働き方改革が推進されている中で今注目されているRPA。
このRPAシステムには様々な種類がありますが、一言でいうと定型業務の自動化ができることが特徴です。
近年、RPAを導入する企業が増えてきていますが、人材派遣の仕事においても導入できることをご存知でしょうか。
人材派遣の仕事は派遣登録者のパーソナルデータをもとに、その人にマッチする派遣先を見つける仕事ですが、RPAを導入すると具体的にどのようなメリットがあるのでしょう。
RPAを人材派遣の現場で導入する際のポイントをまとめてみました。
目次
RPAとは？
RPAは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略です。
RPAシステムは、パソコンを使った事務作業をソフトウェアに登録することで、人の手の代わりにロボットが作業をしてくれるシステムです。
つまり、RPAを使うことで、人材派遣の仕事における単純な事務作業等の自動化と効率化を実現できるのです。
例えば、面接日前日のアラートや面接後のお礼メール送付などの採用に関する業務や、勤怠のチェック、有給・雇用保険・社会保険に関する毎月の定型業務などをロボットに任せることで、人間は他のより重要な業務に時間をかけることができます。
金融関係や、人材派遣、企業内の人事・経理部門などがこのような定型業務を多く扱っているため、RPAと相性が良いものとされています。
RPAは、作業の難易度に応じて、3段階のクラスに分かれています。
Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略で、単純作業を得意としています。
決められたことだけに対応しているため、繰り返しの作業に向いています。
人材派遣の仕事でも同じ業務を繰り返し行うことが多いですが、単純な作業の繰り返しは集中力が途切れてしまい、どうしてもミスが発生する可能性があります。
RPAを使うことでミスなく業務を進めることができます。
Enhanced Process Automation（エンハンスド・プロセス・オートメーション）の略で、アンケートの集計や画像などの大量なデータを処理して分析することが得意です。
データ量が多いと、集めたデータを項目ごとに集計し、細かくデータの傾向を分析する作業はとても大変です。
このような作業はEPAに任せることができます。
Cognitive Automation（コグニティブ・オートメーション）の略で、EPAと同じく情報の処理ができますが、さらに自立した結果を出力することができます。
つまり、集めたデータをどうやって処理していくかまで判断してくれるのです。
例えば顧客対応の場合、自動対応にするのかコールセンター対応にするかなどを判断してくれます。
RPAを人材派遣業に導入するメリット
RPAを人材派遣の仕事で導入するメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。
人材派遣の仕事では、まずは派遣社員として働きたい人が自身のスキルセットを登録しにきます。
人材派遣会社は登録された情報を参考に、スキルチェックや派遣先の希望等をヒヤリングし、マッチングする会社を紹介し、契約や就業フォローなども行っていきます。
人材派遣の仕事では、登録している派遣社員の人数も取引先の派遣先企業も多くないとマッチング率が下がってしまうため、必然的に管理するデータの量は多くなります。
RPAを導入して人材派遣に関する大量のデータを処理することで、仕事の効率アップに繋がります。
単純作業はすべてロボット、人はコア業務に集中
人材派遣の仕事にRPAを導入することで、繰り返しの単純作業や定型業務をRPAに任せ、高い判断力を求められるコア業務に集中することが可能となります。
人材派遣の仕事のコア業務に集中することで、仕事の生産性が上がり、売上の拡大や競争力の強化にも繋がります。
また、人材派遣の仕事ではコツコツと行う単純作業が多く、それには多くの時間を費やしてしまいます。
この作業をRPAに任せられることにより長時間の労働も是正されます。
単純作業でのミス軽減
単純作業を得意とするRPAは、設定さえ間違っていなければミスは起こりません。
人が作業を行うと、その日の体調や気分、長時間の作業で疲れが出てしまうことなどが原因でミスが発生する可能性があります。
人材派遣の仕事に限りませんが、ミスをすればもう一度やり直さなければならないため時間のロスになり、仕事への信用も失いかねません。
RPAに任せることで、人の手よりも見落としなく正確に業務を行うことができます。
ロボットなら24時間365日働ける
労働基準法で定められた労働時間は、原則1日に8時間までとなっています。
法律の範囲内での残業もできますが、人が働くには限界があります。
人材派遣の仕事において、業務が終わらずに残業が多く発生してしまうことが問題として挙げられています。
人材派遣の仕事をRPAに任せれば、RPAはロボットのため、私たち人間が眠っている間も働いてくれます。
決められた通りの作業を休みなく、365日24時間やり続けてくれるのです。
「朝出社するとRPAによって業務が終わっていた！」ということも実現可能です。
人手不足も解消できる
人材派遣業界では業界内での競争が激しくなっていたり、法令が厳格化している影響で業務量が増えています。
そのため、業界的にホワイトなイメージが少なく、就職先としての人気は高いとはいえません。
今後、より労働人口が減少していくことを考えれば、人手不足が進んでしまう恐れがあります。
RPAを導入することによって、今まで人がやっていた作業をロボットが代わりに作業してくれるため、人手不足の解消にも繋がります。
人材派遣業でRPAを導入する際のポイント
人材派遣業でRPAを導入するメリットについてご紹介しましたがイメージが湧いたでしょうか。
しかしRPAツールは様々あり、機能や価格帯などが異なります。
一体どのように導入するRPAツールを選べばいいのでしょうか。
それでは、人材派遣の仕事でRPAを導入する際に知っておきたいポイントを大きく2つご紹介します。
自動化できる業務を洗い出す
1つ目は、人材派遣の仕事において、RPAが自動化できる業務にはどのようなものがあるのかを知り、自社の業務の中でどれが該当するのかを洗い出すことです。
具体的には以下のような条件に該当する業務が当てはまります。
単純作業とは、例えばデータ入力やコピー&ペーストといった作業です。
人材派遣の仕事では、膨大な量の顧客データを管理する必要があり、入力するだけでもかなりの時間を費やします。
RPAが導入されることで、人材派遣の仕事の業務時間短縮に繋がる他、入力ミスも防ぐことができます。
データの集計や分析は結構時間を費やす作業です。
RPAの導入によって、人材派遣の仕事でもデータの読み込みや分析を短時間で正確に行えるようになります。
人材派遣の仕事ではシステムを使用した業務も多くあります。
RPAは使用しているシステムの監視や、不具合などが起こった時のメンテナンスを行ってくれるため安心です。
人材派遣の仕事では、登録している派遣社員や取引先の派遣先から毎日多くの問い合わせがあります。
RPAは言語の解析や音声の解析ができるので、カスタマーサポートにも対応可能です。
メール対応や電話対応ができるので、人件費の削減にも繋がります。
上記に具体例を挙げてみましたが、このように人材派遣のどの業務をRPAで自動化するかを選定する必要があります。
RPAの導入前に、社員の人数やスキルに合わせて業務整理を行い、人材派遣の仕事で自動化によってもたらされる影響や、何か支障が出る可能性があるのかを確認することが必要となります。
基幹システムと別にRPAツールを導入するのは面倒
2つ目はRPAツールの導入に関することです。
人材派遣の仕事では、業務管理のためにすでに基幹システムを導入しているケースが多いです。
しかしRPAに対応しているわけではないものがほとんどのため、RPAを導入するためには別途RPA用のツールを導入する必要があります。
企業向けのRPA用のツールは高価なものが多く、新たにシステムを導入するとなるとコストが増してしまいます。
また業務管理のツールと業務の負担を軽くするツールが分離していることで、導入しても効率化が劇的に得られるわけではなくなってしまいます。
そこでこの問題を解決できる、RPA機能を有する基幹システムSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）がオススメです。
派遣管理システム「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）」ならRPA導入が簡単
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）は、初めての方でも簡単に設定できるため導入しやすく、人材派遣の仕事にオススメのRPA機能つきの人材派遣管理システムです。
STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）では、営業やスタッフ管理、給与計算や勤怠管理、請求管理など人材派遣業におけるあらゆる業務を一元管理することができます。
オールインワンパッケージなので、これ1つで人材派遣会社の業務の効率化が劇的すすみます。
その中でも、
- 外部メディアからの応募者情報の自動取込
- 応募者へ面接日を知らせる自動メール
- 抵触日の近い案件の自動注意喚起
- 未就業スタッフの自動抽出
- 未配置案件の注意喚起
- 案件にマッチする派遣スタッフへの自動メール送信
- コンプライアンスの未発行自動通知
- 契約書の未回収を自動通知しクライアントへ依頼メール送信
- 勤怠データのの自動取込
- e-Gov電子申請の自動化
- 給与計算の自動化
- 会計システムとの連携
などの業務をRPA機能で実行することができるのです。
これ以外にも多種多様な業務が対応範囲内です。
人材派遣の仕事においては、これだけの機能が入っていれば業務もスムーズにできますね。
何より単体のRPAツールを導入するよりも、人材派遣管理システムに付随したRPAツールであるため、低コストで人材派遣業にピッタリの機能を持ったシステムである点がSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の魅力でしょう。
＞＞STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）の詳細はこちら＜＜
RPAツール単体で導入したい人材派遣会社は
「STAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）が人材派遣業でRPAを導入する際におすすめ」とはいっても、人材派遣管理システムはすでに別のものを利用しているのでRPAツール単体で新たに導入したいというケースもあるでしょう。
そのような場合は、国内シェアNo.1であるRPAツール「WinActor」がおすすめです。
WinActorはNTTの研究所で開発された国産RPAツールであるため、日本語にも対応しており、これまで2,000社以上に提供されてきました。
国産RPAツールであるためしっかりしたサポート体制があり、価格も単体のRPAツールの中では比較的に安価です。
最初にRPAを導入するにはぴったりのRPAツールです。
RPAの導入を機に、人材派遣管理システムの乗換を検討されている場合はSTAFF EXPRESS（スタッフエクスプレス）がおすすめですが、どうしても現在の人材派遣管理システムのままRPAを導入したい場合はWinActorを検討されてみてはいかがでしょうか。
人材派遣業こそRPAを活用しよう！
人材派遣の仕事で多い単純作業や毎月の定型業務などをRPAに任せることで、人為的なミスを無くして効率的に業務を進めることができます。
さらに、よりコアな業務へ人間の時間を割くことができるため、クライアントや登録派遣スタッフの満足度の向上に注力することができ、結果として自社の発展・成長に繋がります。
人材派遣業こそ、RPAを活用して業務効率化や働く社員の満足度をアップさせましょう。
