人材派遣会社の皆さん、テレワークの導入はできていますか?派遣会社がテレワーク化するための方法

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新型コロナウィルス対策のために、広く世の中に普及したテレワーク。

人材派遣会社がテレワークを導入した場合、業務内容にはどのような変化があるのでしょうか。

人材派遣会社においてもテレワーク導入は例外ではありません。

派遣会社がテレワークを導入するメリットや、スムーズに導入する方法をご紹介していきます。

 

人材派遣会社も例外ではない!テレワーク導入のメリット

多くの企業で導入が進むテレワークですが、実は、人材派遣会社にとっても例外なくメリットが多い働き方です。

人材派遣会社がテレワークを導入するメリットとはどのような点なのでしょうか。

 

働き方の多様性に対応して、様々な状況の社員が就業できる

テレワーク導入の大きなメリットは、まず「働き方の多様性」に対応することができる点です。

テレワーク導入によって、これまで出社が困難だった人が、出社をすることなく就業することができるようになります。

人材派遣会社に限ったことではありませんが、働き方の多様性に対応できるということは、企業側・従業員側、双方の課題を解決するきっかけになるかもしれません。

企業側からすると、採用できる人材の対象が広がりますし、従業員側からすると、よりライフスタイルに合わせた働き方へとシフトできるので、様々な状況の社員が就業できるようになります

例えば、妊娠・子育てと仕事を両立している人、ガンなど持病と闘いながら働いている人、親の介護をしながら働く人など、働き方に柔軟性が求められる人が多くいます。

そういった方々に対して出社の負担をかけず、より効率よく働けるようになるためにもテレワーク導入のメリットは大きいのです。

 

台風やコロナでも出勤の必要がない

日本は世界の国と比較しても「自然災害の多い国」とされています。

被害の規模を問わず、台風や地震も頻繁に起こるので、急な災害によって通勤ができなくなってしまうこともあるでしょう。

最近では新型コロナウイルスの影響により、出社ができないといった企業も多いかもしれません。

しかし、テレワークを導入していれば自宅で仕事ができるため急に出勤ができなくなってしまった場合にも自宅から対応することができます

人材派遣会社においても、派遣スタッフや派遣先の情報管理などをシステム上で管理できるようテレワーク導入の準備をしておけば、急な事態にも業務をストップさせることなくスムーズに対応できるでしょう。

 

平時から出社人数が少なければ狭いオフィスでも問題ない

現在のオフィスの家賃、どのくらいでしょうか?

固定費のうち、人件費の次に大きな割合を占めているのが「オフィスの家賃」という企業も少なくはありません。

自分のデスクが固定で決まっていて、必ず出勤しなければならない場合は、出社する社員の人数分のデスクが必要です。

自社の規模に合わせたオフィスの広さが必要です。

しかし、テレワーク導入後、アドレスフリーのデスクにしてみると実は席数は全員分必要なかった、というケースもあります

平時から出社人数が少なければ狭いオフィスでも問題なく業務をこなすことができます。

テレワークが一般化すれば、固定費のかさむ広いオフィスは必要なくなるのかもしれません。

 

人材派遣会社がテレワークを導入できない理由

テレワーク導入には多くのメリットがあることがわかりました。

では、人材派遣会社がテレワークを導入する際の障壁になるポイント、導入できない理由はどのようなものなのでしょうか。

 

紙で諸々の管理をしている

テレワーク導入の際に不可欠なのが書類を「ペーパーレス化」して、紙の管理をやめることです

書類を紙で管理をしている場合、書類の提出や受け取りのためだけに出社する必要が出てきます。

これでは、出社ができない状況になるとすぐに業務がストップしてしまいます。

派遣スタッフの登録情報や派遣先の企業情報を紙で管理している人材派遣会社の場合は、登録情報やデータの移行業務が大きな負担となってしまい、なかなかテレワーク導入が進まない、といったことが考えられます。

テレワーク導入のためには、書類やデータはデジタル化をしておくことが大切ですね。

 

派遣スタッフやクライアントと電話やFAX、郵便などでやり取りしている

書類のペーパーレス化と同じように、人材派遣会社の派遣スタッフやクライアントと、事業所の電話やFAX・郵便でやり取りしていると、テレワークが現実化しません。

事業所から離れた場所で(テレ)、仕事をする(ワーク)するためには、工夫が必要です。

まず、郵便の受け取り業務は2つの工夫ができます。

 

「1.郵便当番を決める方法」

 当番の人が郵便物を回収し、社内のチャットツールにアップロードする。

 

「2.郵便責任者を決める方法」

 転送届を出して郵便物が郵便責任者のもとに届くようにする。

 

そして郵便の発送は、レターパックに企業の識別シールを貼ったものを用意しておき各自、自宅に持ち帰ります。

発送が必要になったら発送準備をし、経費がかかったら立て替えておいてインターネットバンキングで清算します。

ちゃんと届いたかどうかは追跡番号を使って、郵便局のWebから配達状況を確認することもできます。

郵便については、実は郵便を使わずに派遣スタッフやくらいアンドに書類の送付ができる方法もあります

それについては後述します。

 

電話はインターネットを利用したIP電話でクラウドで使用できるタイプが、テレワーク導入に便利です。

FAXもインターネットFAXを使えばFAX機は必要ないので、テレワーク導入の際にはインターネットFAXを活用してみましょう。

 

判子文化が定着している

「紙の書類に押印していた判子は、デジタル化したらどうするのか?」という疑問がありませんか?

もちろん、ペーパーレス化すれば判子は使えず、サインとして電子署名をすることになります。

判子文化へのこだわりが捨てきれず、紙の書類に判子を押印してからスキャンし、サーバーにアップロードする方法もあります。

そして相手にも判子を押印してほしいと考えているなら、相手側も書類データをダウンロードして紙にプリントアウトし、判子を押印してから再度、スキャンしてサーバーにアップロードしなければなりません。

これではペーパーレス化のメリットが活かしきれません

ペーパーレス化のメリットは、コストカット・事業所の空間の有効利用・BCP計画(天変地異が起きた際の仕事の計画のこと)がスムーズにいくことです。

ペーパーレス化のメリットを享受するために、思い切って判子文化から脱却してみませんか。

 

理由もなく対面のコミュニケーションを重要視している

かつて日本が高度経済成長期だったころに「モーレツ社員」という言葉が流行しました。

モーレツ社員は「企業のために人生すべての時間を尽くす社員」という意味合いです。

この時代の「コミュニケーション」といえば、「対面」こそが礼儀正しく重要なこととされていました。

 

しかし時代は移り変わり、今は50年前の「コミュニケーション」は古いものになりました。

今の時代は、SNSが発達し、企業でも個人でもインターネットを使って情報を発信することができます。

こうような時代の変化に伴って、コミュニケーションの質や意味も変化しています。

新しいコミュニケーションは、対面かどうかは問わず「誰かのニーズを満たすことができること」が最も重要なことへとシフトしています

理由もなく対面のコミュニケーションを重要視しているなら、それは古い時代のなごりです。

メールやチャットの文面ひとつでも、自身の立場を踏まえ、相手に思いやりを持ったメッセージを書き添えれば、立派なコミュニケーションが取れると思いませんか。

コミュニケーションの先にある本当に大切なことは、相手のニーズを満たすことです。

 

実は人材派遣管理システムなら全部の問題をクリアしてテレワークを導入できる

人材派遣会社がテレワークを導入できない理由をすべてクリアして、テレワーク導入を実現するシステムをご存じでしょうか?

それは、インターネット環境があればどこからでもログインでき、データをクラウド上で一括管理し、派遣スタッフやクライアントともシステム上でコミュニケーションが取れる「人材派遣管理システム」です。

この人材派遣管理システム以外に、クラウド上でのサインや電話などのツールと併用すればテレワーク導入は完璧です。

 

インターネット環境があればどこからでもログインできる

テレワークは場所を選ばずに仕事ができるのが魅力ですよね。

人材派遣管理システムもクラウド型を利用すれば、インターネット環境があればどこからでもログインできるので、人材派遣会社のテレワークには最適なツールです

インターネット環境があれば人材派遣会社へ出勤しなくても仕事ができるのはもちろんのこと、Wi-fi環境があれば出先でも仕事ができます。

人材派遣会社がテレワーク導入に成功するカギは、インターネット環境があればどこからでもログインできる人材管理システムにあります。

 

データをクラウド上で一括管理

人材派遣会社がテレワーク導入にあたり気がかりな点としては、「必要な書類をどのように管理すればいいのか」というところではないでしょうか?

人材派遣会社は多くの契約書を取り扱うので保管場所には悩まされると思います。

しかし、人材管理システムでテレワーク導入すれば人材派遣会社の契約書の保管場所の悩みは解決します。

人材管理システムは人材派遣会社の書類をデータ化してクラウド上で一括管理します。

そのため、人材管理システムでテレワーク導入後は人材派遣会社の書類の保管場所に事業所の空間を余計に使わずに済み、他のことに有効活用できます。

 

派遣スタッフやクライアントともシステム上でコミュニケーションが取れる

人材派遣会社は人材管理システムでテレワーク導入後、派遣スタッフやクライアントともシステム上でコミュニケーションが取れるので仕事がスムーズに進みます。

人材派遣会社の必要な書類はクラウド上で一括管理しているので、必要な人がアクセスして使うことができます。

また、アクセス権限も設定できるのでセキュリティ面も万全です。

人材管理システムは、インターネット環境があればどこからでもログインできるのでリアルタイムなコミュニケーションをとることができます。

 

人材派遣管理システム以外に、クラウド上でのサインや電話などのツールと併用すれば完璧

人材派遣会社がテレワークを導入する際には、人材派遣管理システムの他に、クラウド上でのサインツールや電話ツールなどと併用すれば完璧です。

クラウド上でのサインツールや電話ツールなどは、派遣スタッフやクライアントと契約を交わす必要がある人材派遣会社は用意したほうが良いでしょう。

 

人材派遣会社のテレワークを実現できる人材派遣管理システム

人材派遣会社のテレワークを実現に役立つ人材派遣管理システムは、さまざまです。

ここではその一部をご紹介します。

 

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)

STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)は、派遣スタッフの個人情報や勤怠管理、請求や給与支払いなど人材派遣ビジネスの一連の流れをクラウド上で一元管理できる人材管理システムです。

これらの基本的な人材管理システムに、付帯サービスをつけることによって、さらに幅広い業務範囲をカバーすることができる点が特徴です。

また、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)はエクセルCSV取り込み機能が優れているので、すでに導入している既存システムから移行する際もスムーズに負担なく進めることができます。

コストパフォーマンスが高い人材管理システムでテレワーク導入したい人材派遣会社は、STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)を選べば間違いありません。

>>STAFF EXPRESS(スタッフエクスプレス)の詳細はこちら<<

 

☆気になる口コミ・評判も要チェック☆

 

HRBCスタッフィング

HRBCスタッフィングは、ポーターズ株式会社が提供する人材管理システムです。

人材派遣会社のホームページやお問い合わせフォームと、人材管理システムを連携して使用することができるので、同じ内容の入力作業をする必要がなく、業務効率が上がることが期待できます。

また、カスタマイズ性が高く、自由に細かく自分好みの画面に設定することができます。

 

HRstation

HRstationは、人材派遣会社が派遣スタッフの管理をクラウドでおこなえる株式会社KDDIエボルバが提供する人材管理システムです。

派遣スタッフを派遣先企業に派遣するためには、派遣契約情報を法定帳票にまとめて管理する必要があります。

そういった法定帳票の管理なども、HRstationならクラウド上でペーパーレスに保存しておくことができます。

また、HRstationは、プライバシーマーク・情報セキュリティマネジメントシステム・ISMSクラウドセキュリティー・品質マネジメントシステムなど多くの認証取得をしています。

 

人材派遣会社もテレワークに対応しよう!

人材派遣会社もテレワークを導入することによってさまざまなメリットがあることがお分かりになられたと思います。

人材派遣会社はテレワーク導入により古い価値観から脱却して、より価値の高い人材派遣サービスを実現しましょう。

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