人材派遣の管理の方法は?システムを使って抜け漏れナシ!

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人材派遣会社の方は、どのように派遣スタッフやクライアントからの案件を管理していますか?

情報量が多くなればなるほど管理するのは大変です。

その上、派遣スタッフの個人情報、給与や請求などのお金の計算など、管理が不十分になってしまうと大きな問題に発展するような情報がたくさんありますよね。

では一体どのようにして人材派遣に関わるすべてを管理すべきなのでしょうか?

 

今回は人材派遣における「管理」の問題について、よくある悩みやそれを解決するシステムなどをご紹介したいと思います。

人材派遣会社の方で管理に悩んでいる方は要チェックですよ!

 

人材派遣の管理でよくある悩み3選

まずは人材派遣の管理において、よくある悩みを具体的に3つご紹介します。

1つでも当てはまるものがあれば、人材派遣業向けの管理システムの導入をオススメします。

 

複数のツール上にデータがバラバラ

いくつもシステムを導入しており、複数のツール上にデータが残っている状態です。

「スタッフの個人情報はAのツール」「シフト管理はBのツール」「給与計算はⅭのツール」・・・・・・、とデータがバラバラになっているため、作業工程としてやりづらく、かなり効率は悪いですよね。

人は基本的に複数のことを同時にこなすことはできません(マルチタスクが得意な人もいますが、基本的にはシングルタスクを高速で切り替えている、という説があります)。

 

請求や給与のデータが紐付かない

上記のように複数のツール上にデータが散らばっているため、それぞれが紐づかなくなります。

目視、手作業で紐づけるなんて、自らミスが起こってもおかしくない状況にしているようなものです。

特にお金周りの計算と言うのは、複雑でミスが起きやすいところである一方、信頼に関わるため失敗したくないところです。

このような悩みを持っている派遣会社はとても多いのです。

 

派遣スタッフが多くて管理が煩雑

派遣スタッフの数が増えれば増えるほど、業務も扱うデータ量も膨大に増えていきます

そのぶん管理が煩雑になり、作業が追い付かなくなりますよね。

手間も時間もかかってしまい、なかなか人の手だけでは足りなくなってきます。

しかしラクに管理ができる程度の派遣スタッフしかいないとなると、自社の経営が不安になってしまいます。

人材派遣業にとって、派遣スタッフの多さからくる管理の大変さは避けられないものです。

 

人材派遣の管理はシステムで解決!

そこで人材派遣業における「管理」の問題は、人材派遣業向けの管理ツールで解決してしまいましょう。

人材派遣業向けの管理システムのメリットとデメリットについてご紹介したいと思います。

 

人材派遣管理システムのメリット

まずは人材派遣管理システムのメリットについてです。

主なメリットとして次の4点が挙げられます。

 

派遣スタッフの管理効率が上がる

まずはこれが1番ですよね。

たくさんの派遣スタッフを管理することは難しいですが、人材派遣管理システムを導入するとツール1つで様々な情報の管理ができます。

派遣スタッフの能力を見極めて仕事を手配したり、シフト管理を行ったり、給与計算をしたりなど、これまでと比べて格段に時間や手間を削減することができるはずです。

 

派遣スタッフのデータを共有しやすい

登録している派遣スタッフが100人いたとして、果たして全員の情報を頭にいれることはできるでしょうか?

人のことを覚えるのが得意な方にとっては朝飯前かもしれませんが、多くの人にとっては難しいことです。

さらに自分が担当している派遣スタッフについては頭に入りやすいでしょうが、他の社員が担当している派遣スタッフについてはなかなか覚えることができません。

しかし人材派遣業向けの管理システムを導入することで、わざわざ覚える必要はありません。

管理ツールを使って社内に最新の情報を共有することで、いつでも、誰でも、必要なときに必要な情報を管理ツール上で探すことができます。

 

派遣スタッフの稼動状況、稼動率などが分かりやすい

登録している派遣スタッフのうち、どれだけ稼動していて、どれだけ稼動していないのか、ぱっと見て分かったらいいと思いませんか?

稼働率が高ければ案件が増えても対応できるように派遣スタッフを増やし、逆に稼働率が低ければ案件を増やすために営業をする必要があります。

今後、会社全体としてどのように動いていくべきかを判断する指標としても、派遣スタッフの稼働率は重要です。

人材派遣業向けの管理ツールでは、派遣スタッフの稼働率やスキルがすぐに確認できるようになっています。

 

お金周りの計算でのミス削減

最も重要なお金周りの計算ですが、同時にミスが出やすい場所でもあります。

給与計算や請求業務でミスが起こると、後で顔が真っ青になることも。

しかし人材派遣業向けの管理システムを導入すれば、短時間でミスなく作業を行うことが可能です。

ヒューマンエラーはゼロにはできません。

管理システムをうまく利用してミスを削減しましょう。

 

人材派遣管理システムのデメリット

人材派遣業向けの管理システムについてメリットをご紹介してきましたが、デメリットがないわけではありません。

デメリットとして次のことが挙げられます。

 

導入が難しい

新たな管理システムを導入するには、まずどの管理システムにするか選ばなくてはいけません。

複数の候補について情報を集めて比較しなければいけないのです。

結構面倒ですよね。

さらに、他システムとの連携や管理体制の見直しなど、導入するとなると大規模な改革が必要になってくるのも事実です。

 

そのため、なかなか人材派遣業向けの管理システムの導入に踏み切れない企業も多いです。

しかし、最初のハードルさえ越えられれば、あとは業務をラクすることができます。

少しの辛抱です。

導入までは頑張ってみましょう。

 

そこで、人材派遣業向けの管理システムを導入する前に確認しておくべきことをご紹介したいと思います。

これらの抑えておけば、導入までののハードルが下がるでしょう。

チェックしてみてください。

 

人材派遣管理システムを導入する前に確認すべきこと

いざ人材派遣管理システムを導入するとなった際に、いくつか注意点があります。

それぞれの会社のニーズに合わせて、目的に沿った管理ツールを選びましょう。

 

人材派遣管理システムで何がしたいのか整理する

1番重要なポイントにはなりますが、導入した際にやりたいことを整理しておきます。

様々な仕事をこなすことができる人材派遣管理システムですが、ソフトウェアによってそれぞれ持っている機能も違います。

派遣スタッフの情報を管理したり、シフト日程の管理・調整をしたり、または給与計算などなど、会社の求める機能が備わっているかどうかをしっかり確認しておきましょう。

派遣スタッフの管理をラクにしたいのか、給与計算をラクにしたいのか、クライアントの管理をラクにしたいのか、管理ツールを導入することで何をしたいのかはっきりさせましょう

 

予算がいくらか確認する

予算も大切ですよね。

人材派遣管理システムの値段は様々ですが、自社の予算に合わせて選ぶことが重要になります。

安くても欲しい機能がなければ意味がありませんし、いらない機能がついていて高いのでは勿体ないです。

月額コースや年間コースでの支払いに設定してあるものや、管理ツールによっては初月無料のトライアル期間を設けているものもあるので、しっかりリサーチしておきましょう。

 

マイナンバーに対応済みか

派遣スタッフごとにマイナンバーを収集し、保管できるような管理ツールもあります。

マイナンバーは最も大事な個人情報であるため、管理にも気を遣いますよね。

マイナンバー対応済みの管理ツールを選ぶ場合は、セキュリティ管理のしっかりしたソフトを選ぶことも重要ポイントです。

最近ではマイナンバーに非対応の管理ツールを見つけるのが大変、というくらい標準装備の機能ですが、念のため導入前に確認しておくことをおすすめします。

 

派遣スタッフの管理がしやすいか

稼働率や仕事のスキル、シフトに給与計算など、派遣スタッフ1人ずつに様々な情報が付いてきますよね。

これらをすべて一元化し、管理しやすくする必要があります。

派遣スタッフの情報を管理するツールを選ぶ際は、管理のしやすさも重点に置いておきましょう。

 

経理の仕事が簡単になるか

作業工程において1番手間がかかりミスも発生しやすい経理の仕事。

管理ツールによって給与や請求金額の計算方法は様々あるので、自社にとって作業にしやすいものを吟味する必要があります。

年末調整や保険など、入ってくると面倒になる要素もあり、少しでもツールで簡単にできるといいですよね。

お金の計算がラクになるのは人材派遣業向けの管理ツールの大きなメリットですので、ぜひその魅力を大きく引き出せるツールを探しましょう。

 

派遣先との連携は可能か

人材派遣ソフトを通して業務管理を行うだけでなく、派遣先と連携がとれるものを選ぶと、さらに効率アップが狙えます。

派遣先と連携できる環境を構築することで、派遣先や派遣スタッフの満足度アップも狙えます。

※関連記事

 

おすすめの人材派遣ソフト3選

人材派遣管理システムのメリット、デメリット、そして選ぶ際に抑えておくべきポイントについて確認したところで、次は実際におすすめの人材派遣管理ツールを3種類ご紹介します。

 

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は、コレ1つで営業や人事、就業、給与、顧客、販売など、人材派遣業に必要な業務プロセスをすべて管理することができます

すでに利用しているユーザーからは、その高いコストパフォーマンスも評価され、「この値段でここまでできる、だから採用した」という声も聞きます。

 

導入した後もサポートを全国で受けることができ、継続して使用するという点において安心感のあるツールです。

バージョンアップも繰り返しているので、時代に合わせて必要な機能を提供し続けてくれます。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は「現状維持は後退」という考え方のもと、徹底的に品質向上に取り組んでいますので、何十年と使い続ける場合でも十分に対応してくれるでしょう。

 

さらに派遣スタッフや派遣先企業、営業など多くの場面で活躍し、多くのデータを管理するSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)ですが、なんとあなたの仕事の管理にも使えます。

ToDoバーという仕事と納期を登録・表示させる機能が付いていますので、人材派遣業の「管理」という面で見ると、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は最適といえるでしょう。

 

>>STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちら<<

 

☆気になる口コミ・評判も要チェック☆

 

HRBCスタッフィング

HRBCスタッフィングは、ただ業務をラクにするだけでなく、派遣スタッフの稼働数最大化をサポートすることで、人材派遣会社の利益を最大化することを狙った管理ツールです。

多くの人材派遣会社が必要とする機能はだいたい揃っているので、安心して導入することができます。

 

また、HRBCスタッフィングは現在利用しているほかのツールと一緒に使うことができる柔軟性も持ち合わせています。

いきなり別のツールに乗り換える、となると現場の混乱が考えられますので、ゆっくり新しい管理ツールで移行したいという方におすすめです。

無料トライアルもあるので、使い勝手を試してみてはいかがでしょうか。

 

☆気になる口コミ・評判も要チェック☆

 

ORDIA(オルディア)

1985年から派遣業界向けシステム開発を行っており、かなりのキャリアを持っているORDIA(オルディア)には、長年の経験からの信頼度があります。

そのため多くの販売実績や開発実績があり、お客様から信頼され、リピーターも多いのです。

さらにORDIA(オルディア)は、人材派遣向け管理ツールの中で初めてweb上でログインして利用するタイプの管理ツールを世に生み出したことでも知られています。

パソコンにインストールする必要がないので、インストールの手間、決められたパソコンでした利用できる不便さという問題を解決してくれます。

 

またORDIA(オルディア)はマイナンバーの管理について、強くアピールしています。

マイナンバーの管理はとても気を遣いますよね。

管理ツールには万全のセキュリティが求められます。

ORDIA(オルディア)はそのセキュリティ面にも大きな自信があるのでしょう。

情報漏えいのリスクについて厳しい会社にとって、ORDIA(オルディア)のセキュリティ対策は強い味方になるでしょう。

 

☆気になる口コミ・評判も要チェック☆

 

人材派遣の管理はシステムを利用しよう!

いかがでしたでしょうか。

複雑化している人材派遣の管理は、会社の規模が大きくなればなるほどシステムなしで管理するのは難しくなっていきます。

それぞれ異なった特色を持っている人材派遣の管理ツールについてもご紹介したので、これらも参考に会社の業務をより効率的に行っていけるシステムの導入を検討してみてくださいね。

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