには、スタッフへのフォローと社内連携を同時に行う必要があります。

そのためには、連携できるシステムやフローを構築する必要があるとお話しました。

そこでおすすめしたいのが、「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」です。

この「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」は、派遣に登録する人向けのアプリケーションサービスで、スマートフォンやタブレットで効率的に各種手続きができるのです。

では具体的な機能についてご紹介していきましょう。

 

人材派遣業向け基幹システムと連動しているため連携がスムーズ

この「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」は、人材派遣会社向けの基幹システム「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」と連動しているため、派遣スタッフが入力した情報を同時に派遣会社が確認することも、その逆に派遣会社が入力した情報を派遣スタッフが確認することも可能です。

必要な情報を漏れなく共有することができ、しっかりとフォローを行うことができるのです。

 

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は人材派遣会社の業務を一元管理でき、業務効率を格段にアップできる派遣管理システムです。

スタッフ管理から顧客管理、配置、勤怠管理、請求管理、給与支払などをSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)1つで管理できます。

例えば、STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)で派遣スタッフが出勤・退勤を申告することで、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の勤怠管理が更新され、人材派遣会社が勤務状況を確認することができます。

他にもSTAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)を通して派遣スタッフが仮払い申請を行えば、人材派遣会社はSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)で支払ができます。

 

このような連携したシステムを持つことで社内でも同じ情報が共有できるため、担当者が不在の際のスムーズなフォローや、誤った情報を提供するリスクも軽減し、結果的にスタッフ満足度を高めることができます。

 

STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)でできること

では「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」でどのようなことができるのか、主に7つの機能について具体的にご説明します。

 

1)仕事紹介・応募申請

人材派遣管理システム「STAFF EXPRESS(スタッフ管理システム)」と連動させることで、公開された仕事に対して派遣スタッフはリアルタイムに応募することができ、派遣会社側では採用・不採用の判定や採用時の人員配置も即座に確定させることができます。

同時に同じ情報を共有できることで派遣会社と派遣スタッフの関わりが増し、フォロー回数も増えることからスタッフの満足度向上にも繋がります。

 

2)スケジュール申請

派遣スタッフが仕事の希望日を「OK」または「NG」で申請すると、人材派遣会社はそれぞれの仕事可能日を把握でき、仕事が可能なスタッフを簡単に検索してキャスティングすることができます。

特に短期の仕事には最適で、効率的に業務フォローを行えます。

 

3)契約照会

オンライン上で契約を行えるため、就業条件明示書を送付するためのコスト削減が可能となります。

また、単なる明示ではなくしっかりとエビデンスを残せるため、労務管理の面でもフォローできる安心の機能となっています。

 

4)シフト照会・勤怠申請・勤怠画像申請

出退勤の打刻もこれひとつで管理できるため、打刻漏れの防止や月末月初に業務負荷がかからないよう調整することで、派遣スタッフをフォローします。

人材派遣会社としても自動で勤務時間が管理できるため、就労状況の把握も効率的です。

 

5)仮払申請・リアルタイム仮払決済

「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」からの仮払振込がリアルタイムで決済され、確定した勤務実績に基づいた仮払申請をシステム上で効率的に管理でき、申請内容に応じて承認・不承認の決済ができます。

 

6)支払照会

支給明細では、日数、時間、金額の集計値のほか、日々の勤務明細も表示でき、必要に応じて支給明細を印刷することも可能です。

 

7)ドキュメント照会

「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」に源泉徴収票などのPDF文書を公開することができるため、印刷コストが削減でき、さかのぼっていつでも確認できるため書類管理にも役立ちます。

 

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派遣スタッフへのフォローで満足度・定着率アップを狙え!

派遣スタッフをフォローすることは、単にスタッフの満足度を上げるだけではなく、結果的に派遣会社の業績アップにも繋がります

そして、スタッフの満足度を上げるためには、社内で効率的に情報を連携させることも重要ですね。

「STAFF EXPRESS NEO(スタッフエクスプレスネオ)」のような画期的なツールを効率よく使って、満足度高く、より長く働いてもらえるよう派遣スタッフをフォローしていきましょう!

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