人材派遣の年末調整も派遣管理システムで簡単に!

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人材派遣会社では、派遣社員を雇用するために、また派遣先と派遣社員を結び付けるためにさまざまな情報を管理・申請しなければなりません。

具体的には「契約書の作成・管理」「派遣スタッフの管理」「労働時間の管理」「給与計算」「年末調整」など多種多様にあり、このすべてを漏れなく処理する必要があります。

公的な契約書であれば記入内容や期日も厳密に設定されており、不備があれば国から指摘されることや、場合によってはペナルティが発生することもありますし、給与に関わる場合には間違えると人材派遣会社の信用を落としかねません。

そのため、人材派遣会社の従業員はとても神経を使いながらこれらの作業をこなさなければならないのです。

かつてはすべて紙の書類でやり取りがされており、書類の管理も大変でしたが、現在では派遣管理システムが浸透したことで、人材派遣会社での書類作業もスムーズになってきました。

 

人材派遣管理システムにはさまざまな機能が搭載されていますが、今回はその中でも「年末調整」にスポットを当ててご紹介します。

年末調整にはどのような作業が必要なのか、派遣管理システムを導入することでどのようなメリットがあるのかについて、詳しく見ていきましょう。

 

そもそも年末調整とは?

まずは年末調整についておさらいしておきましょう。

年末調整とは、簡単にいうと「所得税の過不足を年末にまとめて調整すること」です

年末になると給与に数万円がプラスされたり、時にはマイナスされたりする年末調整ですが、ではなぜ過不足が発生するのかご存知でしょうか?

毎月の給料からは金額に応じて「所得税」が引かれていますね。

毎月の所得税額は、実は概算で計算されており、1年分の所得が確定した時点で、その人の正式な所得税額が確定することになるのです。

そのため、想定よりも多く毎月所得税を徴収していた場合は還付となりますし、逆の場合には差し引かれることとなります。

 

また年末調整は1年に1回だけとなりますので、その間転職をしていれば給与額も変わりますし、家族構成が変われば扶養控除の対象となることもあります。

各種保険に加入する場合や住宅ローンを組んだ場合にも控除が発生するため、すべての要件を洗い出して計算しなおすのが、年末調整の役割なのです。

 

年末調整が人材派遣会社にとって面倒な理由3つ

上記の説明を見る通り、年末調整は個人の状況によりすべて異なってくるため非常に手間のかかる作業です。

そして人材派遣会社においても同様、もしくは人材派遣会社の方が手間のかかるパターンが多いのです。

 

ではどのような点で、年末調整が人材派遣会社の負荷となるのでしょうか。

大きく3つご紹介します。

 

各派遣スタッフで事情も必要書類も異なる

自社で働く従業員の年末調整においても、複数の書類を管理し膨大な数を処理する必要があるため、手間と時間がかかります。

しかし人材派遣会社においては、その書類の量が格段に増えるのです。

例えば給与計算ひとつをとっても、自社の従業員であればある程度限られたバリエーションの中から計算することができますが、人材派遣会社における年末調整の場合にはその内容は多岐に渡ります。

派遣先の企業によって給与はすべて異なりますし、1年間でいくつかの人材派遣会社を利用している場合には、それぞれの書類を揃える必要もあります。

年収によって年末調整が必要かどうかの判断も出てくるため、年末調整時期の人材派遣会社には非常に負荷がかかってくるのです。

 

個人情報となるため、書類配布でのミスが許されない

年末調整の書類には、年収はもちろん派遣スタッフの住所や年齢、家族構成や加入している保険、住宅ローンを組んでいるのかどうかなど、個人情報が大量に詰まっています。

もちろん社内の従業員同士であっても間違った情報を配布することは許されることではありません。

しかし、人材派遣会社の場合に書類配布を誤ると、外部の企業へ派遣スタッフの個人情報を漏洩してしまうことになりますし、さらに他社が派遣スタッフにどれだけ給与を支払っているのか、という企業情報の漏洩にも繋がってきます。

情報管理の甘さは人材派遣会社の信用問題にもつながっていきますので、年末調整だけでなく、書類の管理ややり取りには慎重にならねばなりません。

担当者は必要書類に過不足がないかを確認するとともに、その提出先に誤りがないかどうかもしっかりと確認する必要があるため、ここでも大きな負荷がかかってくることになります。

 

煩雑な仕事だが対応時期が多忙な年末

このように人材派遣会社が行う年末調整は複雑で神経を使う作業となりますが、これらを処理しなくてはならない時期も負荷がかかる要因となります。

年末調整は毎年1月31日が提出期限となっており、書類の不備などがあった場合の再提出も1月31日まで、となっています。

これを過ぎると年末調整ができず、個別で確定申告を行わなくてはなりません。

確定申告は会社では行えず派遣スタッフの負担となってしまうため、人材派遣会社はこの期日までにすべての不備を解消し、提出しきる必要があります。

そう考えると、だいたい11月~12月頭くらいには年末調整へ向けて動き出すことになりますね。

しかし、12月と言えば決算時期の企業もありますし、年末年始休暇に入る前ということもあり、業務が立て込んでくる時期でもあります。

忙しい時期にさらに煩雑な年末調整という業務が重なるため、人材派遣会社の負担はさらに増していくことになるのです。

 

人材派遣の年末調整が楽になる、人材派遣管理システム3選

このように複雑でデリケートな年末調整を少しでも楽にするために、年末調整のための機能がある人材派遣管理システムが浸透し始めています。

その中でもおすすめの人材派遣管理システム3つをご紹介しましょう。

今回は年末調整にフォーカスしてご紹介しますが、それぞれの機能は年末調整だけに留まりません。

一例として、人材派遣会社に役立つ機能もいくつか挙げさせていただきますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は、このシステム1つで人材派遣・人材紹介・業務請負のあらゆる業務をワンストップで管理できる、ということが魅力の人材派遣管理システムです。

 

まずは年末調整における機能をご紹介しましょう。

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)では、人材一人ひとりの全データが1つのシステム上に蓄積されていくため、年末調整用に新しくデータを作成する必要はありません

該当の派遣スタッフに対し、必要な扶養控除や保険料控除を入力さえすれば、源泉徴収票や源泉徴収簿を簡単に作成することができるのです。

また、年末調整を行った後の還付額や不足額もデータ上で一覧化でき、そのまま自動的に給与反映も可能となります。

必要なデータが1ヶ所にまとまっているため、何度も入力する手間が省け、入力漏れや金額間違いなども起こらないため、人材派遣会社のストレスを大幅に削減してくれる心強いシステムとなっています。

 

年末調整以外のサービスについてもいくつかご紹介しましょう。

登録している派遣スタッフのデータを一覧化するスタッフマスタの作成や、派遣先企業の情報の一覧管理機能、人材派遣の受注状況を管理するシステムや、派遣スタッフの勤怠管理、その他給与や保険などお金や制度周りの管理まで幅広く搭載されているため、この人材派遣管理システムがあれば簡単に一元管理することが可能となるのです。

また、派遣スタッフ側にとって喜ばしい「リアルタイム仮払決済機能」や「教育システム(イーラーニング)との連携機能」など、派遣スタッフの定着率向上や教育に役立つ機能も有しています。

さらに無償提供されるSTAFF EXPRESS PARTNER(スタッフエクスプレスパートナー)を使えば、派遣会社と派遣先企業はスムーズな連携が可能になります。

「現状維持は後退」という考えのもと、常にブラッシュアップを続けており、ユーザーの機能改善の希望もしっかり反映しようとしてくれます。

 

システム購入前には製品のデモンストレーションを確認したうえで、担当スタッフと直接会話をしながら導入を検討することができます。

導入時には認定インストラクターによる導入サポートもあるため、システムの活用に不安を覚える企業にも安心ですね。

 

>>STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちら<<

 

StaffNavigator(スタッフナビゲーター)

こちらも人材派遣における必要な要件をすべて1つのシステム上で一元管理できる人材派遣管理システムで、の中でもStaffNavigator(スタッフナビゲーター)は長期派遣に特化したシステムとなっています。

 

年末調整における機能は以下の通りです。

まず派遣スタッフの基礎情報を元に対象者を抽出、1年間の支払額と社会保険、所得税を計算し、同一フォームに各種控除の情報を入力できるため、1スタッフ1画面ですべて完結することが可能となります。

入力された情報は自動計算され、そのまま年末調整してくれるという仕組みになっており、給与への反映もシステム上で行ってくれるため、何度も入力をし直す手間が省けますね。

 

年末調整以外の機能についても見ていきましょう。

基本機能としては、スタッフ管理やクライアント管理、マッチング精度を高めるための引合管理や、勤怠・請求管理が搭載されています。

オプションとして、先に説明した年末調整をはじめ、タイムシートや事業報告書に必要なデータの自動抽出機能なども揃っています。

 

料金形態は3パターンに分かれており、1人で使う場合、複数人で使う場合、複数の支社で使う場合となっています。

1人で使う場合は1ライセンス498,000円、複数人で使う場合には5ライセンスで1,000,000円、複数支社で使う場合には5ライセンスで1,500,000円です(記事執筆時の価格です。最新の価格は公式サイトをご確認ください)。

上記に加え、オプション費用や保守費用、インストールや操作説明費用が加算されていくこととなり、ライセンスを追加したい場合には追加で150,000円という価格設定となっています。

 

派遣can

派遣canは、クラウド利用の人材派遣管理システムです。

基本機能をベースにオプション機能が細かく分かれているため、必要な機能だけをピックアップして利用でき、コストパフォーマンスの高さでも定評があります

なお、2019年9月時点では、年末調整の機能は「現在調整中のため停止しております」とのことです。

今後調整が完了次第、利用できるようになるでしょう。

 

では年末調整機能についてご紹介していきましょう。

年末調整機能では、登録されている派遣スタッフの1年間の給与を一括して集計、その後各種保険料の控除額が自動的に計算されます。

扶養控除については、登録されている扶養家族データを元に控除額を算出、これらすべての控除額を計算し、年末調整額がはじき出される仕組みになっています。

算出された過不足金額は、そのまま自動的に給与へ反映されるため、データの転記など二度手間は必要ありません。

また、源泉徴収票の出力も簡単に行うことが可能です。

 

次にそれ以外の機能についても見ていきましょう。

基本機能としては、アカウント管理・派遣先管理・自社管理・Excelデータ取込、出力・人材管理(基本情報、希望、職歴、学歴、スキル、評価)・メール一括送信・紹介表出力 ・紹介メモ ・派遣履歴・レポート機能(スタッフ、派遣先、契約、売上、支払い、社会保険などの一覧、CSV出力)があります。

基本機能だけでも豊富な機能が揃っていますね。

それに加えてオプション機能として、年末調整機能をはじめ、契約管理・給与明細・勤怠管理・請求管理などが搭載されており、必要に応じで追加していくことができます。

費用は見積もり式となっており、必要な機能と企業規模によって価格が異なるため、気になる場合には問い合わせをしてみましょう。

30日間の無料トライアルがあるため、一度試してみても良いですね。

 

派遣管理システムで年末調整も簡単に、ミスなく

人材派遣会社では多くの派遣スタッフを抱えており、派遣スタッフの状況だけでなく派遣先の状況も加味したうえでいくつもの書類を管理・申請しなくてはならないため、書類業務だけで膨大な工数を取られてしまうことも少なくないでしょう。

さらに「絶対にミスできない」という状況から、従業員がストレスを感じることもあります。

今回ご紹介した人材派遣管理システムは、このようなストレスをなるべく軽減し、作業を自動化することで書類の精度も上げていくという心強いシステムです。

 

また人材派遣管理システムには、年末調整だけでなく人材派遣業務に関わるさまざまな機能が搭載されているため、自社の業務を振り返ってみて、システム化できるものがあれば併せて検討してみても良いでしょう。

人材派遣管理システムを上手に使いこなして、年末の繁忙期を乗り越えていってくださいね!

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