人材派遣業も有給休暇の義務化に要対応!システムを使って管理を楽に!

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働き方改革に伴い、2019年4月から有給休暇が義務化され、有給休暇を最低でも5日についての取得が必要になりました。

生産性の向上のために企業が従業員のモチベーションをアップさせるための環境を整えることは大切です。

しかし企業側には有給休暇の申請や取得率について管理する手間が生じてしまったのも事実です。

有給休暇の義務化は大企業の正社員のみが対象ではありません。

人材派遣会社に登録し、派遣先ではたらく派遣スタッフも同様です。

今回は、有給休暇の義務化に対し、人材派遣会社がとるべき対応、また派遣スタッフの有休管理のための方法についてご紹介します。

 

有給休暇の義務化とは

人材派遣スタッフの方は、日頃から有給休暇を積極的に取得できているのでしょうか?

有給休暇は、法律で定められた労働者に与えられる権利ですが、実際は取得する人が少ない傾向にあります。

とくに人材派遣スタッフとして働いている方は、正社員に比べて立場が弱くなりがちで、なかなか有給休暇の取得について申し出られないこともあります。

 

そんな中、2019年4月より10日以上の有給休暇が付与される従業員は年5日の有給休暇の取得が義務化になり、また有給休暇のうち5日は付与した日から1年以内に時季を指定して取得させることとなっています。

 

  1. 雇入れの日から6か月継続して雇われている
  2. 全労働日の8割以上を出勤している

 

原則、以上の要件を満たしていれば、正社員に関わらず、人材派遣スタッフや契約社員、パートやアルバイトなども有給休暇の義務化の対象に含まれるのです。

 

ただしパートやアルバイトのように所定労働日数が少ない場合は、年次有給休暇の日数は所定労働日数に応じて比例付与され、比例付与の対象は、

 

    1. 所定労働時間は週30時間未満
    2. 週所定労働日数が4日以下または年間所定労働日数が216日以下

 

の2つの要件を満たした場合となります。

例えば週所定労働日数が4日で、継続勤続年数が2年6ヶ月の人は有給休暇の付与日数は9日であるため、5日の有休取得義務の対象にはなりません。

しかし3年6ヶ月勤めると有給休暇の付与日数は10日になるので、5日の有休取得義務の対象になるのです。

 

有給休暇義務化によって派遣会社がすべきこと

人材派遣業においても、有給休暇の義務化により、要件を満たしている派遣スタッフには有休を取得させることが必要になります。

しかし、人材派遣スタッフのの働き方は、入社日や継続勤続年数も人によって様々であり、取得できる有給休暇も異なるため義務化により以下の整備が必要になってくるでしょう。

 

  1. 有給休暇の付与日を管理・把握する
  2. 基準日に年次有給休暇取得計画表を作成する
  3. 使用者からの時季指定を行う
  4. 年次有給休暇の計画的付与制度の導入を検討する

 

このように有給休暇取得の義務化に伴い、人材派遣会社が対応すべきことが増えているのが現状です。

 

有給休暇の付与日数、消化日数を管理・記録・保存

有給休暇の付与日数は、最初は半年で判断され、以後1年ごとに評価されます。

そして、継続勤務年数が経過するとともに有給休暇の付与日数が増えていきます。

人材派遣スタッフの場合は、どのように義務化による有給休暇が付与されるのでしょうか。

 

▼6ヶ月継続勤務

人材派遣スタッフの場合、契約の更新期間を挟んでいても実質的に継続して勤務していれば条件を満たします

また、契約期間に数日の空きがある場合でも、継続的に勤務していると判断できれば継続勤務とみなされます

 

▼8割以上の出勤

8割以上の出勤とは、全労働日に対しての比率となり、全労働日とは所定労働日数のことです。

所定労働日数とは、労働者が働くことになっている日数、つまり契約上出勤する日数のことで、所定労働日数は、雇用形態によって異なります。

例えば、人材派遣スタッフであれば週5日とした場合に、平均週4日出勤していれば8割以上出勤の条件を満たすことができます。

 

そして人材派遣スタッフの所定労働日数に含めない日は、以下となっています。

 

  • 所定の休日
  • 会社の都合で休日となった日
  • ストライキで休業した日
  • 代休を取得した日
  • 選挙投票などによる休日
  • 天災等により休業した日

 

また所定労働日数に含める日は、人材派遣スタッフの産前・産後の休業期間、育児休業、介護休業、業務上の疾病や負傷による休業期間などは、継続勤務とみなされます

そして義務化による有給休暇取得日数も勤務日に含まれ、業務外の疾病や負傷、風邪などは勤務日数に含まれません。

 

有給休暇の付与日数や取得については、上記以外の条件も絡み、派遣スタッフひとりひとり状況が異なるため、人材派遣会社にとっては頭を抱える原因となってしまいます。

さらに付与日数だけでなく、派遣スタッフがしっかり有給休暇を取得しているのかを把握しなければいけません。

人材派遣会社は、各人材派遣スタッフの「基準日」、「付与日数」、「取得日」、「取得日数」をきちんと記録・保存し、個々の有給取得率を把握しておくことが大切です。

有給取得の義務化については派遣スタッフ自身が把握していない場合もあります。

義務を怠ると法冷違反とみなされ、人材派遣スタッフ1人つき30万円以下の罰金が科せられるので、あとで「知らなかった」とならないようにしっかり管理していきましょう。

 

また労働者ごとに、つまり派遣スタッフごとに年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存する必要があります。

あとで記録を掘り返して管理簿を作成するのではなく、現時点で基準日や付与日数、取得日、取得日数を記録・保存できる仕組みを導入しておくことが望ましいのです。

年次有給休暇管理簿は、賃金台帳や労働者名簿などと合わせて調整することができ、義務化により必要な時にいつでも出せるようにシステム上で管理してもいいでしょう

 

有給休暇未取得者への対応や時季指定権の管理

義務化に伴い、人材派遣スタッフに有給休暇を付与した日から、年間取得日数が5日未満の有給休暇未取得者に対して、取得時季を指定して有給休暇を取得させる必要があります

時季指定の方法は、人材派遣スタッフの意見を聴き、できる限り希望を尊重しましょう。

 

  • 面談
  • 年次有給休暇取得計画表
  • メール
  • システムを利用

 

などで意見を聴く機会や仕組みを人材派遣会社は作っておきましょう。

なお、人材派遣スタッフがすでに5日以上の有給休暇を請求・取得している場合は、派遣会社による時季指定の必要はありません

 

人材派遣管理システムで有給休暇の申請・管理ができるって本当?

人材派遣管理システムとは、人材派遣業におけるあらゆる業務をシステム上に一元化し、業務効率化を図るためのものです。

人材派遣管理システムには有給休暇の申請・管理機能があるもの、ないものがあります。

機能があるものを利用すれば簡単に申請・管理ができるので、義務化によって人材派遣管理システムを新たに導入する場合は、機能の有無を確認することをおすすめします。

また現在使っている人材派遣管理システムに有給休暇申請・管理の機能がないのであれば機能がアップデートされるか確認し、もしされないのであれば他の機能ありのシステムに移行することを検討すべきです。

 

ただし有給休暇の申請・管理機能のある人材派遣管理システムは少ないという点が問題ではあります。

現在、日本で有給休暇の申請・管理機能に対応している人材派遣管理システムとしてSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)があります。

それでは、人材派遣管理システムSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)についてご紹介します。

 

有給休暇の義務化に対応した「STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)」でできること

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は、人材、営業、就業、顧客、給与、販売業務アプリケーションを統合し、人材ビジネスに特化した総合管理システムです。

このシステム1つで人材派遣業の業務全体を管理できるオールインワンパッケージであるため、使い勝手がよく、現場で高く評価されている管理システムです。

有給休暇の義務化にも対応しており、ここまで現場の実情に沿った機能を持つ人材派遣管理システムはなかなかありません。

簡単に導入でき、初めてでもすぐに活用することができるので、有給休暇取得の義務化について対策を考えている人材派遣会社は導入をおすすめします。

 

有給休暇の付与取得状況を一括管理

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)では、人材派遣スタッフの有給休暇の付与取得状況を一括管理することができます。

有給起算日(付与される基準日)を一覧に追加し、スタッフ毎の付与・消化一覧を確認できるのです。

消化日数が5日以内のスタッフへ注意を促したり、年次有給休暇管理簿として用いることができます。

 

人材派遣スタッフは有給休暇を簡単申請

人材派遣会社にはSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)という基幹アプリケーション、派遣スタッフには「ネオ」というWebアプリケーションが提供されます。

2つのアプリケーションがインターネットで連携し、ネオは人材派遣スタッフがスマートフォン、タブレット、フィーチャーフォン経由で使用することができます。

ネオでは、契約照会、スケジュール申請などさまざまなクラウドサービスを利用できます

派遣スタッフ側にネオを利用してもらうメリットとして、業務生産性の向上やスピードアップだけでなく、ミスの削減にもつながります。

有給休暇の取得義務化により、有休申請に関する手続きにミスを生じさせるわけにはいきませんよね。

人材派遣スタッフは、ネオのスケジュール申請から有給休暇を簡単に申請することができます。

 

有給休暇の時季指定権を反映させたスタッフ配置が可能

人材派遣会社は派遣スタッフの配置を調整する際に、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)上で誰を配置するか登録することができます。

もし配置された派遣スタッフが、配置されたその日に有給休暇の申請を行っている場合にアラートが表示されます。

また、配置時点でまた有休取得が5日に満たない派遣スタッフには自動アラートが表示される仕組みを追加することも検討中だそうです。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)では派遣スタッフのスケジュールや勤怠を管理する機能と、有給休暇の管理機能が同一システム上にあることで、このような便利なアラートを出すことができるのです。

現在の日本ではほかに同様のサービスはないようです。

労働基準法をリーガルに運用できることがSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の強みです。

 

人材派遣管理システムだから給与計算も簡単に

有給休暇の義務化により給与計算も複雑になりがちですが、勤怠管理や給与計算機能を持つSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)なら制度改正にも迅速な対応で、多様な支払い形態にも対応することができます。

勤怠、支給金額、控除金額などの給与計算を自動計算でサクサク業務を完結します。

各派遣スタッフがそれぞれ自由に有給休暇を取得したとしても、給与計算に自動で反映されるので大幅に業務負担が軽くなるはずです。

手作業で計算を行うよりも、効率良く給与関連の業務を遂行できるのでミスをなくすことができるでしょう。

また、計算結果は、給与台帳で確認を行うことができます。

 

有給休暇の義務化には人材派遣管理システムで対応しよう!

有給休暇の義務化により人材派遣会社では業務が複雑化することが予想され、業務の効率をあげるためにはシステムを導入するべきでしょう。

義務化に伴い、以前にもまして人材派遣業でも有給休暇の管理が厳しくなりました。

法律違反にならないように、人材派遣業でも有給休暇の義務化に対応する対策を考えておかなければなりません。

有給休暇の取得義務化に背いてしまうと、故意であろうとなかろうと、罰則の対象となってしまいます。

ぜひシステムによる管理でミスをなくしていきましょう。

 

今回ご紹介したSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は人材派遣管理システムでありながら、有給休暇の義務化にも対応しており、人材派遣会社にとってもピッタリのシステムといえるでしょう。

今後同じように有休取得に対応した機能を持った人材派遣管理システムが出てくる可能性がありますが、現時点ではSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)のみのようです。

選択の余地がないという点で不安に思うかもしれませんが、数ある人材派遣管理システムの中でもSTAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は比較的安価で、しかし機能性は高いという特徴を持っています。

一度問い合わせてみてどこまでできるのか、そのコストパフォーマンスの良さを確かめてみてはいかがでしょうか。

 

>>STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちら<<

 

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